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5 Tipps, wie Sie effektiv E-Mails schreiben

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E-Mail
Urheber: blende11.photo | Fotolia

Von Angelika Rodatus ,

Dieser Titel klingt zunächst wie eine Provokation. Denn E-Mails dienen doch der schnellen Kommunikation. Wer will denn hier noch auf Professionalität achten. Doch der Modemanager und Bestseller-Autor Justin Kerr erklärt, warum unachtsam geschriebene E-Mails viel Zeit kosten können. Das können Sie mit ein paar einfachen Tricks ändern, rät Justin Kerr.

1. Prüfen Sie Ihre Inbox

Wie viele E-Mails befinden sich darin, die 10, 15 oder mehr Antworten haben. Hier handelt es sich in der Regel um ineffiziente E-Mails. Prüfen Sie, warum, und vermeiden Sie diese Fehler in Zukunft.

2. Formulieren Sie Ihren Betreff präzise

Wie oft haben Sie schon eine E-Mail mit mehreren Fragen abgeschickt, aber nur eine beantwortet bekommen? Es ist unangenehm, den Korrespondenzpartner darauf hinzuweisen, dass er da 2 Fragen übersehen hat, vor allem, wenn es der Chef ist. Außerdem kostet das wiederholte Mailen erneut Zeit.

Deshalb: Bei einer E-Mail gehört das Wichtigste schon in den Betreff. Hier schreiben Sie z. B. nur 3 Punkte: „Termin Dr. Winter, Kosten Marketing-Kampagne, Präsentation Vorstandsmeeting“. Diese 3 Punkte bringen Sie in der E-Mail noch einmal als Überschrift für Ihre Fragen oder Anweisungen und nummerieren diese Fragen durch. So sind Ihre Chancen, dass Sie Antworten auf Ihre Fragen bekommen und Ihre Anweisungen befolgt werden, exponentiell gestiegen.

Beispiel:

1 Termin mit Dr. Winter. Findet am Dienstag, 22.08.17 um 11.30 Uhr im Konferenzraum 4 statt. Bitte bestätigen Sie mir Ihre Teilnahme bis morgen, 15 Uhr.

2. Kosten Marketing-Kampagne. Bitte legen Sie mir die Kostenaufstellung für die Marketing-Kampagne in Form eines Excel-Sheets bis spätestens Freitagmittag, 18.08.17, vor.

3. Präsentation für Vorstandsmeeting. Bitte senden Sie mir – wie besprochen – die fertige PowerPoint-Präsentation zur Marketing-Kampagne für das Vorstands-Meeting am 09.08. bis spätestens Montag, 31.07.17 um 15 Uhr.

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3. Nutzen Sie Bulletpoints

Meist senden Sie Ihre E-Mails von Ihrem PC ab. Auf dem großen Schirm sieht alles gut aus. Oft liest der Empfänger die E-Mail aber nicht im selben Format, aus dem Sie sie senden. Womöglich ist er unterwegs und ruft die Mail auf seinem Mobiltelefon ab. Beim Empfänger ändern sich also womöglich das Design der E-Mail und die Formatierung.

Nutzen Sie deshalb Bulletpoints. Der Bulletpoint ist das einzige Zeichen, das quer über alle Geräte und Formate hinweg gleich dargestellt wird. Außerdem helfen Bulletpoints, die Gedanken zu sortieren.

Wichtig: Kein Bulletpoint-Text darf länger als ein Satz sein.

4. Setzen Sie klare Deadlines

Unklare Zeitangaben sind z. B.: „Senden Sie mir die Unterlagen bis morgen Abend.“ Wann ist morgen Abend? Um 17 Uhr, 19 Uhr oder noch später? Machen Sie definitive Zeitangaben, also z. B. „Montag, 31.07.17, um 15 Uhr“. Fetten Sie den Termin, auf den es ankommt. So kann der Leser das Wichtigste auf den ersten Blick erkennen.

5. Erwarten Sie nicht, dass jemand Ihre Attachements öffnet

Eine gut verfasste E-Mail braucht kein Attachment als Zusatzinformation, um zu handeln. Attachments sind ausschließlich dazu da, bestimmte Unterlagen weiterzugeben. Am schlimmsten sind E-Mails ohne Zusatztext, nur mit Attachments. Damit beauftragt man den Empfänger, die ganze Arbeit für einen zu machen. Und wer weiß – vielleicht hat er gerade kein WLAN mit seinem Handy und kann das Dokument nicht herunterladen.

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