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Mitarbeiter-Incentives im Fuhrpark: Wie Ihre Dienstwagenfahrer mit wenig Aufwand Steuern sparen

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Dienstwagen gehören zu den beliebtesten Mitarbeiter-Incentives. Doch das Finanzamt trübt die Freude über den schicken neuen Wagen so manches Mal. Uwe E. Wirth, Chefredakteur des Fachinformationsdienstes LogistikManager verrät Ihnen einen Tipp, wie Ihre Mitarbeiter in Sachen ‘Dienstwagen-Besteuerung’ bares Geld sparen.

Ein Mitarbeiter, der seinen Dienstwagen auch privat nutzen darf, muss dies als geldwerten Vorteil versteuern. Doch mit ein bisschen Überlegung kann er hier richtig Geld sparen. Und wenn Sie bzw. Ihr Unternehmen mitspielen, sogar noch etwas mehr. Steuertechnisch gesehen sind Dienstwagenfahrer, die ihr Fahrzeug nur für dienstliche Zwecke nutzen dürfen, fein raus. Da hier kein geldwerter Vorteil vorliegt, schaut unser Finanzminister in die Röhre - er kann in einem solchen Fall vom Fahrer keinen zusätzlichen Obolus verlangen. Anders sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Wagen auch für private Zwecke nutzen darf. Hier fordert das Finanzamt gnadenlos seinen Anteil ein. Dabei kann der Fahrer die Besteuerung entweder nach der 1-%-Methode oder nach der Fahrtenbuchmethode wählen.
Die 1-%-Methode hat für ihn durchaus einige handfeste Vorteile:

  • Sie ist einfach zu handhaben.
  • Sie erfordert nur geringen Verwaltungsaufwand.
  • Sie birgt bezüglich der Lohnsteuerhaftung wenig Risiko.


Dem steht aber der Nachteil gegenüber, dass sich diese Methode für den Dienstwagennutzer eigentlich nur lohnt, wenn er viel privat mit dem Wagen unterwegs ist.
Allerdings wartet die Fahrtenbuchmethode mit einer Reihe von Nachteilen auf:

  • Sie ist sehr aufwändig und fehleranfällig.
  • Das Finanzamt stellt hohe Ansprüche an die Exaktheit der Eintragungen.
  • Sie birgt ein hohes Risiko bezüglich der Lohnsteuerhaftung.


Dafür lohnt sich diese Art der Versteuerung insbesondere für Fahrer, die kaum privat mit dem Fahrzeug unterwegs sind.
Aus den oben genannten Gründen ziehen die meisten Dienstwagenfahrer die 1-%-Methode vor.

So spart Ihr Mitarbeiter Steuern

Doch gerade bei der 1-%-Methode verschenken viele bares Geld, denn diese Zusatzbesteuerung muss nur entrichtet werden, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug auch wirklich privat nutzen kann. Zwar ist es nach dieser Methode so, dass grundsätzlich jeden Monat, an dem das Fahrzeug dem Mitarbeiter zur Verfügung steht, 1 % des Bruttolistenpreises zum Stichtag der Erstzulassung des Fahrzeugs versteuert werden muss. Darüber hinaus muss der Fahrer noch einmal 0,03 % für jeden Kilometer der Fahrten zwischen seiner Wohnung und der Arbeitsstätte versteuern.
Beispiel: Bei einem Wagen, der 30.000 € kostet, kommen für ein fest eingebautes Navigationssystem noch einmal 2.500 € hinzu. Angenommen, die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 30 km, dann ergeben sich folgende Zahlen (siehe unten; hierbei ist zu berücksichtigen, dass die ersten 20 km nicht als Werbungskosten abgezogen werden dürfen). Es kommt also bei dieser Berechnungsmethode ein ganz schönes Sümmchen zusammen, das der Mitarbeiter zusätzlich versteuern muss.
Tipp:
Sie sollten es sich übrigens zu einer guten Gewohnheit machen, sich die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitstätte schriftlich bestätigen zu lassen und diese Bestätigung zu den Lohnunterlagen zu nehmen. So wird das Risiko der Lohnsteuerhaftung für Ihr Unternehmen kleiner.
Hier genügt folgende Formulierung:
‘Hiermit bestätige ich, ... (Name und Anschrift des Mitarbeiters), dass die Entfernung zwischen meiner Wohnung und meinem Arbeitsplatz bei ... (Name und Anschrift des Unternehmens) ... km beträgt.’ Und genau diese Summe können Sie ihm manchmal zumindest teilweise ersparen, wenn er keine Möglichkeit hat, sein Fahrzeug privat zu nutzen.
Dies kann der Fall sein, wenn er

  • im Urlaub ist,
  • an einer Fortbildungsmaßnahme an einem anderen Ort teilnimmt und dort sein Fahrzeug nicht zur Verfügung hat,
  • krank im Krankenhaus liegt oder
  • sich im Ausland aufhält.


Denn dann brauchen Sie den geldwerten Vorteil nicht ans Finanzamt abzuführen, da Ihr Fahrer das Fahrzeug in diesen Zeiträumen ja nicht nutzen kann, also keinen Vorteil hat.
Allerdings müssen dafür einige Bedingungen erfüllt sein:

  • Da der geldwerte Vorteil immer monatsweise erhoben wird, muss dem Mitarbeiter sein Fahrzeug mindestens auch einen kompletten Monat lang nicht zur Verfügung stehen. Das heißt, er muss beispielsweise mindestens einen vollen Monat im Ausland weilen.
  • Darüber hinaus darf das Fahrzeug auch von anderen Mitgliedern seiner Familie in diesem Zeitraum nicht genutzt werden. Das stellen Sie entweder dadurch sicher, dass im Überlassungsvertrag eine solche Familiennutzung ausgeschlossen ist, oder, besser noch, indem sich das Fahrzeug in dieser Zeit bei Ihnen auf dem Hof befindet und Sie die Schlüssel verwahren. So kann sich Ihr Mitarbeiter sicherlich zum ersten Mal in seinem Leben über ‘weniger’ Einkommen richtig freuen.
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