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Das aktuelle Gesetz BDSG ändert sich nicht nur, sondern es wird komplett in die DS-GVO aufgehen. Welche Konsequenzen diese Änderung auch für Sie als...

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Datenschutzbericht 2017 – setzen Sie auf AIDA

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Datenschutz
Urheber: vege | Fotolia

Von Andreas Würtz
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Das Jahr 2018 ist in Sichtweite – und damit auch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), die ab dem 25. Mai 2018 verbindlich sein wird. Damit es in Ihrem Unternehmen kein böses Erwachen gibt, sollten Sie frühzeitig deutlich machen, was 2017 im Datenschutz passiert und 2018 zu erwarten ist.

Rückblick 2017 und Ausblick auf 2018


Die DS-GVO wird ab 25.5.2018 verbindlich sein und datenschutzrechtlich die Weichen neu stellen. Bis dahin muss Ihr Unternehmen die Vorgaben der DS-GVO umgesetzt haben - sonst drohen hohe Bußgelder. In Ihrer Funktion als Datenschutzberater gehört es zu Ihren Pflichten, die Unternehmensleitung auf das Thema Datenschutz aufmerksam zu machen, auf Risiken hinzuweisen, Gegenmaßnahmen zu empfehlen. Das erreichen Sie am besten, wenn Sie den direkten Kontakt mit den Verantwortlichesuchen. Da kann es von Vorteil sein, nicht nur auf den klassischen Jahresbericht als Kommunikationsmethode zu setzen, sondern in einer kurzweiligen Präsentation einen Rückblick auf 2017 und Ausblick auf das kommende Jahr 2018 zu geben.

Wählen Sie die richtigen Themen aus


Im Laufe eines Jahres passieren viele Dinge. Da ist es nicht einfach, sich an alle Themen zu erinnern, um zu entscheiden, welche für Ihre Präsentation relevant sind. Helfen Sie Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge und nehmen Sie Ihren Terminkalender zur Hand. Starten Sie Anfang 2017 und durchforsten Sie den Kalender systematisch nach Terminen und Einträgen. Erstellen Sie eine Liste mit den Themen, die Ihnen als wichtig genug erscheinen, um darüber zu berichten. Orientieren Sie Ihre Auswahl der Themen an der Frage, inwieweit diese für die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens und damit für das oberste Management von besonderer Bedeutung sind.

"Verkaufen" Sie Ihre Botschaft mit AIDA


Neben der Auswahl der Themen ist die Art, wie Sie Ihre Inhalte präsentieren eine weitere Stellschraube für Ihren Erfolg. Eine Möglichkeit: Nutzen Sie das AIDA-Prinzip! Das hat gar nichts mit einer Kreuzfahrt zu tun. Sondern hinter AIDA steckt eine einfache, aber effektive Marketingmethode. Und was im Marketing funktioniert, hilft auch Ihnen für Ihre Präsentation. Denn auch Sie wollen Ihrem Publikum Ihre Botschaft "verkaufen". So können Sie vorgehen:

Phase 1: A wie Attention


Am Anfang Ihres Vortrags ist es oberstes Ziel, die Aufmerksamkeit (im Englischen Attention) des Publikums zu erregen. Mit einem "Sehr geehrte Damen und Herren, herzlich willkommen, schön, dass Sie alle da sind" und "heute möchte ich mit Ihnen ein wichtiges Thema besprechen" erreichen Sie das sicher nicht. Denn das erwartet das Publikum - damit locken Sie keinen Hund hinterm Ofen hervor. Wählen Sie deshalb einen Einstieg, der ungewöhnlich ist und Ihr Publikum neugierig macht. Starten Sie beispielsweise mit einem Zitat: "Nichts ist so beständig wie der Wandel." Damit haben Sie den Auftakt zu Ihrem Bericht über das Jahr 2017 und den Veränderungen 2018 gegeben, ohne zu viel Inhaltliches zu verraten. Sie haben erfolgreich die Neugierde geweckt, denn jetzt will Ihr Publikum wissen, wie es weitergeht.

Phase 2: I für Interest


Nun gilt es, das geweckte Interesse (im Englischen Interest) Ihres Publikums zu vertiefen. Jetzt erklären Sie, worum es genau geht. So können Sie nach Ihrer Einleitung zum Beispiel fortfahren: "Dass nichts so bleibt, wie es ist, ist ein Gedanke, den Sie sicher im Verlauf dieses Jahres auch schon hatten. Mir geht es nicht anders. Denn im Datenschutz wird sich in ein paar Monaten Grundlegendes ändern." Und im Anschluss können Sie - wenn Sie darauf nicht verzichten möchten - Ihre Begrüßungsformel platzieren: "Und damit ein herzliches Willkommen zu meinem Vortrag "Datenschutzbericht 2017 und Ausblick auf 2018".

Phase 3: D für Desire


In der nächsten Phase steht der Wunsch oder das Bedürfnis (Desire) Ihres Publikums zu wecken im Vordergrund. Machen Sie nun deutlich, warum das Thema Datenschutz wichtig für Ihr Unternehmen bzw. die Unternehmensleitung ist. Steigen Sie beispielweise so ein: "Stellen Sie sich vor, unser Unternehmen müsste wegen Datenschutzverstößen keine hohen Bußgelder oder Haftungsrisiken für die Geschäftsführung befürchten. Das können wir
erreichen, indem wir gemeinsam unser Unternehmen in SachenDatenschutz optimal aufstellen."

Phase 4: A für Action

In der vierten Phase verdeutlichen Sie dem Publikum, was es konkret tun muss (Action), um die Erfüllung des Wunsches (Desire) zu erreichen. Malen Sie ein positives Bild und bauen Sie Nähe auf. Machen Sie deutlich, dass sie alle mit einer engen Zusammenarbeit und der Unterstützung der Unternehmensleitung zum einen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen sowie Bußgelder und Haftungsrisiken verhindern können. Das ist gut für das Unternehmen, das Geschäft und den Datenschutz.

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Bringen Sie den Inhalt strukturiert rüber

Nach einem gelungenen Auftakt Ihres Vortrags, ist Ihnen die Aufmerksamkeit des Publikums sicher. Nutzen Sie die Gunst der Stunde, um nun Ihre konkreten Themen zu platzieren. Orientieren Sie sich bei der inhaltlichen Gestaltung Ihres Vortrags beispielsweise an folgender Checkliste:

Jahresbericht - diese Themen gehören in Ihre Präsentation

Ihre Rolle und Funktion

Stellen Sie Ihre Tätigkeit und Funktion als Datenschutzbeauftragter im Unternehmen dar. Zeigen Sie auf, was zur Hinwirkungspflicht gemäß § 4g Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gehört. Unter Umständen sollten Sie auch die Rahmenbedingungen klarmachen (z. B. zur Verfügung stehende Zeit).

Gesetzeslage

Nächstes Jahr wird vieles anders. Im Mittelpunkt Ihrer Präsentation stehen deshalb zweifelsohne die Daten- schutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das neue BDSG. Um die große Bedeutung des Themas zu unterstreichen, sollte die DS-GVO in Ihrer Präsentation direkt auf die Einleitung folgen. Geben Sie einen Überblick über die wichtigsten Punkte und welche Auswirkungen diese auf Ihr Unternehmen haben werden.

Status quo und Projekte mit Datenschutzbezug

Geben Sie einen Überblick darüber, wie der Status quo im Unternehmen hinsichtlich der Vorbereitungen auf die DS-GVO aussieht. Zeigen Sie zum einen die Fortschritte auf, aber auch die Stellen, an denen noch Anpassungs- und Verbesserungsbedarf besteht. Stellen Sie außerdem wichtige Projekte im Datenschutz vor.

Prüfungen und Vorfälle

Stellen Sie dar, welche Prüfungen Sie 2017 im Unternehmen durchgeführt haben. Zeigen Sie auch auf, ob andere Unternehmen - im Zusammenhang mit Auftragsdatenverarbeitungen - oder die Aufsichtsbehörde Ihr Unternehmen geprüft haben. Stellen Sie die Ergebnisse der Prüfungen vor und erläutern Sie, welche Erkenntnisse Sie bezüglich bestehender Risiken geschlussfolgert und welche Verbesserungsmaßnahmen Sie bei Mängeln vorgenommen haben. Bringen Sie an dieser Stelle auch alle datenschutzrelevanten Vorfälle zur Sprache.

Awareness

Zeigen Sie auf, welche Maßnahmen Sie 2017 ergriffen haben, um die Beschäftigten für Datenschutzrisiken zu sensibilisieren und in Sachen Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen zu schulen. Machen Sie deutlich, inwieweit sich der Schulungsbedarf aufgrund der bevorstehenden gesetzlichen Änderungen erhöht hat und in den kommenden Monaten weiter erhöhen wird. Ihr Ziel hier: die Unterstützung der Verantwortlichen bei der Durchführung von Awareness-Kampagnen zu gewinnen und zusätzliche Ressourcen zur Verfügung gestellt zu bekommen.

Fazit und Ausblick

Am Ende Ihres Vortrags ziehen Sie ein Fazit. Erwähnen Sie lobend die positiven Entwicklungen, die Sie 2017 im Unternehmen feststellen konnten. Zeigen Sie aber auch auf, an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht und wo Sie besondere Risiken sehen. Machen Sie außerdem deutlich, welche Vorbereitungen noch getroffen werden müssen, um den Anforderungen, die mit der DS-GVO ab Mitte nächsten Jahres erfüllt sein müssen, gerecht zu werden. Fehlt Ihnen dazu noch die notwendige Unterstützung - auch vonseiten der Unternehmensleitung - halten Sie damit nicht hinterm Berg. Nur wenn Sie Transparenz schaffen und Klartext sprechen, können Ihnen die Verantwortlichen im Nachhinein nicht den Vorwurf machen, sie seien über bestehende Lücken nicht informiert worden.

Datenschutz-Ticker

Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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