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Als Fuhrparkmanager sind Sie nicht nur für die permanente Einsatzbereitschaft der betriebseigenen Fahrzeugflotte verantwortlich. Oft übernehmen Sie...

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Personalkosten: Diese Risiken müssen Sie bei Gehaltsumwandlungsmodellen kennen

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Gehaltsumwandlungsmodelle, bei denen auch Mitarbeiter in den Genuss eines Dienstwagens kommen, obwohl ihnen eigentlich keiner zusteht, sind in vielen Unternehmen beliebt. Doch Vorsicht: Sie als Fuhrparkleiter müssen einige Dinge genau beachten, wenn Sie keinen Ärger bekommen wollen! Und auch eventuelle Folgekosten für das Unternehmen wollen genau bedacht sein.

Die Intention solcher Umwandlungsmodelle ist klar: Die Motivation, gute Leistungen zu bringen, steigt bei den so beglückten Mitarbeitern enorm. Und auch rechnungstechnisch scheint zunächst einmal „alles in Butter“ zu sein, denn der Mitarbeiter trägt die Leasingraten komplett allein. Er profitiert sogar noch, da er oft nur den Nettobetrag der Rate entrichten muss, weil die meisten Unternehmen den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen können. Auch die Betriebskosten für das „Dienstfahrzeug“ werden vom Fahrer getragen, und wenn er damit Dienstreisen unternimmt, rechnet er wie bisher über die übliche Kilometerpauschale ab.
Die vom Unternehmen eingeräumte private Nutzungsmöglichkeit wird wie bei anderen Dienstfahrzeugen auch über die so genannte 1-%-Regelung abgegolten, das heißt, 1 % des Neufahrzeug-Listenpreises wird dem Gehalt des Mitarbeiters zugeschlagen und so versteuert. Also auf den ersten Blick eigentlich nichts Besonderes - doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich schnell einige Fallstricke, über die Sie sich im Klaren sein sollten, wenn Sie ein solches Modell einführen wollen. Grundsätzlich müssen Sie sich nämlich immer 2 Dinge vor Augen halten:

  • Das Unternehmen ist Halter des Fahrzeugs.
  • Was geschieht bei einer Kündigung mit dem Fahrzeug?


Die Halterhaftung greift auch bei Gehaltsumwandlungs-Dienstfahrzeugen
Aus rechtlicher Sicht besteht keinerlei Unterschied zwischen Fahrzeugen, die einem Mitarbeiter über ein Gehaltsumwandlungsmodell zur Verfügung gestellt werden, und den normalen Dienstfahrzeugen. Das heißt, die so genannte Halterhaftung greift auch für diese Gehaltsumwandlungsfahrzeuge.
Und da Sie als Fuhrparkleiter vom Unternehmen diese Verantwortung übertragen bekommen haben, müssen Sie alle diese Dinge beachten.
Achtung: Die Haftung aus der Haltereigenschaft trifft immer Sie persönlich. Haben Sie beispielsweise versäumt, ein Fahrzeug rechtzeitig zur technischen Überprüfung vorzuführen, zahlen Sie das Bußgeld aus der eigenen Tasche und bekommen obendrein noch Punkte auf Ihr persönliches Flensburg-Konto!
Deshalb sollten Sie immer folgende Regeln und Vorschriften, wie in unserer Übersicht zusammengefasst, handhaben.
So vermeiden Sie unerwartete Folgekosten
Was bei einem normalen geleasten Dienstwagen gilt, gilt auch für Gehaltsumwandlungsfahrzeuge: Verlässt der Fahrer das Unternehmen vor dem Ende der Leasingzeit, haben Sie ein überflüssiges Fahrzeug auf dem Hof stehen, das nur Geld kostet. Deshalb greifen viele Unternehmen zu folgenden Methoden:

  • Kündigt ein Mitarbeiter vor Ende der Leasing-Laufzeit, so verpf lichtet er sich über einen vorgefertigten Vertrag, die Kosten für die vorzeitige Kündigung des Leasingvertrags zu übernehmen.
  • Der Mitarbeiter wird verpflichtet, statt des ehemaligen Arbeitgebers in den Leasingvertrag einzusteigen.


Achtung: Beide Methoden sind rechtlich nicht haltbar und haben vor keinem deutschen Gericht Bestand!
Der erste Fall scheitert regelmäßig daran, dass hier entweder mit einer allgemeinen Vereinbarung gearbeitet wird, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten soll, oder es wird eine Vereinbarung getroffen, die zwar im Überlassungsvertrag steht, die sich aber in allen Überlassungsverträgen des Unternehmens wiederfindet. Damit schränken Sie nämlich nach gültiger Rechtsauffassung das Recht eines Mitarbeiters zu kündigen erheblich ein.
Und auch der zweite Weg ist bei genauerer Betrachtung mit Vorsicht zu genießen. Denn solche Vereinbarungen funktionieren nur, wenn die Leasing-Gesellschaft mitspielt.

Konsequenzen aus der Halterhaftung


Führerscheinüberprüfung
Wie bei allen anderen Dienstfahrzeugfahrern müssen Sie sich bei Fahrzeugübergabe und danach mindestens einmal pro Jahr davon überzeugen, dass der Mitarbeiter einen für das Fahrzeug gültigen Führerschein besitzt. Dabei müssen Sie sich immer die Originalfahrerlaubnis zeigen lassen und die Überprüfung schriftlich dokumentieren.
Achtung: Kann ein Fahrer keinen gültigen Führerschein vorweisen, müssen Sie umgehend verhindern, dass er noch mit dem Fahrzeug fährt.
Technischer Fahrzeugzustand
Sie sind verantwortlich, dass sich das Fahrzeug immer in einem verkehrssicheren Zustand befindet. Die stellen Sie sicher, indem Sie

  • den Fahrer im Überlassungsvertrag dazu verpflichten, das Fahrzeug in einem verkehrssicheren Zustand zu halten,
  • stichprobenartig überprüfen, ob dies der Fall ist (dokumentieren Sie auch diese Stichproben immer schriftlich!),
  • den Fahrer im Überlassungsvertrag dazu verpflichten, alle Service- und Wartungstermine in einer Vertragswerkstatt durchführen zu lassen,

Tipp: Es ist eine gute Idee, immer Rechnungskopien von solchen Wartungsarbeiten zu verlangen. So sind Sie jederzeit informiert und bemerken Service-Schummler schneller.

  • die Fahrer immer auf Prüftermine wie TÜV und ASU aufmerksam machen sowie auch hier prüfen, ob alles ordnungsgemäß durchgeführt wurde,
  • regelmäßig stichprobenartig einzelne Fahrzeuge in Augenschein nehmen und bei dieser Gelegenheit auch immer einen Blick in die Service-Unterlagen werfen.


Berufsgenossenschaftliche Vorschriften
Unternimmt ein Mitarbeiter, der ein Gehaltsumwandlungsfahrzeug zur Verfügung hat, auch dienstliche Fahrten mit dem Fahrzeug, müssen Sie die berufsgenossenschaftlichen Vorschriften beachten. Diese sind in der BGV D29 beschrieben, die Sie auch in unserem Download-Bereich finden. Im Einzelnen sind folgende Punkte sicherzustellen:

  • Beachtung der Mitführungspflicht von Warnwesten
  • Verpflichtung des Fahrers, vor jedem Fahrtantritt die Fahrbereitschaft des Wagens zu überprüfen
  • Alle Fahrer müssen gegebenenfalls in die richtige Ladungssicherung eingewiesen werden.

Tipp: Lassen Sie sich diese Einweisung immer schriftlich bestätigen.

  • Ladungssicherungselemente wie Gurte oder Spannleinen müssen gegebenenfalls zur Verfügung gestellt werden.
  • Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Fahrzeuge einmal pro Jahr durch einen Sachkundigen auf Sicherheitsmängel hin untersucht werden.
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