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5 Schritte, mit denen Sie dem Datenschutz Rechnung tragen

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Bei sensiblen Daten Finger weg vom Fax!

 

Von Astrid Engel,

Das haben wir wohl alle schon mal erlebt: Unser Faxgerät wirft ein Schreiben aus, das gar nicht für uns bestimmt ist. Der Absender hat sich schlicht verwählt.

Übertragungsfehler - Verstoß gegen den Datenschutz 

Das ändert nichts daran, dass es sich dabei um einen Verstoß gegen den Datenschutz handelt. Besonders schwerwiegend ist er dann, wenn das Schreiben sensible Daten enthält (z. B. Gehaltsabrechnung). 

Der Irrläufer macht schlagartig deutlich, dass der Faxversand ein erhebliches Datenschutzrisiko darstellt. Und weil Faxgeräte in den Unternehmen so selbstverständlich zum Büroalltag gehören wie das Telefon, ist das Datenschutzrisiko nur den wenigsten Mitarbeitern bewusst.

Die wichtigsten Verhaltensregeln für's Faxen 

Für ankommende Faxe: Stellen Sie das Faxgerät so auf, dass Unbefugte keine Kenntnis vom Inhalt eingehender Faxsendungen erhalten können. Flure und Gemeinschaftsräume sind grundsätzlich "faxfreie Räume".

Und: Wird das eigene Telefaxgerät von einem anderen Gerät angewählt, muss es sich mit seiner aktuell gültigen Rufnummer melden. Weisen Sie alle Mitarbeiter an, dies regelmäßig zu überprüfen.

Für den Faxversand: Keine Übertragung von sensiblen Daten (Ausnahme: Das Faxen ist mit dem Empfänger abgesprochen)! Verzichten Sie auf zeitversetztes senden, prüfen und sammeln Sie die Sendeberichte.

Vorsicht! Bei Faxgeräten, die an eine Nebenstellenanlage angeschlossen sind, ist das Risiko einer falschen Verbindung größer als bei Einzelgeräten. Hier müssen meist weitere Ziffern eingeben werden - zusätzlich zur Faxnummer.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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