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Wie Sie Kosten beim Kauf von privat als Betriebsausgaben abziehen

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Urheber: animaflora | Fotolia

Von Iris Schuler,

Es kommt nicht selten vor, dass Kleinunternehmer beispielsweise einen Gebrauchtwagen als Firmenfahrzeug von einer Privatperson kaufen oder Waren über eBay beziehen. Die Kosten, die entstehen, sind Betriebsausgaben. Damit Sie den Abzug als Betriebsausgaben sicherstellen, müssen Sie Ausgaben aus dem Einkauf bei Privatpersonen jedoch beim Finanzamt glaubwürdig belegen und absetzen. Wie Sie den Abzug der Betriebsausgaben retten, lesen Sie in dieser Serie.

Warum sind Betriebsausgaben beim Einkauf bei Privatpersonen anders?

In Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung dokumentieren Sie jede Buchung durch einen oder mehrere Belege. Das gilt sowohl für Belege, die Sie selbst an andere erstellen als auch für Belege, die Sie von anderen erhalten. Kaufen Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer bei Privatpersonen, können sich besondere Situationen ergeben:

Abzug der Betriebsausgaben sichern: Besondere Situationen beim privaten Einkauf

  • Sie erhalten über die Betriebsausgaben eine Rechnung, die angibt zu welchem Preis Sie etwas gekauft haben.
  • Statt einer Rechnung erhalten Sie eine formlose Quittung, die nur wenige Daten enthält, es wird beispielsweise der Erhalt des Betrags quittiert.
  • Es entstehen Ihnen Betriebsausgaben, Sie erhalten jedoch keine Rechnung über Ihren Einkauf. Der Name und die Anschrift des Verkäufers sind Ihnen jedoch bekannt.
  • Sie kaufen etwas ein  und erhalten keine Rechnung. Sie bezahlen direkt bei Ihrem Einkauf, erhalten als Gegenwert sofort den gekauften Gegenstand und kennen weder Namen noch Anschrift des Verkäufers. Das kann passieren, wenn Sie beispielsweise auf einem Flohmarkt einkaufen.

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Betriebsausgaben abziehen: Vorsteuerabzug entfällt beim privaten Einkauf

Als Unternehmer ziehen Sie normalerweise die Umsatzsteuer, die Ihnen von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wird als Vorsteuer ab. Diese Möglichkeit haben Sie immer dann, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Kaufen Sie bei Privatpersonen ein, ist ein Abzug der Vorsteuer nicht möglich, weil Privatpersonen keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.

Sie merken, bei einem privaten Einkauf kann sich der Abzug der Betriebskosten als schwierig gestalten. Lesen Sie weiter in dieser Serie und erfahren Sie, wie Sie den Abzug der Betriebsausgaben auch beim Privateinkauf sicherstellen.

Verkauft der eBay-Händler Gegenstände von Privatkunden im eigenen Namen, entstehen Umsätze, die grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sind. Weist der Händler Vorsteuer aus, dürfen Sie die Vorsteuer selbstverständlich ziehen.

In den meisten Fällen wird der eBay-Händler, der Gegenstände von Privatpersonen verkauft, jedoch die Differenz-Besteuerung wählen, weil er so nur Umsatzsteuer für die Differenz zwischen Einkauf und Verkauf versteuern muss. In diesem Fall werden Sie in seiner Rechnung keine Umsatzsteuer finden, und Sie können auch keine Vorsteuer ziehen. Ist der Händler ein umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer, weist er ebenfalls keine Vorsteuer aus. Der Abzug der Vorsteuer entfällt auch für Sie.

Eigenbeleg für den Abzug der Betriebsausgaben

Es kommt häufig vor, dass beim Einkauf von Privatpersonen auf einem Beleg erforderliche Angaben fehlen. In diesem Fall erstellen Sie zum Abzug der Betriebsausgaben zusätzlich einen Eigenbeleg. Der Eigenbeleg unterstützt den Abzug der Betriebsausgaben, denn er enthält alle weiteren Daten. Wichtig ist, dass Sie beide Belege für Ihre Buchführung aufheben.

Bekommen Sie für Ihren Einkauf keinen Beleg, kennen jedoch Name und Anschrift des Verkäufers, erstellen Sie einen Eigenbeleg zum Abzug der Betriebsausgaben mit den genannten Angaben.

Ein Eigenbeleg sollte folgende Angaben erhalten:

  • Name und Anschrift des Empfängers bzw. Lieferanten
  • Verständlicher Text, der den Geschäftsablauf erklärt
  • Ausstellungsdatum und Datum der Zahlung
  • Eine korrekte Rechnung

Wenn Sie Namen und Anschrift der Privatperson kennen, die Ihnen den Gegenstand verkauft hat, kann das Finanzamt Ihnen den Abzug der Betriebsausgaben nicht streichen.

In diesem Fall haben Sie jedoch kein Dokument, das belegt, dass Sie den Gegenstand tatsächlich bei einer Privatperson gekauft haben und dafür Geld bezahlt hatten. Kommt dies in Ihrem Unternehmen häufig vor, kann das Finanzamt den Abzug der Betriebsausgaben genauer überprüfen. Falls möglich, sollten Sie deshalb auch beim Privateinkauf immer auf die Ausstellung eines Belegs bestehen, um den Abzug der Betriebsausgaben erst gar nicht in Frage zu stellen.

Im Internet finden Sie die Angaben zum Abzug der Betriebsausgaben

Jeder Verkäufer, der zum Beispiel über eBay Ware anbietet, hat ein Mitgliedskonto. Es ist nicht möglich, dieses Konto über einen Decknamen zu führen. Deshalb finden Sie hier den Namen, die aktuelle Adresse, die Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Alles wichtige Angaben, die Sie für den späteren Abzug der Betriebsausgaben benötigen. Kaufen Sie auf eBay ein, haben Sie also immer die erforderlichen Daten, die Sie zum Abzug der Betriebsausgaben benötigen. Zudem ist der Gegenstand, den Sie erwerben, im Internet beschrieben. Davon können Sie sich ein Ausdruck erstellen.

Kaufen Sie bei Privatpersonen ein, benötigen Sie keine offizielle Rechnung, denn ein Abzug der Vorsteuer ist hier nicht möglich. Suchen Sie ein Konto heraus, das zu Ihrem Einkauf passt, und verbuchen Sie den Betrag. Erwerben Sie Artikel bei einem professionellen Anbieter, können Sie hingegen die Vorsteuer-Steuer ziehen und benötigen dazu das Original einer ausgedruckten Rechnung.

Kosten, die Ihnen durch die Abwicklung entstehen und von Ihnen bezahlt werden, gelten als Betriebsausgaben.

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