Standardisierte Arbeitsabläufe: Sparen Sie Zeit und Kosten – in nur 5 Schritten

Mit standardisierten Arbeitsabläufen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld

Standardisierte Arbeitsabläufe können die Verschwendung deutlich einschränken und die Produktivität Ihres Betriebs erhöhen sowie die Qualität Ihrer Produkte verbessern.

Doch der Weg zur Standardisierung von Arbeitsabläufen ist lang und zeitintensiv. Lassen Sie sich trotzdem nicht abschrecken. Ingesamt 5 Schritte müssen Sie – unabhängig von der individuellen Ausrichtung Ihres Betriebs – dafür gehen.

Schritt 1 zur Einführung von standardisierten Arbeitsabläufe: Analysieren Sie alle Arbeitsschritte

Um einen Überblick darüber zu bekommen, welche Arbeitsschritte ein Mitarbeiter überhaupt durchführt und welche Bewegungsabläufe er dabei ausführt, müssen Sie ihn beim Ausführen seiner Arbeit beobachten.

Das hört sich einfach an, ist aber kompliziert. Denn:

• Ein Mitarbeiter, der bei seiner Arbeit beobachtet wird, arbeitet nie so, als würde er allein arbeiten.
• Bei der Auswertung Ihrer Ergebnisse sollten Sie diese Verzerrung auf jeden Fall berücksichtigen.

Hinweis: Um wirklich aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, ist es sinnvoll, den Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum von einer Stunde oder mehr zu beobachten. Eine 10-minütige Beobachtung reicht kaum aus, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.

Strukturieren Sie Ihre Beobachtung.

• Beginnen Sie außen und arbeiten Sie sich dann systematisch nach innen vor.

Das bedeutet: Muss Ihr Mitarbeiter den Arbeitsplatz für die Verrichtung seiner Arbeit verlassen, dann beginnen Sie Ihre Beobachtung auch außerhalb seines Arbeitsplatzes.

• Analysieren Sie, welche Bewegungsabläufe der Mitarbeiter ausführt und welche Handgriffe er erledigt.
• Danach machen Sie das Gleiche für den Bereich seines Arbeitsplatzes.
• Arbeitet Ihr Mitarbeiter ausschließlich an seinem Arbeitsplatz, analysieren Sie seine Bewegungsabläufe dort.

Praxis-Tipp: Suchen Sie zunächst nach grober Verschwendung, also nach Handgriffen, die doppelt ausgeführt werden, oder nach Wartezeiten.

Denken Sie daran: Es geht lediglich um eine Beschreibung der Arbeitsabläufe, keinesfalls um Kritik an der Arbeit Ihres Mitarbeiters. Das sollten Sie dem betreffenden Mitarbeiter deutlich machen.

Schritt 2 zur Einführung von standardisierten Arbeitsabläufe: Messen Sie für jeden Arbeitsschritt die Zeit

Nachdem Sie sich einen Überblick über die Arbeitsabläufe des Mitarbeiters verschafft haben, ermitteln Sie die Zeit, die jeder Schritt in Anspruch nimmt. Sinnvoll ist es, die Zeit in 2 Kategorien zu unterteilen:

• Die Arbeitszeit ist die Zeit, die der Mitarbeiter für die Verrichtung der Arbeit benötigt.
• Die Bewegungszeit ist die Zeit, die der Mitarbeiter für das Gehen zur nächsten Maschine oder das Einspannen eines Werkteils in die Maschine benötigt.

Schritt 3 zur Einführung von standardisierten Arbeitsabläufe:. Skizzieren Sie die Bewegungsabläufe des betreffenden Mitarbeiters

• Fertigen Sie einen Grundriss des Arbeitsbereichs des Mitarbeiters an und zeichnen Sie sämtliche Arbeitsbereiche ein, an denen die einzelnen Arbeitsschritte durchgeführt werden.
• Tragen Sie dann jede Bewegung von einem Arbeitsbereich zum nächsten mittels einer Linie ein.

Schon nach kurzer Zeit werden Sie feststellen, dass der Mitarbeiter manche Handgriffe oder Gänge doppelt macht und das sich dieses beispielsweise durch die Umstellung von Maschinen leicht beheben ließe.

Schritt 4 zur Einführung von standardisierten Arbeitsabläufe: Finden Sie die Verbesserungsmöglichkeiten

Auf Basis der Skizze und der ermittelten Zeiten können Sie nun damit beginnen, die Arbeitsabläufe an dem Arbeitsplatz des Mitarbeiters zu optimieren.

Was Sie im Einzelnen ändern, hängt von den Ergebnissen ab, die Sie erzielt haben. So können Sie z. B. Wege verkürzen oder doppelte Handgriffe reduzieren.

Ziel ist es, mittels standardisierter Arbeitsabläufe einen kontinuierlichen Arbeitsfluss herzustellen, bei dem Verschwendung auf ein Minimum beschränkt wird.

Schritt 5 zur Einführung von standardisierten Arbeitsabläufen: Dokumentieren Sie die standardisierten Arbeitsabläufe

• Dafür fertigen Sie einen neuen Grundriss des Arbeitsbereichs des Mitarbeiters an und skizzieren den neu strukturierten Arbeitsbereich.
• Tragen Sie alle standardisieren Bewegungsabläufe ein, damit auch ein neuer Mitarbeiter ohne Probleme die Standards für sich übernehmen kann.