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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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So schulen Sie Führungskräfte zum Beschäftigtendatenschutz

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Urheber: kasto | Fotolia

Von Wolfram von Gagern,

Als Datenschutzbeauftragter machen Sie schnell die Erfahrung: Für Ihren Erfolg als Datenschutzbeauftragter ist es wichtig, sich auf jedem Parkett sicher bewegen zu können. Wer es versteht, das Thema Datenschutz auf Augenhöhe zu vermitteln, kann überzeugen. Und das ist Ihre Aufgabe!

Denn nach § 4g Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wirken Sie als Datenschutzbeauftragter auf die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen hin. Dazu gehört es auch, alle Mitarbeiter, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren – ganz egal, ob Sachbearbeiter oder Topmanager (vgl. § 4g Abs. 1 Satz 4 Nr. 2 BDSG). Das Ziel ist für alle Hierarchien gleich: Verständnis für Datenschutz steigern und datenschutzkonformes Handeln im Unternehmen nachhaltig fördern.

Top-down oder Bottom-up

Wer Dinge im Unternehmen anstoßen und umsetzen will, braucht dafür den richtigen Ausgangspunkt. Doch wo beginnen? An der Unternehmensspitze anfangen und nach unten durcharbeiten oder andersrum? Oder wie Experten sagen: Top-down (von oben nach unten) oder Bottom-up (von unten nach oben)? Auf den ersten Blick im Ergebnis das Gleiche, nur Start und Ziel sind vertauscht.

Beim zweiten Blick bietet die Top-down-Variante für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter einige Vorzüge. Denn wenn Sie die Führungsriege Ihres Unternehmens beim Thema Datenschutz ins Boot holen und für Ihre Sache gewinnen, hat das gleich mehrere Vorteile:

  • Weniger Datenschutzrisiken: Sensibilisierte Führungskräfte erkennen Datenschutzrisiken in ihrem Verantwortungsbereich frühzeitig, können entsprechend reagieren und Datenschutzvorfälle präventiv vermeiden.
  • Motivierte Mitarbeiter: Ist die geschulte Führungskraft in Sachen Datenschutz Vorbild, wirkt sich das positiv und motivierend auf die Mitarbeiter und ihren datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten aus.
  • Train-the-trainer-Effekt: Geschulte Führungskräfte fungieren als Wissensmultiplikatoren, indem sie ihr Wissen an die Mitarbeiter in Ihrem Zuständigkeitsbereich weitergeben.

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Datenschutzschulung: Wer, wie, was?

Das Thema Datenschutz ins Unternehmen zu tragen und effektiv zu vermitteln, stellt Sie vor ganz unterschiedliche Herausforderungen. Damit Sie sich nicht verzetteln und von Anfang an strukturiert und ergebnisorientiert vorgehen, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick. Beim Planen von Awareness-Kampagnen und Schulungen gilt: Setzen Sie sich zuerst mit Ihrer Zielgruppe auseinander! Denn erst wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wen Sie erreichen möchten und wie der betroffene Personenkreis „tickt“, können Sie die Fragen nach der geeigneten Schulungsmethode und den angemessenen Schulungsinhalten beantworten. Treffen Sie Ihre Vorbereitungen anhand folgender Fragen:

  • Wer ist Ihre Zielgruppe: Welche Besonderheiten und Befindlichkeiten sind zu berücksichtigen?
  • Wie schulen Sie: Welche Methode und Ansprache ist für Ihre Zielgruppe geeignet?
  • Was wollen Sie vermitteln: Welche Inhalte definieren Sie als Lernziel für Ihre Zielgruppe?

Geeignete Schulungsmethode

Die Möglichkeiten der Wissensvermittlungen sind vielfältig. Prüfen Sie, welche Schulungsmethoden zu der Zielgruppe der Führungskräfte in Ihrem Unternehmen am besten passen. Wählen Sie dabei zwischen folgenden Schulungs- und Sensibilisierungsmöglichkeiten:

Klassische Methoden und Medien, wie z. B.:

  • Präsenzveranstaltung (z. B. eintägiges/halbtägiges Seminar, mehrstündige Schulung, Führungskräfte-Meetings)
  • Poster, Flyer, Leitfäden
  • Aushänge am Schwarzen Brett
  • Artikel in unternehmensinternen Publikationen

Digitale Methoden und Medien, wie z. B.:

  • eLearning (z. B. Web based Trainings)
  • E-Mail (z. B. ein regelmäßiger Newsletter)
  • Veröffentlichungen im Intranet (z. B. Artikel, Unterlagen zum Download, Leitfäden)

Doch wie so oft im Leben muss es auch bei der Art der Schulung nicht heißen: hop oder top. Manchmal ist es besonders in Sachen Wissensvermittlung zielführender, verschiedene Möglichkeiten miteinander zu verbinden. Wie etwa beim sogenannten „Blended Learning“, bei dem Präsenz- und Online-Angebote ergänzend miteinander verknüpft werden. Hierbei werden die Vorteile der jeweiligen Methode genutzt, um ein optimales Lernergebnis zu erzielen.

Sprechen Sie mit den Fachleuten

Bevor Sie mit der Schulung der Führungskräfte im Alleingang loslegen, wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. Erkundigen Sie sich, welche Schulungen und Programme im Unternehmen bereits existieren, um Führungskräfte weiterzubilden. Üblicherweise werden besonders neu ernannte Führungskräfte in der Anfangsphase ihrer Tätigkeit mit Schulungen dabei unterstützt, sich in ihre neuen Aufgaben als Vorgesetzte einzufinden. Schlagen Sie vor, das Thema Datenschutz in das Schulungsprogramm aufzunehmen. Denn zu einer guten Führungskraft gehört neben fachlicher Qualifikation und Führungskompetenz auch der verantwortungsvolle Umgang mit den personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter.

Wissen vermitteln: Setzen Sie auf diese Inhalte

Um Ihre Schulung mit Inhalt zu füllen und keine wichtigen Themen zu vergessen, können Sie folgende Übersicht nutzen. Die Orientierungsfragen in der mittleren Spalte sollen Ihnen bei der inhaltlichen Umsetzung der Schulungsthemen eine erste Hilfestellung bieten. Je nach Unternehmen oder Branchen fallen Ihnen sicher weitere Themengebiete ein. Besonders wichtig: Denken Sie daran, dass sich vieles rund um § 32 BDSG und Betriebsvereinbarungen dreht. Schauen Sie also, wie Sie bei den Themen den Bezug zu diesen Rechtsgrundlagen herstellen können.

Und nach der Datenschutzschulung: Follow up

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel! Dieses Sprichwort bewahrheitet sich nicht nur auf dem Fußballplatz, sondern trifft auch auf Ihre Datenschutzschulungen zu. Das bedeutet: Haben Sie die Schulung erfolgreich durchgeführt, können Sie zwar erst mal durchatmen: Der Grundstein ist gelegt. Doch nun gilt es, diese Grundlage zu einer stabilen Basis zu machen, um darauf aufbauend Datenschutz-Themen nachhaltig zu verankern. Das bedeutet, dass Sie im nächsten Schritt dafür sorgen, dass das Thema im Gedächtnis bleibt. Gehen Sie dafür z. B. folgendermaßen vor:

  • Schulungsunterlagen/Präsentationsunterlagen im Nachgang zur Verfügung stellen
  • Ihre Kontaktdaten als Datenschutzansprechpartner bekannt geben/Visitenkarte austeilen
  • Neuen Termin für nächste Schulung vereinbaren/Vorschau auf Themen der nächsten Schulung geben
  • Unterlagen für Schulung der Mitarbeiter zur Verfügung stellen
Datenschutz-Ticker

Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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