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E-Mail-Newsletter: Achten Sie auf diese goldenen Regeln für den Datenschutz

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E-Mail-Newsletter
Urheber: blende11.photo | Fotolia

Von Andreas Würtz,

Neue Kunden gewinnen und vorhandene Kunden binden, ist eine der größten unternehmerischen Herausforderungen. Der Schlüssel heißt Kundenkommunikation, die darauf abzielt, durch verlockende Angebote immer wieder neue Konsumwünsche beim Kunden zu wecken.

Viele Unternehmen setzen dafür auf den Versand eines E-Mail-Newsletters: Er ist günstig und effektiv – aber nur dann, wenn die geltenden Regelungen beachtet werden. Ansonsten drohen verärgerte Kunden und schlimmstenfalls Abmahnungen. Erfahren Sie jetzt, welche goldenen Regeln Sie als Datenschutzexperte empfehlen können.

Achtung! Unzumutbare Belästigung

Bevor der Versand eines E-Mail-Newsletters starten kann, ist zu prüfen, welche gesetzlichen Bestimmungen zu beachten sind. So hat der Gesetzgeber – um den Verbraucher vor unerwünschter Werbung zu schützen – spezielle Regelungen eingeführt: In § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist festgelegt,dass belästigende Werbemethoden unzulässig sind. Als unzumutbare Belästigung gilt etwa, wenn der Kunde oder potenzielle Kunde unverlangt Werbung erhält. Hinzu kommt, dass es sich bei dem Versand eines E-Mail-Newsletters um einen Telemediene dienst handelt. Deshalb sind neben den Regelungen des UWG auch die gesetzlichen Anforderungen des Telemediengesetzes (TMG) mit einzubeziehen.

Regel 1: Nur mit einwilligung

Um eine unzumutbare Belästigung durch unerwünschte Werbung zu vermeiden, ist gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG eine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers einzuholen – und zwar vor dem Versand der Werbung! Erst wenn die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt, kann der Versand starten. Wie diese Einwilligung in der Praxis auszusehen hat und in welcher Form sie erteilt werden muss, ist im UWG nicht konkretisiert. Da es sich beim E-Mail-Newsletter um einen Telemediendienst handelt, kommt hier das Telemediengesetz zur Anwendung. So sind in § 13 Abs. 2 TMG die Anforderungen verankert, die eine elektronische wirksam erklärte Einwilligung erfüllen muss:

  • Der Nutzer muss seine Einwilligung bewusst und eindeutig erteilt haben,
  • die Einwilligung muss protokolliert werden,
  • der Nutzer muss den Inhalt der Einwilligung jederzeit abrufen können,
  • der Nutzer muss seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Regel 2: Double-Opt-in


Der Gesetzgeber hat den Prozess des Einholens einer Einwilligung nicht spezifiziert. Deshalb gilt die Empfehlung, auf das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren zurückzugreifen. In Deutschland hat sich dieses Verfahren etabliert und wird grundsätzlich auch von Gerichten als geeignet anerkannt. Die Einholung des Einverständnisses des Betroffenen erfolgt dabei in zwei Schritten: Als Erstes registriert sich der Kunde mit seiner E-Mail-Adresse und meldet sich damit für den Empfang des Newsletters an. Ist die Registrierung erfolgt, wird eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesandt. In dieser E-Mail ist ein Link enthalten. Wird dieser angeklickt, wird die ursprünglich angegebene E-Mail-Adresse bestätigt. Erst dann gilt die Einwilligung des Betroffenen als wirksam erteilt. Da dieses Vorgehen voraussetzt, dass Zugang zum Postfach der entsprechenden E-Mail-Adresse besteht, wird auf diese Weise verhindert, dass E-Mail-Adressen von Unbefugten zur Registrierung missbraucht werden.

Regel 3: Nachweis führen


Doch nicht nur der Einsatz des Double-Opt-in-Verfahrens ist notwendig, um auf der sicheren Seite zu sein. Vielmehr muss auch die Möglichkeit geschaffen werden, im Fall des Falles den Nachweis führen zu können, dass die Einwilligung des Empfängers des E-Mail-Newsletters wirksam eingeholt wurde. Damit die Chance steigt, dass im Fall der Fälle das Gericht den Nachweis akzeptiert, empfehlen sich folgende Maßnahmen:

  • Nachweis erstellen, über welchen „Kanal“ der Betroffene auf den E-Mail-Newsletter aufmerksam gemacht wurde und eine Kopie der Original-Werbemaßnahme (z.B. Werbehinweis auf der Unternehmenswebsite, Flyer, Broschüre etc.)
  • Kopie von der Bestätigungs-E-Mail anfertigen, die der Betroffene nach der Registrierung seiner E-Mail erhalten hat
  • Die Internetseite der Registrierungsbestätigung aufbewahren
  • Der Aktievierungs-Link in der Kopie der Bestätigungs E-Mail sollte weiterhin abrufbar sein. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die personenbezogenen Daten de Betroffenen für Unbefugte dabe nicht zugänglich sind!

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Regel 4: Impressum nicht vergessen

Auch eines darf beim E-Mail-Newsletter nicht vergessen werden: das Impressum.

Gemäß § 5 Abs. 1 TMG ist geregelt, dass Dienstanbieter die dort vorgegebenen Informationen für den Nutzer leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar halten müssen.

Um Vertrauen zu fördern und mehr Transparenz für den Kunden zu schaffen, sind die Angaben des Impressums im E-Mail-Newsletter selbst zu integrieren. Eine Verlinkung auf das Impressum der Unternehmenswebsite ist aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert: Zum einen wird dem Nutzer das Abrufen der gewünschten Information erschwert, da ein weiterer Klick erforderlich ist. Zum anderen hängt die Verfügbarkeit der Information von der technischen Funktionstüchtigkeit des Links und der Unternehmenswebsite ab. Weisen Sie außerdem darauf hin: § 6 TMG enthält zusätzliche Anforderungen zur kommerziellen Kommunikation.

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