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Wie Sie den „Tag der offenen Tür“ unbeschwert begehen können

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Tag der offenen Tür
Urheber: L.Klauser | Fotolia

Von Marion Steinbach,

Ein Tag der offenen Tür ist eine hervorragende Möglichkeit, um Ihren Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern, potenziellen Bewerbern und den Familien Ihrer Mitarbeiter einen Blick hinter die Kulissen zu ermöglichen. Das bedeutet aber auch, dass Sie die Sicherheit Ihrer Daten und unternehmensinternen Informationen im Blick behalten müssen. Worauf Sie achten müssen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Wenn alles gut läuft, können Sie sich am Tag der offenen Tür über einen Riesenandrang von Besuchern freuen. Dann werden sich viele Menschen in Ihrem Unternehmen bzw. auf Ihrem Firmengelände bewegen. Das kann heikel sein, selbst wenn Sie nicht mit sensiblen Daten arbeiten. Treffen Sie deshalb Vorkehrungen, um den Überblick zu behalten und die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten – und womöglich auch der Daten Ihrer Kunden.

Besucher­managen

An einem Tag der offenen Tür können die Besucher das Gelände des Unternehmens oder das Geschäft frei betreten. Allerdings sollten Sie wenigstens wissen, wer sich Ihr Unternehmen anschaut. Bitten Sie Ihre Besucher also, sich bei ihrem Eintreffen namentlich erfassen zu lassen. Händigen Sie nach der Registrierung jedem einen Besucherausweis bzw. ein Namensschildchen aus.

Der Vorteil: Sie wissen, wer sich auf Ihrem Firmengelände bewegt. Und anhand des sichtbar an der Kleidung befestigten Ausweises sind die Besucher gleich zu identifizieren und können von den Mitarbeitern über das Gelände begleitet werden.

Übrigens brauchen Sie keine Sorge zu haben, dass die Besucher dies als lästige Kontrolle oder Einschränkung bewerten. Im Gegenteil: Sie betrachten es als Wertschätzung und fühlen sich als VIP-Gäste.

Guideline­ für­ die ­Mitarbeiter ­ausgeben

Alle Mitarbeiter müssen wissen, was erlaubt ist und was nicht. Das gilt vor allem in Bezug auf die Familienmitglieder. Denn für diese gelten die gleichen Regeln wie für alle anderen Besucher. Nicht zugängliche Bereiche sind auch für diese tabu. Eine klare Kommunikation im Vorfeld verhindert Irritationen oder Verärgerung wegen eines unerwünschten Verhaltens.

Vorgaben ­für­ die­ Büros­ machen

Für den Tag der offenen Tür gilt das Gebot des Clean-Desk und Clean-Screen. Das bedeutet: Die Schreibtische müssen aufgeräumt sein. Alle Unterlagen sind in abschließbaren Schubladen oder Schränken verstaut. Es liegt nichts herum, was in falsche Hände gelangen könnte, wie ein Tablet oder ein USB-Stick. Die PCs sind ausgeschaltet und passwortgeschützt, sodass Besucher keinen Zugriff auf firmeninterne Daten haben. Machen Sie früh am Morgen einen Rundgang durch die Räume. Oft übersieht man selbst etwas, das einem Dritten, in diesem Fall Ihnen, direkt ins Auge fällt.

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Sensible­ Bereiche ­schützen

Gibt es Räume oder Orte, in denen sich sensible Daten befinden, die nicht gesichert werden können? Dann sperren Sie diese Räume oder Bereiche für die Besucher. Darüber informieren Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie Besucher, die sich dort aufhalten, freundlich wieder in den allgemein zugänglichen Teil des Firmengebäudes geleiten können.

Schwarze­ Bretter,­ White ­Boards­ und Flipcharts ­prüfen


Checken Sie die Informationen, die sich am Schwarzen Brett, auf White Boards oder auf den Flipcharts in den Besprechungsräumen befinden. Entfernen Sie alle Informationen oder Daten, die sensibel sind. Auch Informationen zu Personen sollten Sie löschen oder für die Dauer des Tags der offenen Tür entfernen. Und wenn Sie schon mal dabei sind: Achten Sie auf die Aktualität der Informationen. Veraltete Hinweise machen einen schlechten Eindruck.

Foto- ­und­ Videoerlaubnis­ ausgeben

Für die Besucher ein Fotografier- und Filmverbot auszusprechen ist unrealistisch. Schließlich hat fast jeder ein Smartphone in der Tasche. Ein Verbot wirkt meistens wie eine Aufforderung, dagegen zu verstoßen. Sollte es tatsächlich Bereiche im Unternehmen geben, die nicht fotografiert oder gefilmt werden sollen, verschließen Sie diese vor den Besuchern, um auf Nummer sicher zu gehen.

Datennetzwerke ­schützen

Besprechen Sie mit Ihren IT-Fachleuten, inwiefern über ein ungeschütztes WLAN Schadsoftware eingeschleust werden kann – und wie Sie sich davor schützen können. Fragen Sie nach, ob es die Möglichkeit gibt, dass sich Besucher unbefugt Zugang zu Unternehmensnetzwerken verschaffen könnten. Auch hier gilt es, entsprechende Vorsorge zu treffen, damit dies nicht passieren kann.

Fazit

Fremde, die sich auf dem Firmengelände bewegen, bedeuten immer auch ein Restrisiko für Unternehmensdaten und interne Informationen. Lassen Sie sich am besten von den einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens mitteilen, welche sensiblen Daten und Unterlagen geschützt werden sollten. Dann können Sie gezielt – gemeinsam mit der Abteilung – Schutz-Maßnahmen ergreifen ... und dem Besucherstrom entspannt entgegensehen.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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