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Denken Sie bei Ihrem Urlaub an den Datenschutz

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Urheber: Jamrooferpix | Fotolia

Von Wolfram von Gagern,

Die Wochen bis zum Urlaub scheinen sich ewig hinzuziehen. Sind die lang ersehnten Ferien dann endlich da, gilt es, sie auch in vollen Zügen genießen zu können. Deshalb sorgen Sie im Vorfeld und während der Urlaubszeit dafür, dass Ihnen die Tage am Pool oder im Gebirge die wohlverdiente Erholung bringen. Dabei können Sie unangenehme Zwischenfälle wie Datenschutzverstöße ganz sicher nicht gebrauchen. Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Urlaub ein voller Erfolg wird, um danach frisch aufgetankt und mit neuer Energie für den Datenschutz wieder voll durchstarten zu können!

Datenschutz: Vor dem Urlaub

Wie heißt es so schön? Vorfreude ist die schönste Freude. Das gilt natürlich auch im Hinblick auf Ihren Sommerurlaub. Damit Sie die Vorfreude ungetrübt genießen können, widmen Sie sich schon frühzeitig den Vorbereitungen für die Zeit Ihrer Abwesenheit und nähern Sie sich Schritt für Schritt Ihren Ferien. Damit dabei nichts Wichtiges auf der Strecke bleibt, verwenden Sie folgende Gedankenstütze:

Schritt 1: Kategorisieren

Sobald der genaue Termin Ihres Urlaubs feststeht, können Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit systematisch organisieren und planen. Ist es beispielsweise notwendig, dass Sie vertreten werden, können Sie frühzeitig Ihren Mitarbeiter oder Kollegen in Kenntnis setzen und die Übergabe terminieren.

Doch bedenken Sie: Gerade bei Ihrer Arbeit als Datenschutzbeauftragter können Sie aufgrund Ihrer Verschwiegenheitspflicht nach § 4f Abs. 4 Bundesdatenschutzgesetz nicht alle Aufgaben an einen Ansprechpartner oder Vertreter delegieren. Um sich einen Überblick über die möglicherweise aufkommenden Themen oder anfallenden Aufgaben zu verschaffen, erstellen Sie am besten eine Liste. Durchforsten Sie Ihren Terminkalender und Ihr Notizbuch. Ordnen Sie die Aufgaben und Termine beispielsweise 3 Kategorien mithilfe der folgenden Fragestellungen zu:

  • Rote Kategorie: Dringlich: Welche Dinge sind dringlich und müssen Sie selbst von unterwegs erledigen?
  • Gelbe Kategorie: Vertretung: Welche Aufgaben können interimsweise von einem Ansprechpartner oder einer Vertretung übernommen werden?
  • Grüne Kategorie: Verschiebbar: Welche Themen sind weniger dringlich und können Sie in der Zeit Ihrer Abwesenheit auf Eis legen?

Haben Sie Ihre Aufgaben dementsprechend kategorisiert, ist schon viel geschafft: Mithilfe dieser Übersicht verhindern Sie, dass wichtige Dinge und Termine in Ihrer Abwesenheit übersehen und versäumt werden. Außerdem können Sie so frühzeitig in Erfahrung bringen, wer in Ihrem Mitarbeiter- oder Kollegenkreis als Ansprechpartner oder Vertreter während Ihrer Abwesenheit infrage kommt. Vereinbaren Sie mit der betreffenden Person einen Termin zur Vorbesprechung, um gemeinsam abzustimmen, welche Aufgaben während Ihres Urlaubs anfallen können und worauf es zu achten gilt. Im Anschluss vereinbaren Sie einen Termin zur Übergabe kurz vor Ihrem Urlaubsantritt.

Schritt 2: Ordnung schaffen

Was Sie als Datenschutzbeauftragter im Unternehmen predigen, müssen Sie selbstverständlich auch selbst vorleben. Das heißt, nutzen Sie die Gunst der Stunde, um das Clean-Desk-Prinzip umzusetzen und in der Tiefe Ordnung zu schaffen und auszumisten.

Denken Sie daran: Während Ihrer Abwesenheit betreten unter Umständen verschiedene Personen Ihren Büroraum. Damit steigt das Risiko, dass Unbefugte Kenntnis von schützenswerten Informationen erlangen. Seien Sie besonders im Vorfeld der großen Sommerpause penibel. Entsorgen Sie z. B. nicht mehr erforderliche Dokumente und Dateien, verschließen Sie Dokumente und Unterlagen sicher in Schränken und Schubladen und vergessen Sie auch nicht, die Dateien und Ordner auf dem Laufwerk unter die Lupe zu nehmen und von Altlasten zu befreien.

Schritt 3: Technik einrichten (lassen)

Damit Ihre Vertretung in Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben auch erledigen kann, vergessen Sie die Technik nicht: Denn zu den möglichen Aufgaben einer Vertretung zählt beispielsweise, Telefonanrufe für Sie entgegenzunehmen. Richten Sie eine Telefonumleitung ein bzw. besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter mit dem Hinweis, welcher Kollege Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Prüfen Sie und wägen Sie ab, inwieweit Ihre Vertretung Zugriff auf bestimmte Dateien, Ordner oder Laufwerke haben muss. Gehen Sie so früh wie möglich auf Ihre IT-Kollegen zu, um die entsprechenden Zugriffs- bzw. Leserechte einrichten zu lassen.

Schritt 4: Post & Co.

Auch wenn es für Sie als Datenschutzbeauftragten selbstverständlich erscheint, geben Sie Ihrer Vertretung Hinweise zum richtigen Umgang mit Ihrer Post. Machen Sie deutlich, dass Hauspost oder Briefpost, die als persönlich/vertraulich gekennzeichnet ist, oder in der Ihr Name in der Anschrift vor dem Unternehmensnamen aufgeführt ist, nicht geöffnet werden darf. Nennen Sie Ihrer Vertretung einen konkreten Platz, an dem diese Art Post sicher bis zu Ihrer Rückkehr aufbewahrt werden soll. Die restliche Post kann entweder von Ihrer Vertretung oder von Ihrem Vorgesetzten entgegengenommen und geöffnet werden.

Schritt 5: Abwesenheitsagenten aktivieren

Aktivieren Sie zum Schluss in Ihrem E-Mail-Postfach Ihren Abwesenheitsagenten. Prüfen Sie, inwieweit es technisch möglich und sinnvoll ist, 2 verschiedene Abwesenheitsagenten einzurichten – einen für interne und einen für externe E-Mail-Kommunikation.

Vorteil ist, dass intern dem Empfänger mehr Informationen zu Ihrer Abwesenheit gegeben werden können. Das erleichtert unter Umständen Ihrer Vertretung die Arbeit. Bei der Abwesenheitsnotiz für externe Empfänger gilt: so wenig wie möglich und nur so viel wie nötig. Das heißt, dass Sie z. B. den konkreten Grund (Urlaub) Ihrer Abwesenheit nicht nennen sollten – denn damit würden Sie unter Umständen Kriminellen die Information liefern, wann sie Ihrem Zuhause ungestört einen Besuch abstatten können.

Schritt 6: Kontaktdaten für den Notfall

Trotz Smartphone und Notebook: Denken Sie daran, Ihrem Ansprechpartner, Ihrem „lebenden“ Anrufbeantworter oder Ihrer Vertretung Ihre Urlaubsanschrift zu verraten. Denn dann sind Sie – für den Fall, dass Ihre kabellosen Begleiter mal nicht einsatzbereit sind – im Notfall auch in Ihrer Urlaubsunterkunft erreichbar.

Datenschutz: Während des Urlaubs

Der Urlaub ist zum Ausruhen da – so weit, so richtig. Allerdings verschwimmen zunehmend die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Denn die Technik macht es möglich: Smartphone und Notebook erlauben, Ihr mobiles Büro immer im Gepäck zu haben. Auch muss mancher Datenschutzbeauftragte – mehr oder weniger freiwillig – im Urlaub erreichbar sein oder schnell etwas für das Unternehmen erledigen. Welche Themen in Sachen Datenschutz dabei besonders relevant sind, zeigt Ihnen die folgende Checkliste.

1. Safe

Ihr mobiles Büro muss zu jedem Zeitpunkt Ihrer Reise den Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit entsprechen – das heißt auch: Sie müssen Ihre Arbeitsgeräte und -unterlagen in Ihrem Urlaubsdomizil sicher wegschließen können. Erkundigen Sie sich vor der Reservierung eines Hotels oder einer Ferienwohnung beim Anbieter, ob ein Safe vorhanden ist. Und denken Sie daran: Safe ist nicht gleich Safe. Er muss neben den Anforderungen an die Sicherheit auch genug Platz bieten, damit Sie ggf. Ihren Laptop, Ihre Unterlagen und das Smartphone darin verstauen können.

2. Sichtschutz

Zur Urlaubszeit ist fast überall der Trubel groß – viele Menschen sind unterwegs und drängen sich auf engstem Raum. Wenn es sich dennoch gar nicht vermeiden lässt und Sie in dieser Situation an Ihrem Notebook oder Smartphone dringende E-Mails schreiben müssen, tun Sie dies stets so, dass niemand dabei mitlesen kann – nutzen Sie z. B. eine Sichtschutzfolie für Ihren Bildschirm und suchen Sie sich einen Platz, bei dem Ihr Rücken zur Wand gekehrt ist – dann haben neugierige Blicke über Ihre Schulter keine Chance.

3. Gepäck

Vor der Erholung am Urlaubsort steht die Anreise. Dabei gilt: Egal, ob Sie mit dem Pkw, Zug oder Flugzeug unterwegs sind: Lassen Sie Geräte wie Ihr Smartphone und Ihren Laptop niemals aus den Augen! Geben Sie Langfingern keine Chance und verstauen Sie Ihre Geräte an einem sicheren Ort oder führen Sie sie immer bei sich – stets geschützt vor den Zugriffen und den Blicken Unbefugter.

4. Gespräche

Wenn Sie unterwegs sind, halten Sie sich immer an folgende Regel: Vertrauliche Gespräche haben in der Öffentlichkeit nichts zu suchen. Wenn Sie telefonieren müssen, gehen Sie an einen Ort, der vor ungebetenen Mithörern geschützt ist. Werden Sie in einem ungünstigen Moment angerufen, begeben Sie sich zunächst an einen geeigneten Platz und rufen Sie dann in Ruhe zurück.

5. Verschlüsselung

Für mobile Datenträger gilt grundsätzlich: am besten erst gar nicht einpacken und zu Hause lassen – dann können sie auf der Reise auch nicht abhanden kommen. Je mehr Utensilien Sie mit sich führen, desto schwerer wird Ihr Gepäck – und es steigt die Gefahr, dass schützenswerte Informationen verloren gehen oder gestohlen werden. Treffen Sie Ihre Entscheidung bei der Auswahl der Datenträger, die Sie mitnehmen, nach dem Prinzip „Weniger ist mehr“. Stellen Sie sicher, dass alle Datenträger (das gilt auch für Notebook oder USB-Sticks!) dem Stand der Technik entsprechend verschlüsselt sind.

6. WLAN

Um Ihren mobilen Arbeitsplatz vollumfänglich nutzen zu können, brauchen Sie auch eines: eine gute Internetverbindung. Doch gut ist nicht gleich sicher. Bedenken Sie: Nicht alle WLAN-Hotspots sind vertrauenswürdig. Sobald Sie sich in ein öffentliches Netz einloggen, besteht grundsätzlich die Gefahr, dass Daten abgesaugt werden können. Nutzen Sie deshalb stets eine verschlüsselte Datenübertragung wie ein Virtual Private Network. Erkundigen Sie sich vor Ihrer Reise bei den zuständigen IT-Kollegen, ob Ihre Geräte dem aktuellen technischen Standard entsprechend ausgestattet sind.

Datenschutz: Nach dem Urlaub

Am besten schon vor Ihrem Urlaub sollten Sie einen Termin mit der Person vereinbaren, die Sie vertreten wird oder Aufgaben für Sie übernommen hat. Klären Sie im persönlichen Gespräch, was sich während Ihrer Abwesenheit getan hat. Lassen Sie sich schildern, welche Anfragen aufgekommen sind, was wie weit bearbeitet  werden konnte und wo Sie als Erstes ranmüssen. Sprechen Sie unbedingt Lob und Dank aus. So sichern Sie sich die Unterstützung für das nächste Mal.

Außerdem: Melden Sie sich auch bei Ihrer Unternehmensleitung zurück. Möglicherweise sind dort Themen gelandet, von denen Ihre Vertretung nichts mitbekommen hat. Hier kann Ihre Expertise besonders gefragt sein.

Datenschutz-Ticker

Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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