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Bundesdatenschutzgesetz: Personenbezogene Daten im Unternehmen - Das müssen Sie beachten

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Bundesdatenschutzgesetz

Von Wolfram von Gagern,

Frage: Wir haben einige Mitarbeiter(z.B. Buchhaltung), die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Nun meinte eine Kollegin, dass diese nach dem Bundesdatenschutzgesetz besonders geschult werden müssen. Stimmt das?

Die Frage: Wir haben einige Mitarbeiter(z.B. Buchhaltung), die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Nun meinte eine Kollegin, dass diese nach dem Bundesdatenschutzgesetz besonders geschult werden müssen. Stimmt das?

Wie Sie Ihre Mitarbeiter nach Bundesdatenschutzgesetz schulen müssen

Die Antwort: Ja. Mitarbeiter, die Sie mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betrauen, müssen bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit in den Datenschutzbestimmungen geschult und auf das Datengeheimnis verpflichtet werden, So regelt es § 5 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis sollten beispielsweise Mitarbeiter in Poststelle und Schreibzentrale, Programmierer, die mit echten Daten testen, alle Mitarbeiter, die Zugriff zu Bildschirmen haben, sowie Aushilfen, Zeitpersonal und externe Mitarbeiter abgeben.

Wichtiger Hinweis! Die Verpflichtung muss schriftlich erfolgen.

Bundesdatenschutzgesetz: Folgende 8 Schritte sollten Sie einhalten

Schritt 1:

Schützen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter: Erreichen Sie Personaldatenschutz durch mechanische und elektronische Sicherungen.

Schritt 2:

Verpflichten Sie Ihre Arbeitnehmer auf das Datengeheimnis gemäß § 5 BDSG.

Schritt 3:

Prüfen Sie die Fachkunde und Zuverlässigkeit der in der Datenverarbeitung beschäftigten Mitarbeiter.

Schritt 4:

Erstellen Sie Arbeitsplatzbeschreibungen für alle Stellen, die personenbezogene Daten erfassen, verarbeiten oder nutzen, und passen Sie bereits vorhandene an.

Schritt 5:

Wählen Sie die Mitarbeiter für diese Tätigkeiten besonders sorgfältig aus.

Schritt 6:

Legen Sie Aufträge und Kontrollen schriftlich nieder, falls Mitarbeiterdaten verarbeitet werden.

Schritt 7:

Klären Sie alle Mitarbeiter über den Datenschutz auf.

Schritt 8:

Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern Grundsätze zum Datenschutz und hängen Sie diese aus. Ein Aushang könnte folgendermaßen aussehen:

Wie ein Aushang zum Thema Datenschutz im Betrieb aussehen könnte

Um den Datenschutz in unserem Betrieb zu gewährleisten, bitte ich um die Einhaltung folgender 9 Verhaltensregeln:

  • Regel 1: Bei längerer Abwesenheit: Sperren Sie Ihren Rechner und verschließen Sie die Tür!
  • Regel 2: Lassen Sie keine Akten und Unterlagen offen liegen!
  • Regel 3: Geben Sie Informationen nicht telefonisch heraus!
  • Regel 4: Adressieren Sie Postumschläge richtig!
  • Regel 5: Installieren Sie keine selbst beschaffte Hard- und Software!
  • Regel 6: Wechseln Sie spätestens alle 90 Tage Ihre Passwörter!
  • Regel 7: Nutzen Sie sichere Passwörter!
  • Regel 8: Schreiben Sie Ihr Passwort niemals auf und geben Sie Ihre Passwörter nie an andere Personen weiter!
  • Regel 9: Nehmen Sie sich einer betriebsfremden Person an und fragen nach deren Namen und zu wem sie möchte. Begleiten Sie die Person bis zum genannten Kollegen.

 

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