Arbeitsanweisungen: So dokumentieren Sie Schritt für Schritt alle Arbeitsprozesse in der Instandhaltung

Dabei ist eine hierarchische Struktur von Vorteil, deren Detailaufbau von Betrieb zu Betrieb variiert.

1. Schritt zur Erstellung von Arbeitsanweisungen: Definieren Sie Hauptkategorien für die Tätigkeiten

Alle Instandhaltungstätigkeiten lassen sich in die folgenden Hauptkategorien unterteilen:

Inspektion: Hierbei geht es um alle Tätigkeiten, die der Beurteilung von Zuständen dienen. Es werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen.

Wartung: Alle Arbeiten, die präventiv durchgeführt werden, um den Zustand einer Anlage zu erhalten oder zu verbessern, fallen unter diese Kategorie. Im Gegensatz zur Inspektion, die nur beurteilt, haben diese Arbeiten einen aktiven Einfluss auf den Zustand der Anlage.

Reparatur: Diese Arbeiten werden nur dann ausgeführt, wenn es zu einer Störung oder einem Ausfall kommt. Arbeiten, die infolge einer Inspektion durchgeführt werden, weil z. B. ein vorgegebener Grenzwert erreicht ist, gehören nicht zu den Reparaturen, sondern zur Wartung, da noch keine Störung vorliegt.

Strategie: Strategische Arbeiten sollen das zukünftige Ergebnis der Instandhaltung verbessern. Die Installation von Messsystemen, aber auch Weiterbildungsmaßnahmen gehören z. B. zu diesen Tätigkeiten.

Verwaltung: Die Verwaltung der Instandhaltung ist zum größten Teil Ihre Aufgabe als Leiter der Abteilung. Allerdings werden einige Tätigkeiten, die dazugehören, auch von Ihnen delegiert. Das Schreiben von Reparaturberichten und die Erstellung von Wartungsplänen gehören in diese Kategorie.

Nebentätigkeiten: Hier finden sich alle Arbeiten, die keiner der vorherigen Kategorien zuzuordnen sind, z. B. Umräumarbeiten im Lager und Reinigungsarbeiten in der Instandhaltungswerkstatt.

Hinweis: Überlegen Sie bei jeder Einstufung genau, ob es wirklich die richtige Kategorie ist. Reinigungsarbeiten an einer Maschine können z. B. zur Wartung gehören, im Rahmen einer Reparatur aber auch zu den Reparaturarbeiten.

2. Schritt zur Erstellung von Arbeitsanweisungen: Ordnen Sie allen Tätigkeiten die jeweilige Kategorien zu

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Tätigkeitsnachweise erstellen. Diese Dokumente müssen mindestens die folgenden Einträge enthalten:

• Name
• Einsatzort
• Kategorie
• durchgeführte Arbeiten
• Zeitaufwand

3. Schritt zur Erstellung von Arbeitsanweisungen: Summieren Sie die Zeiten in den Kategorien

Wenn Sie nun alle Zeiten addieren, die in den jeweiligen Kategorien entstanden sind, haben Sie ein sehr wirkungsvolles Mittel zur Überprüfung Ihrer Instandhaltung. Vor allem, wenn Sie die Veränderungen der Ergebnisse im Laufe der Zeit analysieren, ermöglicht es aussagekräftige Analysen.

Praxisbeispiele für die Optimierung von Arbeitsprozessen

1. Fall: Die Zeitanteile im Bereich Reparatur und Wartung haben stark zugenommen. Die Nebentätigkeiten stagnieren auf hohem Niveau.

Maßnahmen: Sie müssen in jedem Fall Ihr Hauptaugenmerk auf strategische Maßnahmen richten. Die Inspektion sollte intensiviert werden. Versuchen Sie, Nebentätigkeiten auszulagern.

2. Fall: Die Tätigkeiten in den Bereichen Strategie und Inspektion sind sehr zeitaufwändig, die Zeiten für Reparaturen sind drastisch gefallen. Der Anteil der Verwaltungstätigkeiten ist gestiegen.

Maßnahmen: Im Grunde sind Sie auf dem richtigen Weg. Prüfen Sie, wo die Verwaltungstätigkeiten noch optimiert werden könnten. Reduzieren Sie gegebenenfalls auch vorsichtig die Inspektionsabläufe und vergleichen Sie, wie sich diese Maßnahmen auf die Reparaturzeiten auswirken. Hohe Inspektionszeiten und geringer Wartungsaufwand sind ein Merkmal für zu häufige Inspektionen.