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Steuertipp für Fuhrparkverantwortliche: Finanzämter müssen leichte Mängel bei der Fahrtenbuchführung akzeptieren

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Rechnet einer Ihrer Fahrer seinen geldwerten Vorteil für seinen Dienstwagen nach der Fahrtenbuchmethode ab, so kann er im Einzelfall jede Menge Steuern sparen. Doch fanden die Finanzbeamten in der Vergangenheit auch nur einen kleinen Fehler im Fahrtenbuch, dann erklärten sie es für ungültig und versteuerten gnadenlos nach der 1-%-Methode. Doch damit ist es nach einem äußerst bemerkenswerten Urteil des Bundesfinanzhofes vorbei. Welche Vorteile das Urteil für Ihren Fuhrpark bringt, berichtet der LogistikManager.

Dürfen Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Dienstfahrzeuge auch privat nutzen, dann verlangt der Fiskus seinen Anteil. Denn aus seiner Sicht ist diese Nutzung ein geldwerter Vorteil, der zum Gehalt des Mitarbeiters hinzuzuzählen und zu versteuern ist.
Hierbei lassen die Finanzämter 2 unterschiedliche Methoden zu. Die einfachere - aber oft für den Mitarbeiter ungünstigere - Methode ist die so genannte 1-%-Regelung. Hierbei wird 1 % des Fahrzeuglistenpreises jeden Monat zum normalen Gehalt hinzugerechnet und der Einkommensversteuerung unterworfen. Zusätzlich kommen noch einmal 0,03 % pro Kilometer für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstelle hinzu.
Die Fahrtenbuchmethode
Alternativ kann der Mitarbeiter aber auch nach der Fahrtenbuchmethode abrechnen. Hierzu muss er allerdings jede Strecke - egal, ob Privat- oder Dienstfahrt - akribisch genau schriftlich festhalten. Dafür muss er dann nur die tatsächlich mit dem Dienstfahrzeug privat gefahrenen Kilometer als geldwerten Vorteil versteuern.
Doch um in den Genuss dieses Vorteils zu kommen, haben die Finanzämter klare Regeln an das Führen eines Fahrtenbuchs geknüpft:

  • Das Fahrtenbuch muss möglichst zeitnah zur Fahrt geführt werden.
  • Es muss sichergestellt sein, dass keine Seiten aus dem Fahrtenbuch entfernt werden können.
  • Alle Fahrten müssen mit Fahrtzeitpunkt, gefahrene Kilometer und Tachostand genau festgehalten werden.
  • Es muss genau ersichtlich sein, wann welche Fahrten über wie viele Kilometer für private und berufliche Zwecke getätigt wurden.
  • Besteht eine beruflich bedingte Fahrt aus mehreren zusammenhängenden Teilabschnitten, kann der Fahrer diese als zusammenhängende Strecke in das Fahrtenbuch eintragen. Allerdings muss aus den Eintragungen klar hervorgehen, welche Stationen nacheinander angefahren wurden.
  • Es muss klar ersichtlich sein, wenn die berufliche Fahrt aus privaten Zwecken unterbrochen wurde. Besucht der Fahrer also beispielsweise zunächst die Kunden Friedrich und Müller, um dann zum Einkaufen in den Baumarkt zu fahren, von wo er anschließend die Kunden Paul und Peters besucht, so kann er die Fahrten zu Friedrich und Müller sowie Paul und Peters zusammengefasst eintragen, die Privatfahrt muss er jedoch gesondert erfassen.


Darüber hinaus muss ein Finanzbeamter die Eintragungen im Fahrtenbuch mit einem vertretbaren Aufwand überprüfen können, und das Fahrtenbuch darf keine inhaltlichen Unregelmäßigkeiten enthalten, die die Richtigkeit der gemachten Kilometerangaben infrage stellen.

Streitpunkt genaue Kilometerangaben

Und genau bei dem letzten Punkt hatte es in der Vergangenheit immer wieder Streit zwischen dem Fiskus und den Fahrtenbuchführern gegeben. Fand nämlich zum Beispiel der Beamte irgendwo eine Abweichung zwischen dem eingetragenen Kilometerstand und den Streckenangaben, dann stellte er die korrekte Führung des gesamten Fahrtenbuchs infrage und verlangte rückwirkend eine Versteuerung nach der 1-%-Methode.
Genauso ist einem Fahrer ergangen, bei dem ein Finanzbeamter folgende Mängel ausmachte:

  • Für eine Fahrt lag in der Buchhaltung des Unternehmens zwar eine Tankrechnung vor, der dazu gehörige Eintrag ins Fahrtenbuch war aber nicht vorhanden.
  • Und in 2 Fällen bemängelte der Finanzbeamte eine Diskrepanz zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und den in der Firmenbuchhaltung vorliegenden Werkstattrechnungen.

Der Beamte wollte darauf das Fahrtenbuch für die Besteuerung des geldwerten Vorteils nicht anerkennen und führte eine Besteuerung nach der 1-%-Regelung durch. Damit war der Fahrer jedoch nicht einverstanden und klagte vor Gericht.
Der Fall landete schließlich vor dem Bundesfinanzhof (BFH), wo die Richter zwar grundsätzlich die Verpflichtung zum korrekten Führen eines Fahrtenbuches unterstrichen, jedoch im Urteil klar herausstellten, dass nicht jeder kleinere Fehler zur Verwerfung des ganzen Fahrtenbuchs führen dürfe. Entscheidend ist nach Ansicht der obersten Finanzrichter, ob ein Fahrtenbuch insgesamt plausible Einträge enthält. Genauso wie es in einer Firmenbuchhaltung immer wieder zu kleineren Fehlern kommen könne, deshalb aber nicht gleich die gesamte Buchführung hinfällig sei, so gilt dies auch bei Fahrtenbüchern. Maßgeblich für die steuerliche Anerkennung ist nach Ansicht des BFH immer, ob sich trotz leichter Mängel in einem Fahrtenbuch erkennen lasse, ob das Buch im Großen und Ganzen vollständig und richtig geführt wurde. (BFH, Entscheid vom 10.4.2008, Az.: VI R 38/06)

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