Beachten Sie dazu diese 3 Regeln:
1. Fassen Sie sich kurz
In der Kürze liegt die Würze. Das gilt besonders auch für Betriebsanweisungen, denn sie können ihren praktischen Zweck nur erfüllen, wenn die Adressaten das Wesentliche quasi „auf einen Blick“ erfassen können. Es kommt hierbei nicht auf ausführliche Erläuterungen und Erklärungen an (dazu dienen die mündlichen Unterweisungen), sondern auf die knappe, klare und unmissverständliche Instruktion.
Halten Sie sich deshalb an das Prinzip: So viele Informationen wie nötig und so wenige wie möglich. Der Umfang Ihrer Betriebsanweisungen sollte eine Seite möglichst nicht überschreiten.
2. Formulieren Sie präzise
Zur raschen Informationsaufnahme müssen Sie auch den Text zweckdienlich, d. h. lesefreundlich, formulieren:
- Verwenden Sie kurze Sätze.
- Vermeiden Sie für die Leser unbekannte Fremdwörter.
- Formulieren Sie möglichst im Aktiv, weil bei Passiv-Sätzen oder Satzkonstruktionen wie „ … ist zu … “ oft nicht klar ist, wer etwas tun soll. Beispiel: Der Satz „Vor Inbetriebnahme der Anlage ist ihre ordnungsgemäße Installation zu prüfen“ verrät nicht, wer prüfen soll. Schreiben Sie deshalb unmissverständlich: „Prüfen Sie die Anlage vor Inbetriebnahme …“ oder „Vor Inbetriebnahme prüft der Werkstattleiter …“
- Machen Sie so konkrete Angaben wie nötig. Also z. B.: „Arbeiten Sie nur mit Atemschutzmasken der Klasse FFP“ (statt: „Geeignete Atemschutzmaske verwenden“)
3. Setzen Sie Farben und Symbole gezielt ein
Um einen optimalen Wiedererkennungseffekt zu erzielen, sollten Sie Betriebsanweisungen innerhalb Ihres Betriebs grafisch und farblich einheitlich gestalten. So sehen die Kollegen immer sofort, ob es um Gefahrstoffe oder Maschinen geht. In der Praxis haben sich folgende „Farbcodes“ durchgesetzt:
- orangefarbene Rahmen für Gefahrstoff-Betriebsanweisungen
- blaue für Maschinen und Arbeitsmittel
- gelbe für gentechnische Anlagen und
- grüne oder pinkfarbene Rahmen für biologische Arbeitsstoffe.
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte: Verwenden Sie deshalb in Ihren Anweisungen in Ergänzung der entsprechenden Textpassage ruhig auch die bekannten Gebots-, Verbots-, Gefahren- und Rettungszeichen, beispielsweise
- wenn Schutzhandschuhe getragen werden müssen,
- wenn Rauchverbot besteht,
- wenn Gefahren durch Elektrizität drohen.
Hier bekommen Sie die notwendigen Informationen
Um die nötigen Informationen für Ihre Betriebsanweisungen zusammenzutragen, stehen Ihnen verschiedene Quellen zur Verfügung. Typischerweise sind das
- Betriebsanleitungen und Gerätebeschreibungen von Herstellerfirmen,
- Vorschriften, Regeln und Informationen der Berufsgenossenschaften (BGV, BGR und BGI),
- Sicherheitsdatenblätter zu Gefahrstoffen sowie Kennzeichnungen auf der Verpackung von Stoffen oder Materialien,
- Vorschriften der Gefahrstoffverordnung und der „Technischen Regeln für Gefahrstoffe“ bzw. „für Biostoffe“,
- interne Arbeitsanweisungen,
- die aktuellen Gefährdungsbeurteilungen für den jeweiligen Arbeitsbereich bzw. für die jeweilige Tätigkeit.
