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Als Fuhrparkmanager sind Sie nicht nur für die permanente Einsatzbereitschaft der betriebseigenen Fahrzeugflotte verantwortlich. Oft übernehmen Sie...

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So verhindern Sie als Fuhrparkleiter eine unberechtigte Fahrzeugnutzung

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Natürlich müssen Sie als Fuhrpark- und Logistikverantwortlicher die Führerscheine Ihrer Fahrer überprüfen. Das ist klar! Aber mit der Überprüfung des Führerscheins allein haben Sie § 21 noch nicht genügend Rechnung getragen:

Sie müssen wirkungsvoll verhindern, dass ein Nichtberechtigter in ein Fahrzeug aus Ihrem Verantwortungsbereich steigt und losfährt. Sollte das bei Ihnen passieren und der Richter erfährt vom berühmten Schlüsselbrett, an dem alle Fahrzeugschlüssel für jeden zugänglich hängen, werden Sie bei ihm sicherlich wenig Verständnis finden.

Das berühmte Schlüsselbrett ist also sicher keine gute Idee. Schlüssel und Fahrzeugpapiere müssen Sie grundsätzlich so aufbewahren, dass kein Unberechtigter Zugriff hat. Auch dann, wenn sich dieses Schlüsselbrett in einem abschließbaren Büro befindet, wird Ihnen mit ziemlicher Sicherheit jeder Richter Fahrlässigkeit unterstellen, wenn ein Mitarbeiter sich den Schlüssel organisiert und mit einem Fahrzeug losfährt, etwa während Sie telefonieren.

Schlüssel und Fahrzeugpapiere müssen Sie grundsätzlich unter Verschluss halten. Sie dürfen diese nur herausgeben, wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass der Mitarbeiter eine gültige Fahrerlaubnis besitzt und auch fahrfähig ist. Zur sicheren Aufbewahrung eignen sich mehrere Methoden:

  1. Bei einem übersichtlichen Fahrzeugpool können Sie Schlüssel und Papiere in einer abschließbaren Kassette aufbewahren.
  2. Als Alternative genügt es auch, wenn Sie als Aufbewahrungsort eine Schreibtischschublade wählen. Aber auch hier gilt: Sie muss abschließbar sein
  3. Bei mittleren und größeren Pools kommen Sie nicht mehr damit aus. Hier sollten Sie die Anschaffung eines Schrankes in Erwägung ziehen, der mit Haken oder Fächern ausgestattet ist.
  4. Bei größeren Fuhrparks, in denen Fahrzeuge auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten ausgegeben und zurückgenommen werden müssen, bieten sich automatisierte Ausgabesysteme an. Hier gibt zum Beispiel ein Automat Schlüssel und Papiere aus, nachdem sich der berechtigte Mitarbeiter mittels Codenummer oder Magnetkarte ausgewiesen hat.
  5. Bei größeren Fuhrparks, in denen Fahrzeuge auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten ausgegeben und zurückgenommen werden müssen, bieten sich automatisierte Ausgabesysteme an. Hier gibt zum Beispiel ein Automat Schlüssel und Papiere aus, nachdem sich der berechtigte Mitarbeiter mittels Codenummer oder Magnetkarte ausgewiesen hat.

Tipp: Fahrzeigpapiere gehören nicht ins Fahzeug. In vielen Fuhrparks werden die Fahrzeugpapiere einfach im Handschuhfach oder hinter der Sonnenblende aufbewahrt.

Da freut sich der Dieb, denn gerät er in eine Routinekontrolle der Polizei, sind seine Chancen, nicht aufzufallen – er kann ja die Papiere vorzeigen – recht gut. Gleiches gilt, wenn er das Fahrzeug ins Ausland verbringen will. Fragt der Zollbeamte nach den Papieren, kann er sie elegant zücken und darf daraufhin meistens ohne weitere Überprüfung die Grenze passieren.

Wenn Sie den Diebstahl anschließend Ihrer Versicherung melden, und die erfährt vom laschen Umgang mit den Papieren in Ihrem Unternehmen, können Sie sich auf Schwierigkeiten bei der Schadenregulierung einrichten.

Dokumentieren Sie immer Ausgabe und Rücknahme der Fahrzeuge

Halten Sie grundsätzlich schriftlich fest, wann Sie ein Fahrzeug an welchen Mitarbeiter ausgegeben haben und wann es wieder an Sie zurückgegeben wurde. Lassen Sie sich die Fahrzeugübernahme unbedingt schriftlich bestätigen. So können Sie immer zweifelsfrei feststellen, wem ein eventuelles Verkehrsvergehen zuzuordnen ist. Können Sie dies nicht mit einem solchen Dokument beweisen, sind Sie voll in der Verantwortung: Sie zahlen Bußgeld und kassieren obendrein eventuell noch Punkte in Flensburg.

Tipp: Verwenden Sie ein automatisches Ausgabesystem, sollte es grundsätzlich dokumentieren, wann genau ein Fahrzeug an wen ausgegeben wurde.

Auch das Führen eines Fahrtenbuchs hilft Ihnen dabei, den Fahrer zum Zeitpunkt einer Verkehrsübertretung aufzufinden. Insbesondere wenn mehrere Personen gemeinsam mit einem Fahrzeug unterwegs sind und sich beim Fahren abwechseln, sollte ein Fahrtenbuch zwingend sein. Prüfen Sie in einem solchen Fall bei der Fahrzeugübergabe grundsätzlich die Führerscheine aller Mitarbeiter, die auf der Reise fahren wollen.

Weisen Sie darauf hin, dass jeder Fahrerwechsel mit Datum, Uhrzeit und gefahrener Strecke genauestens im Fahrtenbuch dokumentiert werden muss. Diesen Hinweis auf die Dokumentationspflicht sollten Sie zu Ihrer Sicherheit immer schriftlich festhalten und sich per Unterschrift bestätigen lassen.

Tipp: Prüfen Sie die Einträge in den Fahrtenbüchern regelmäßig auf Vollständig- und Richtigkeit. Stellen Sie hierbei Unregelmäßigkeiten fest, dann weisen Sie die betreffenden Fahrer immer schriftlich auf die Notwendigkeit der korrekten Fahrtenbuchführung hin. Fruchtet auch das nicht, so sollten Sie an diese Fahrer grundsätzlich kein Fahrzeug mehr aushändigen.

Wenn Sie diese Tipps beachten, können Sie Bußgeldverfahren und Fahreranfragen von Behörden beruhigt entgegensehen.

Ausländische Führerscheine

Legt Ihnen ein Mitarbeiter einen ausländischen Führerschein vor, beachten Sie Folgendes:

  • Dieser Führerschein ist nur 165 Tage gültig. Die Frist läuft an, nachdem der Mitarbeiter seinen Wohnsitz ins Inland verlegt hat.
  • Ein Führerschein, der innerhalb von 3 Jahren nicht umgeschrieben wurde, verliert seine Gültigkeit.
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