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Als Fuhrparkmanager sind Sie nicht nur für die permanente Einsatzbereitschaft der betriebseigenen Fahrzeugflotte verantwortlich. Oft übernehmen Sie...

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Schieben Sie jetzt dem Tankkarten-Missbrauch einen Riegel vor und sparen Sie richtig

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Tankkarten sind praktisch - und zwar für alle Beteiligten. Sie als Fuhrparkleiter bekommen regelmäßig die aufbereiteten Abrechnungsdaten, und Ihre Fahrer müssen die Kosten für Treibstoff und Service nicht aus eigener Tasche vorstrecken.

Doch wenn Sie bei der Einführung der praktischen Plastikkärtchen nicht aufpassen, öffnen Sie Betrugsversuchen Lücken, die so groß wie Scheunentore sind! Auch bei der Auswahl des richtigen Kartenanbieters sollten Sie mit spitzem Stift rechnen.Denn wie heißt es so schön: Was dem einen recht ist, muss dem anderen noch lange nicht billig sein.

Allein die rein wirtschaftliche Betrachtung zeigt, dass der Einsatz von Tankkarten nicht nur bei großen, sondern auch bei mittleren und kleineren Fuhrparks sinnvoll ist.

10 goldene Regeln zum Einsatz von Tankkarten

1. Wählen Sie immer Karten mit individueller PIN.

Zwar ist gerade bei Poolfahrzeugen eine einheitliche PIN für alle Fahrzeuge praktisch - alle Mitarbeiter müssen sich nur eine Nummer merken - aber eine allgemein bekannte PIN öffnet Missbrauch Tür und Tor.

2. Geben Sie die PIN nur berechtigten Personen bekannt.

Geben Sie die fahrzeug- oder personenbezogene PIN nur an berechtigte Personen ab. Denn sonst haben Sie denselben Effekt wie bei einer firmenübergreifenden PIN: Ist diese einmal allgemein bekannt geworden, so droht bei Diebstahl oder einer unberechtigten Kopie massiver Betrug.

3. Nehmen Sie in die Überlassungsvereinbarungen und -verträge Verhaltensvorschriften auf.

Verpflichten Sie die Fahrer, die Karten an sicheren Orten aufzubewahren. Eine Karte gehört nicht ins Handschuhfach! Gerade bei Poolfahrzeugen lassen viele Mitarbeiter die Mappe mit Fahrzeugschein und Karte (teilweise sogar mit der PIN) im Fahrzeug liegen. Untersagen Sie dies unbedingt!

4. Karte und PIN immer getrennt aufbewahren.

Kontrollieren Sie doch einfach mal die Karten in Ihrem Unternehmen. Garantiert finden Sie einige mit der darauf notierten PIN! Auch dies sollten Sie in der Überlassungsvereinbarung explizit verbieten.

5. PINs sind immer geheim zu halten.

Machen Sie Ihre Fahrer darauf aufmerksam, die PIN so einzugeben, dass sie dabei nicht beobachtet werden. Denn allzu schnell haben böse Buben von der Originalkarte eine Kopie gezogen und tanken mit der ausgespähten PIN munter darauf los.

6. Tankkarten niemals aus der Hand geben.

Weisen Sie alle Karteninhaber an, diese niemals aus der Hand zu geben. Denn allzu schnell wird entweder eine Kopie angefertigt oder es werden für den Fahrer unbemerkt zusätzliche Posten auf die Rechnung gebucht. Dies gilt insbesondere bei Tankvorgängen im Ausland.

7. Lassen Sie die Karten aufgebrochener Fahrzeuge sofort sperren.

Wurde ein Fahrzeug aufgebrochen, gehen Sie vorsichtshalber immer davon aus, dass sich die Karte im Fahrzeug befand. Denn auch wenn sie nicht gestohlen wurde, besteht die Gefahr, dass eine Kopie angefertigt wurde.

8. Schränken Sie die Nutzung der Karten ein.

Es ist zwar praktisch, wenn ein Mitarbeiter in der Tankstelle neben den Spritkosten auch gleich seinen privaten Imbiss mit der Karte begleichen kann. Aber durch die Trennung von Fahrzeugkosten und den privaten Ausgaben entstehen Ihrer Buchhaltung unnötiger Aufwand und nicht unerhebliche Kosten.

9. Prüfen Sie Abrechnungen zeitnah.

Nur wenn Sie die Abrechnungen möglichst schnell überprüfen, dämmen Sie den Missbrauch gestohlener oder kopierter Karten ein.

10. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Zwar mag vielen unter uns dieser Wahlspruch etwas altmodisch erscheinen, aber sehen Sie sich zumindest stichprobenartig auch einmal den Durchschnittsverbrauch einzelner Fahrzeuge an. Denn kaum ein Tankwart überprüft - auch bei fahrzeuggebundenen Karten - ob auch wirklich das berechtigte Fahrzeug an der Zapfsäule steht

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