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Als Fuhrparkmanager sind Sie nicht nur für die permanente Einsatzbereitschaft der betriebseigenen Fahrzeugflotte verantwortlich. Oft übernehmen Sie...

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Kostenanalyse: So senken Sie Ihre Fuhrparkkosten mit System

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Urheber: industrieblick | Fotolia

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Obwohl die Treibstoffpreise momentan fallen, bleiben die Fuhrparkkosten in jedem Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Faktor. Teilweise sind die Gründe für die Kostensteigerungen offensichtlich, oft aber eben auch nicht. Da hilft Ihnen ausgeklügeltes Controlling, um solche versteckten Posten ausfindig zu machen – und noch viel wichtiger – nachhaltig und gezielt gegenzusteuern. Wie Sie Ihr Controlling-System richtig vorbereiten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Controlling kann Ihnen helfen, die Kosten Ihres Fuhrparks sicher im Griff zu halten. Mit diesem Instrument können Sie eine ganze Reihe Erkenntnisse gewinnen, mit denen Sie dann zeitnah steuernd eingreifen. Richtig eingesetzt, kann es dazu dienen,

  • Betriebskosten der einzelnen Fahrzeuge zu optimieren,
  • Werkstatt- und Wartungskosten zu senken,
  • Fahrpersonal optimal einzusetzen,
  • den richtigen Zeitpunkt für Neuanschaffungen festzulegen,
  • Touren optimal zu planen,
  • Miet- und Leasinggebühren zu senken,
  • festzustellen, ob komplettes oder teilweises Outsourcing sinnvoll wäre,
  • das Personal gezielt zur sparsamen Fahrweise zu ermahnen,
  • die Fahrzeugtypen und Marken auszuwählen,
  • Personalbedarf zu planen.

Obige Liste stellt nur eine Auswahl möglicher Ziele dar. Diese Ziele hängen immer vom Zuschnitt Ihres Fuhrparks ab. Haben Sie nur Kleintransporter, in denen Servicetechniker in der näheren Umgebung unterwegs sind, werden bestimmt andere Gesichtspunkte wichtig sein als bei einem Unternehmen, das seine Lkw auf lange Autobahntouren schickt. Aus den für Sie wichtigen Zielen können Sie anschließend Controlling-Mechanismen und entsprechende Kennzahlen entwickeln.

Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen und aussagekräftige Kennzahlen entwickelt haben, sollten Sie sich nicht dazu verleiten lassen, diese mit den Zahlen eines Kollegen mit einer ähnlichen Fuhrparkstruktur zu vergleichen. Ihre Kennzahlen sollten für Ihren Bedarf maßgeschneidert sein und bereits kleine Unterschiede führen zu anderen Erkenntnissen und Maßnahmen.

Saubere Analyse am Anfang

Vor der Entwicklung eines Controlling-Systems ist herauszuarbeiten, welche Ziele Sie erreichen wollen und welche Parameter hierfür maßgeblich sind. Dabei sind folgende Punkte zu bewerten:

Wirtschaftlickeit

  • Wirtschaftlichkeit der einzelnen Fahrzeuge                       
  • Fahrten-Zusammenlegung mit Partnerunternehmen                       
  • Anreize für wirtschaftliches  und unfallfreies Fahren                   
  • Firmenfahrzeug zur Mitarbeitermotivation                       
  • Entschädigung beim Einsatz von Mitarbeiterfahrzeugen                       
  • Vermeidung unnötiger Fahrten                       
  • Nutzung anderer Verkehrsmittel                       
  • Outsourcing                       
  • Entlohnung nach Fahrzeiten                       
  • Rechnungsstellung der Fahrzeiten

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Kosten

  • Kostenkontrolle pro Fahrzeug                       
  • Wartungskosten                       
  • Reparaturen                       
  • Laufende Kosten                       
  • Versicherungen                       
  • Steuer                       
  • Leasingkosten                       
  • Abschreibungen

Finanzierung

  • Leasing                       
  • Beachtung steuerlicher Regeln bei Eigenbedarf                       
  • Fahrzeugkauf-Finanzierung         

Organisation

  • Einsatzplanung der Fahrzeuge                       
  • Tourenplanung                       
  • Klare Zuständigkeiten                       
  • Planung von Wartung und Reparaturen                       
  • Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge                       
  • Ersatzregelungen bei Fahrzeugausfall                       
  • Kostenerfassung pro Fahrzeug                       
  • Zustand der Fahrzeugeinrichtungen                       
  • Erreichbarkeit von Außendienst-Mitarbeitern                       
  • Fahrzeugbeschriftung

Fahrzeuge

  • Anzahl der Fahrzeuge                       
  • Art der Fahrzeuge                       
  • Ausstattung der Fahrzeuge                       
  • Zustand der Fahrzeuge                       
  • Alter der Fahrzeuge                       
  • Optischer Zustand der Fahrzeuge                       

Ordnen Sie den einzelnen Punkten eine für Ihr Unternehmen hohe oder niedrige Relevanz zu. Ist ein Punkt überhaupt nicht wichtig, vermerken Sie das ebenfalls. Da das Durcharbeiten der einzelnen Punkte die Basis für ein gut funktionierendes Fuhrpark-Controlling bildet, sollten Sie sich hierfür Zeit nehmen und Ihre Wertung nicht vorschnell vornehmen.

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