Regel Nr. 1: Führen Sie Small Talk vor dem Meeting
Gerade, wenn es um Meetings geht, bei denen Personen von Fremdfirmen dabei sind, gilt der gute Rat: Mischen Sie sich unter Leute und versuchen Sie schon vor dem Meeting, Kontakte zu knüpfen.
Regel Nr. 2: Kommen Sie auf den Punkt
Nichts stört bei Meetings so sehr wie „Laberbacken“, die wiederholt unnötige Informationen teilen müssen. Melden Sie sich also nur zu Wort, wenn Sie wirklich etwas zum Thema beizutragen haben. Immer wieder neigen Kollegen dazu, persönliche Geschichten einzustreuen. Diese haben bei Meetings in der Regel aber nichts zu suchen und stören nur die Effizienz.
Regel Nr. 3: Stehen Sie auf, wenn Sie vorgestellt werden
Bei einer Vorstellung aufzustehen gehört zum guten Ton. Außerdem hilft das Aufstehen, Ihre Präsenz zu verdeutlichen.
Regel Nr. 4: Seien Sie pünktlich
Achten Sie besonders bei Meetings – egal, ob intern oder extern – darauf, dass Sie pünktlich sind. Sie spielen hier nicht nur mit Ihrer eigenen Zeit.
Regel Nr. 5: Angemessene Kleidung ist wichtig
Natürlich sollte diese Regel eigentlich klar sein, dass eine professionelle Kleidung wichtig ist – vor allem bei Meetings mit Kunden. Falls Sie in Ihrem Büro keine strenge Kleiderordnung haben, schadet es aber nicht, wenn Sie noch einmal darauf aufmerksam machen, dass für wichtige Meetings eine angemessene Kleidung von Ihnen gewünscht wird.
Regel Nr. 6: Bereiten Sie sich vor
Wenn Sie die Effizienz Ihrer Meetings beeinflussen wollen, können Sie das über eine gute Vorbereitung tun. Finden Sie auch im Vorfeld heraus, ob Sie einen vorher definierten Beitrag leisten müssen, und arbeiten Sie diesen heraus. Seien Sie darauf vorbereitet, wenn es darum geht, Fragen zu beantworten oder Unklarheiten zu beseitigen.
Regel Nr. 7: Kein Meeting ohne strengen Zeitplan
Gerade wenn Sie das Meeting leiten, ist es wichtig, dass Sie einen klaren Zeitplan einhalten und dafür sorgen, dass Sie während des Meetings nicht vom Thema abkommen. Wenn ein Mitarbeiter das Meeting leitet, sollten Sie ihn im Vorfeld darauf aufmerksam machen, dass Nebenschauplätze nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen sollten.
Regel Nr. 8: Unterbrechen ist im Meeting erlaubt
Auch wenn es eigentlich nicht zu Knigge passt: In Meetings ist es erlaubt, jemanden zu unterbrechen. Gerade, wenn Sie oder der Meeting-Leitende feststellt, dass die Gruppe vom Thema abschweift, darf aktiv eingegriffen werden. Ein produktives Meeting hat hier klare Priorität.
Regel Nr. 9: Keine Telefone in Meetings
Heutzutage sind sie überall und immer aktiv: Smartphones. Doch aus Ihren Meetings sollten Sie die Alltagsbegleiter verbannen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Handys nicht auf dem Tisch liegen haben, und weisen Sie vor dem Meeting darauf hin, dass nur in dringenden Fällen auf das Smartphone geschaut werden darf. Sie werden überrascht sein, wie viel konzentrierter die Meeting-Teilnehmer bei der Sache sind.
Wichtig: Halten auch Sie als Chef sich an diese Regeln und schreiben Sie diese nicht nur Ihren Mitarbeitern vor. Wenn Sie die Regeln nicht leben, können Sie schwer erwarten, dass sich Ihre Mitarbeiter daran halten. Hier ist Ihre Vorbildfunktion sehr wichtig.
Fazit: Verteilen Sie diese Regel-Liste an Mitarbeiter und kommunizieren Sie Ihre Vorstellungen
Geben Sie diese Liste an Mitarbeiter weiter, die häufig Meetings leiten, und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an die Meeting-Teilnehmer, wenn Sie die Leitung innehaben. Hierzu zählen z. B. sowohl die Aufforderung, die Handys in der Tasche zu lassen, als auch die Bitte, nicht vom Thema abzukommen und zu viele private Geschichten einfließen zu lassen.
