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So regeln Sie den Umgang mit Social Media rechtssicher und eindeutig

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Social Media Datenschutz

Von Wolfram von Gagern,

Kommunikation läuft in sozialen Netzwerken oftmals erheblich „lockerer“ ab. Somit besteht durchaus die Gefahr, dass Informationen, die aus Unternehmenssicht vertraulich einzuschätzen sind, das Unternehmen unbeabsichtigt auf diesem Weg verlassen. Und spätestens hier werden das Thema „Soziale Netzwerke“ und der Regelungsbedarf zu Ihrem Thema.Beispiel:Beispiel:Beispiel:

Vielleicht ist es auch Ihnen bei einem Ihrer letzten Termine passiert, dass Ihr Gegenüber Sie gefragt hat: „Findet man Sie auch bei XING?“ Ob nun XING, Facebook, LinkedIn – „Social Media“, also soziale Netzwerke, Videoplattformen, Webblogs usw. werden zunehmend, gerade auch im geschäftlichen Umfeld, genutzt. Die Vorteile liegen auf der Hand.

Dies beginnt schon bei der Übernahme der Daten des Geschäftskontakts, welche nicht mehr mühsam von der Visitenkarte abgetippt werden müssen, sondern per Mausklick aus dem entsprechenden Netzwerk heruntergeladen werden können.

Die bequeme Möglichkeit des Knüpfens neuer Kontakte über den virtuellen Weg, beispielsweise über eine gezielte Recherche nach Interessen, Firmen o. Ä. bestehende Kontakte zu vertiefen oder wiederzubeleben, zählt zu den hauptsächlichen Vorteilen der sozialen Netzwerke. Auch gleiche Interessen (sei es beruflicher, aber auch privater Natur), die die Teilnehmer auf ihrem Profil darstellen, sorgen im Vertriebsbereich für den einen oder anderen Ansatz.

Diese Netzwerke zeichnen sich jedoch nicht nur durch die reine Darstellung von Personen aus, sondern beispielsweise durch die Ergänzung von Foren oder Gruppen, die unterschiedlichste Interessengebiete abdecken. So finden sich bei XING weit mehr als 30.000 unterschiedliche Gruppen, in denen sich die Mitglieder austauschen oder ihre Erfahrungen zu den jeweiligen Themen mitteilen. Gerade hier bietet sich auch die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihren eigenen Kompetenzbereich oder den ihres Unternehmens positiv darzustellen.

Spätestens hier beginnt jedoch die Grenze zwischen beruflicher und privater Nutzung dieses Mediums zu verschwimmen. Denn es gibt viele Gruppen, die sich mit rein privaten Themen beschäftigen, und sobald ein Mitarbeiter Mitglied einer solchen Gruppe wird, stellt sich die Frage, ob denn die dort geschriebenen Beiträge nun seine private Meinung oder die seines Unternehmens darstellen. Gerade weil bei jedem Beitrag nicht nur der Name des Schreibenden, sondern auch der seines Unternehmens klar ersichtlich ist.

Kommunikation läuft in sozialen Netzwerken oftmals erheblich „lockerer“ ab. Somit besteht durchaus die Gefahr, dass Informationen, die aus Unternehmenssicht vertraulich einzuschätzen sind, das Unternehmen unbeabsichtigt auf diesem Weg verlassen. Und spätestens hier werden das Thema „Soziale Netzwerke“ und der Regelungsbedarf zu Ihrem Thema, weil nun in der Kommunikation Gefahren für den Datenschutz drohen, ganz unabhängig davon, ob es sich dabei um personenbezogene Daten oder Unternehmens-Knowhow handelt.

So ist eine klare Regelung für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die in diesen Netzwerken „unterwegs“ sind, erforderlich, nicht nur, um den Unterschied zwischen Unternehmens- und privater Meinung zu regeln. Diese wird im Rahmen einer „Social-Media-Richtlinie“ definiert.

Diese Zielsetzung verfolgt eine Social-Media-Richtlinie

In einer Social-Media-Richtlinie werden Leitlinien für Mitarbeiter definiert, wie sie mit dem Medium oder den Medien umzugehen haben. In der Richtlinie sollte differenziert werden zwischen der dienstlichen Nutzung – hier ist die Richtlinie als Arbeitsanweisung zu verstehen und zu formulieren – und der privaten Nutzung. In letztem Fall kann es sich „nur“ um eine Handlungsempfehlung handeln.

Dass der Übergang hier häufig fließend ist, liegt in der Natur der Sache, da Mitarbeiter eines Unternehmens sich oftmals gerade auch privat beispielsweise mit dem Einsatzbereich der Produkte beschäftigen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter eines Automobilherstellers ist Mitglied eines Autoforums und schreibt hier einen Beitrag zu Qualitätsproblemen seines Arbeitgebers. Das mag unter Umständen seine private Meinung sein. Sein Beitrag kann jedoch einerseits durch seine berufliche Tätigkeit motiviert sein oder aber der Leser wird seinen Beitrag als „offizielles Statement“ seines Arbeitgebers interpretieren.

Diese Inhalte sollte Ihr Unternehmen in einer Social-Media-Richtlinie regeln

Regelungsinhalt 1: Wer entscheidet, welche Kanäle genutzt werden?

Es gibt über 250 unterschiedliche Plattformen, die in den Bereich „Social Media“ fallen. Nicht jede ist für Ihre Unternehmenskommunikation geeignet oder als Medium oder Kanal zum Transport von Unternehmensinformationen gewünscht.

Aus diesem Grund sollte Ihr Unternehmen auch festlegen, welche Plattformen/Kanäle genutzt werden sollen. Idealerweise werden die zuständigen Fachabteilungen hier ihren Input geben (denken Sie hier an Vertrieb und Marketing), da diese am besten beurteilen können, welche Plattformen/Kanäle besonders geeignet erscheinen.

Regelungsinhalt 2: Wer darf was?

Ihr Unternehmen sollte zunächst festlegen, wer beispielsweise bei XING unter dem Namen des Unternehmens auftreten darf. Denken Sie hier an den Azubi. Einerseits mag es positiv sein, dass schon ein Azubi sich dadurch, dass er in seinem XING-Profil Ihr Unternehmen angibt, als Mitarbeiter Ihres Unternehmens „outet“ und sich somit nach außen hin mit Ihrem Unternehmen identifiziert. Andererseits schreiben junge Menschen durchaus mal etwas „Unbedachtes“, was negativ auf Ihr Unternehmen zurückfallen könnte. Diese Überlegungen sollte Ihr Unternehmen anstellen und aus den Resultaten heraus festlegen, welche Mitarbeiter(-gruppen) welche Kanäle zu welchen Zwecken nutzen dürfen.

Regelungsinhalt 3: Eigene Meinungen sind eigene Meinungen

Ist die Unternehmenszugehörigkeit eines Mitglieds klar erkennbar, wird ein Beitrag nur zu gern als „offizielles Statement“ des Unternehmens interpretiert. Aus diesem Grund ist zu regeln, dass eigene Meinungen, die nicht eine offizielle Stellungnahme des Unternehmens darstellen, auch als solche gekennzeichnet werden. Hier kommt es auch auf Feinheiten an.

Beispiel:

„Ich meine, dass die Bundesregierung mit dem Entwurf zur Novellierung des Beschäftigtendatenschutzes kein Meisterstück abgeliefert hat.“ – Viele Leser werden dies als Darstellung der persönlichen Meinung des Autors interpretieren. „Wir meinen, dass die Bundesregierung mit dem Entwurf zur Novellierung des Beschäftigtendatenschutzes kein Meisterstück abgeliefert hat.“ – Ist dies nun die persönliche Meinung des Autors, die der „Datenschutzabteilung“des Unternehmens oder die Meinung des Unternehmens selbst?

Im Zweifel ist es sinnvoll, im Beitrag selbst durch eine kleine ergänzende Formulierung darzustellen, dass es sich eben um die persönliche Meinung des Autors und nicht die offizielle Meinung des Unternehmens handelt.

Beispiel:

„Nach meiner persönlichen, privaten Meinung hat die Bundesregierung mit dem Entwurf zur Novellierung des Beschäftigtendatenschutzes kein Meisterstück abgeliefert.“ – Hiermit wird klar dargestellt, dass es sich um die persönliche Meinung des Autors handelt.

Regelungsinhalt 4: Regeln Sie Tabus!

Es gibt einige Inhalte, die nichts auf einer öffentlichen Plattform zu suchen haben:

Betriebsinterna

Häufiges Beispiel: Ein IT-Mitarbeiter hat ein Konfigurationsproblem mit seiner neuen Firewall. In seiner Not schreibt er in einem entsprechenden (nicht anonymisierten) Forum einen Beitrag, in dem er nicht nur die genaue Fehlermeldung, sondern (oft nach Nachfrage der Experten) die genaue Konfiguration der Firewall, der Umgebung etc. darstellt.

Informationen über Projekte, Kunden, Mitarbeiter

So sollte in einer Social-Media-Guideline noch einmal explizit auf die Geheimhaltungspflichten, aber auch auf die Konsequenzen bei einem Verstoß gegen diese hingewiesen werden.

Regelungsinhalt 5: Wie soll die Privatnutzung aussehen?

In vielen Plattformen steht zwar eine geschäftliche Orientierung im Vordergrund, jedoch finden sich auch hier Teilnehmer mit gleichen oder ähnlichen privaten Interessen. Hieraus resultiert zumindest eine teilweise private Nutzung der eigentlich geschäftlich orientierten Plattform. Das mag zum Teil, gerade im Vertrieb, auch durch den Arbeitgeber gewünscht sein – man denke nur an das schöne Klischee der Anbahnung von Geschäften auf dem Golfplatz, dem Tennisplatz oder bei der Jagd –, jedoch sollte man dies explizit regeln. Beispielsweise dadurch, dass man private Aktivitäten, soweit möglich, durch die Nutzung unterschiedlicher Profile regelt.

Sofern Sie Kontrollen planen, sollten auch deren Umfang, die technische Ausgestaltung und mögliche Konsequenzen bei Verstößen explizit dargestellt werden.

Regelungsinhalt 6: Rechte anderer sind zu beachten

Gerade wenn der Mitarbeiter (sei es explizit oder implizit) im Namen des Unternehmens virtuell auftritt, ist die Wahrung der Rechte anderer von erheblicher Bedeutung für das Renommee des Unternehmens.

So sind natürlich

  • Urheberrecht,
  • Persönlichkeitsrecht,
  • Wettbewerbsrecht,
  • Marken- und Namensrecht

zu beachten.

Regelungsinhalt 7: Tipps für die Nutzung

Unabhängig von einer unternehmenseigenen Regelung zur Nutzung von sozialen Netzwerken ist es durchaus sinnvoll, den Mitarbeitern eine Mitinformation auszuhändigen, wie sie sich in sozialen Netzwerken verhalten sollten.

Fazit: Bei der Kommunikation in sozialen Netzwerken ist immer ein Stück weit der Datenschutz in Gefahr. Deshalb sollten Sie sich für eine Unternehmensrichtlinie für die Nutzung von sozialen Netzwerken starkmachen.

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