Gratis-Download

Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

Jetzt downloaden

Nicht vergessen: Ihr Unternehmen muss schon bei der Datenerhebung umfassend informieren

0 Beurteilungen

Von Wolfram von Gagern,

Will Ihr Unternehmen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, muss sich dies auf eine Rechtsgrundlage stützen lassen. Diese generelle Anforderung ergibt sich aus § 4 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Doch auch wenn eine geeignete Rechtsgrundlage schnell gefunden ist, ist Ihre Arbeit noch lange nicht getan. Es gibt gerade im Zusammenhang mit der Erhebung, sprich Beschaffung, personenbezogener Daten einiges zu beachten. So etwa die für Ihr Unternehmen bestehende Informationspflicht.

Typische Rechtsgrundlagen

Will Ihr Unternehmen personenbezogene Daten erheben, kommen häufig die folgenden Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

  • Bei Beschäftigten: § 32 BDSG oder auch eine das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen von Beschäftigtendaten regelnde Betriebsvereinbarung. (Beispiel: Besteht ein Betriebsrat, kann etwa die Nutzung von E-Mail und Internet mittels Betriebsvereinbarung geregelt werden. § 32 BDSG spielt nur eine untergeordnete Rolle. Allerdings ist § 32 BDSG wichtigster Prüfungspunkt für Sie, wenn es keinen Betriebsrat und keine Betriebsvereinbarung gibt.)
  • Bei Daten, die Ihr Unternehmen für eigene Geschäftszwecke verwendet: Hier ist § 28 BDSG meist die richtige Hausnummer. (Beispiel: Ihr Unternehmen erhebt, verarbeitet und nutzt Daten von Kunden, um Bestellungen abwickeln zu können, und kann dies auf § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG stützen.)
  • Einwilligung (§ 4a BDSG) als Rechtsgrundlage: Diese kommt zum Einsatz, wenn sie vorgeschrieben ist oder andere Rechtsgrundlagen ein Erheben, Verarbeiten oder Nutzen nicht im vorgesehenen Umfang ermöglichen. (Beispiel: Ihr Unternehmen will E-Mail-Adressen von Kunden an ein anderes Unternehmen für Werbezwecke weitergeben.)

Informationspflicht: Darum geht es

Schon bei der Erhebung personenbezogener Daten muss der Betroffene über wichtige Aspekte der Verarbeitung personenbezogener Daten informiert werden. Was genau, das schreibt § 4 Abs. 3 Satz 1 BDSG vor: So muss Ihr Unternehmen als verantwortliche Stelle über

  • seine Identität,
  • die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und
  • die Kategorien von Empfängern informieren, wenn der Betroffene nach den Umständen des Einzelfalls nicht mit einer Übermittlung an diese rechnen muss.

Anzeige

Beispiel:
Ihr Unternehmen, die Mustermann GmbH, veranstaltet ein Preisausschreiben mit Gewinnspielkarten. Die erhaltenen Adressdaten sollen auch für Werbung per Post genutzt werden dürfen und von einem Tochterunternehmen verarbeitet werden.

Die Information auf den Karten muss daher wie folgt lauten: „Die Mustermann GmbH, Musterweg 1, 12345 Musterstadt, erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre Adressdaten für die Durchführung des Gewinnspiels. Darüber hinaus werden die Daten an die Mustermann Marketing GmbH, Musterweg 1, 12345 Musterstadt, für die Zusendung von Postwerbung zum Warenangebot der Mustermann GmbH weitergegeben. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit widersprechen. Wenden Sie sich hierzu einfach an unsere kostenfreie Hotline 0800-123456789.“

Wichtig: Bei diesem Beispiel gibt es eine Besonderheit. Die Notwendigkeit der Information über das Widerspruchsrecht ergibt sich nicht aus der Informationspflicht aus § 4 Abs. 3 BDSG. Sie resultiert aus § 28 Abs. 4 Satz 2 BDSG, da es hier um eine werbliche Nutzung geht.

Ausnahme: Informationen sind anderweitig bekannt

Jeder Jurist weiß: Von fast jeder Regel gibt es Ausnahmen. So auch, wenn es um die Informationspflicht bei der Erhebung von Daten geht. Erlangt der Betroffene auf andere Weise Kenntnis von den in § 4 Abs. 3 BDSG vorgeschriebenen Informationen, kann der notwendige Hinweis Ihres Unternehmens kürzer ausfallen.

Achtung: Eine fehlerhafte Information nach § 4Abs. 3 BDSG wird nicht mit einem Bußgeld belegt werden können. Anders bei der Information nach § 28 Abs. 4 Satz 2 BDSG. Fehlt die Information kann es teuer werden (§ 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG).

Datenschutz-Ticker

Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Ihr starker Berater für ein rechtssicheres Online-Marketing

Praxisnahes Wissen zur Verbesserung und Erleichterung Ihrer Arbeit als betrieblicher Datenschutzbeauftragter!

Schnelle und einfache Mitarbeiterschulung

Umfassender Überblick für Datenschutzbeauftragte

Damit Sie auch die neuen Herausforderungen des betrieblichen Datenschutzes erfolgreich meistern!