Übernachtungspauschale & Übernachtungskosten im Inland und Ausland

Was sind Übernachtungskosten?

Wer im Inland oder Ausland beruflich unterwegs ist und aufgrund einer Geschäftsreise übernachten muss, zahlt dafür Übernachtungskosten. Diese angefallenen Kosten auf einer Dienstreise können vom Unternehmen übernommen werden. Dafür gibt es zwei Optionen: Entweder der Arbeitgeber übernimmt die Übernachtungskosten komplett. Dafür sind jedoch entsprechende Belege erforderlich, die die Kosten ausweisen. Anschließend können diese Übernachtungskosten vom Arbeitgeber steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Die andere Option: Er zahlt seinem Arbeitnehmer eine Übernachtungspauschale, die in Deutschland aktuell bei 20 Euro pro Tag für inländische Übernachtungen liegt. Im Ausland ist der Betrag höher, dazu später mehr.

Muss der Arbeitgeber die Übernachtungskosten übernehmen?

Rechtlich ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Übernachtungskosten seines Arbeitnehmers zu bezahlen. In der Praxis bezahlen Unternehmen jedoch in der Regel entweder die Pauschale oder die gesamten Übernachtungskosten. Denn wer diesen Teil der Reisekosten, zu denen auch Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten zählen, nicht übernimmt, riskiert unzufriedene Mitarbeiter. Als Richtline dient hier das Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten Abs. 5.

Auch die Übernachtungspauschale ist eine freiwillige Leistung durch den Arbeitgeber. Dieser ist, wie bei der Erstattung der Übernachtungskosten, nicht zur Zahlung der Pauschale verpflichtend.

Wie kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten abrechnen?

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Arbeitgeber Übernachtungskosten abrechnen können. Sie übernehmen sie entweder gar nicht, zahlen sie komplett oder eine Pauschale pro Nacht. Die drei Optionen im Detail:

• Keine Kostenübernahme: Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, eine Erstattung der Übernachtungen zu leisten. In diesem Fall bleibt aus Sicht des Arbeitnehmers lediglich die Option, den Pauschbetrag der Werbungskosten zu nutzen und die Kosten so abzusetzen.
• Komplettübernahme: Unter Vorlage der Übernachtungsbelege können Unternehmen die gesamten Übernachtungskosten der Reisekosten mittels der Reisekostenabrechnung übernehmen. Diese sind als Betriebsausgabe vollständig von der Steuer absetzbar.
• Übernachtungspauschale: Alternativ können Arbeitgeber eine Pauschale als Teil der Reisekostenabrechnung freiwillig erstatten. Für Bundesbedienstete (z.B. Mitarbeiter von Behörden) beträgt bei Übernachtungen innerhalb Deutschlands die Pauschale (Übernachtungsgeld) aktuell 20 Euro, im Ausland liegt sie höher. Unternehmen können diese als Betriebsausgaben steuerlich absetzen.

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale ist ein freiwilliger Bestandteil der Reisekostenvergütung und deckt die Kosten ab, die einem Mitarbeiter durch eine beruflich veranlasste Übernachtung fernab seines Wohnorts entstehen.

Dieser Betrag kann vom Arbeitgeber steuerfrei an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden, sofern keine höhere tatsächliche Rechnung (z. B. Hotelrechnung) geltend gemacht wird. In der Unternehmenspraxis dient die Pauschale häufig als unbürokratische Lösung für Übernachtungen, bei denen keine formelle Rechnung vorliegt, etwa bei privaten Übernachtungen während einer Dienstreise oder zur Vereinfachung kleinerer Abrechnungsvorgänge.

Wann zahlt das Unternehmen die Übernachtungspauschale?

Nicht für jede Art der Übernachtung kann die Übernachtungspauschale in Anspruch genommen werden. Die Übernachtungspauschale gilt lediglich für Nächte in Hotels, Pensionen oder anderen bezahlten Unterkünften. Wer hingegen in der Stadt der Dienstreise bei Freunden oder der Familie übernachtet, kann keine Übernachtungspauschale dafür erhalten.

Ist die Übernachtungspauschale steuerfrei?

Als Unternehmen können Sie Ihren Arbeitnehmern im Rahmen von Dienstreisen freiwillig eine Übernachtungspauschale erstatten. Die gezahlte Übernachtungspauschale ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine freiwillige Leistung. Erstatten Sie die Pauschale, handelt es sich um betrieblich veranlasste Aufwendungen, die Sie als Betriebsausgabe ansetzen können. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, da der Pauschale keine Hotelrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer zugrunde liegt.

Die Übernachtungspauschale gilt ausschließlich für die Erstattung an Mitarbeiter eines Unternehmens. Für eigene Reisen des Unternehmers oder eines Geschäftsführers ohne Arbeitsverhältnis können keine Pauschalen angesetzt werden, sondern nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten mit Beleg.

Die Übernachtungspauschale ist damit eine freiwillige, steuerlich anerkannte Vereinfachungsregel, die Unternehmen nutzen können, aber nicht nutzen müssen.

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale in Deutschland?

Für Übernachtungen im Inland legt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) auch für das Kalenderjahr 2026 eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht fest. Dieser Betrag unterliegt einer regelmäßigen Prüfung durch den Gesetzgeber, ist jedoch seit vielen Jahren stabil.

In der betrieblichen Praxis dient dieser Fixbetrag primär als steuerfreier Erstattungssatz, wenn der Arbeitnehmer keine höheren tatsächlichen Übernachtungskosten (z. B. durch eine Hotelrechnung) nachweist. Da die realen Marktpreise für Hotelübernachtungen in Deutschland meist deutlich über diesem Satz liegen, nutzen Unternehmen die Pauschale häufig für unbürokratische Abrechnungen in Sonderfällen, während reguläre Hotelkosten in der Regel gegen Einzelnachweis in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale im Ausland?

Wen es auf seinen Dienstreisen oft ins Ausland verschlägt, kann andere Übernachtungspauschalen erhalten. Diese variieren von Land zu Land, teilweise auch von Stadt zu Stadt in einzelnen Ländern. Eine Übersicht über ausgewählte Länder und Städte:

Was sind die Vorteile der Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer?

Die Vorteile der Übernachtungspauschale aus Sicht der Arbeitnehmer:

• Die Übernachtungspauschalen sind steuerfrei. So erhalten Sie ein „Bonusgehalt“, das vor allem dann zum Tragen kommt, wenn die Kosten für die tatsächliche Übernachtung unterhalb des Pauschalbetrags liegt. Das ist vor allem im Ausland möglich. In Deutschland hingegen wird bei einer Pauschale dieser Fall selten bis nie eintreten.
• Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu übernehmen. Wird eine Pauschale bezahlt, wird immerhin mindestens ein Teil der Reisekosten übernommen.
• Es müssen keine Belege aufbewahrt und gesammelt werden, diese sind für die Übernachtungspauschale nicht nötig.

Was sind die Vorteile der Übernachtungspauschale für Arbeitgeber?

Auch aus Sicht des Arbeitgebers bringt die Übernachtungspauschale Vorteile mit sich:

• Es ist gegenüber der gesamten Kostenerstattung eine buchhalterisch und organisatorisch einfachere Aufgabe, die Pauschale auszuzahlen. Es werden beispielsweise keine Originalbelege gefordert.
• Jeder Arbeitnehmer wird mit der Pauschale, die gesetzlich festgelegt wird, gleich behandelt. Es gibt so kein „böses Blut“ im Vergleich zur Kostenerstattung, bei der der eine Mitarbeiter möglicherweise ein teures, der andere hingegen ein günstiges Hotel wählt.

Wann sollte die Pauschale gegenüber der Kostenerstattung bevorzugt werden?

Ein Vergleich zeigt gut, wann sich aus Arbeitnehmersicht die Übernachtungspauschale und wann die gesamte Kostenerstattung lohnt. Letztlich entscheidet darüber jedoch der Arbeitgeber – der einen „Zuschuss“ oder eine Erstattung auch gänzlich ablehnen kann.

Angenommen, ein Mitarbeiter übernachtet dienstlich drei Nächte in Düsseldorf. Die Kosten pro Nacht liegen bei 60 Euro, was insgesamt einer Hotelrechnung in Höhe von 180 Euro entspricht. Er erhält eine steuerfreie Übernachtungspauschale von 60 Euro (drei Nächte, jeweils 20 Euro). Die Gesamterstattung wäre für den Arbeitnehmer also deutlich besser.

Gleichzeitig übernachtet ein anderer Mitarbeiter in Kopenhagen. Hier greift eine Übernachtungspauschale in Höhe von 183 Euro für Dänemark, was 549 Euro entspricht. Die tatsächlichen Hotelkosten liegen bei 120 Euro pro Nacht – 360 Euro beträgt die Hotelrechnung für die gesamte Dienstreise. Wird nun die Übernachtungspauschale angewandt, erhält der Arbeitnehmer ein „Extra-Nettogehalt“ in Höhe von 189 Euro. Der Arbeitgeber würde in diesem Falle mehr bezahlen, als für die Übernachtung angefallen ist.

Die folgende Tabelle liefert Ihnen noch einmal einen Überblick, wann welche Option vorteilhafter für den Arbeitnehmer sind:

Gibt es für Selbstständige eine Übernachtungspauschale?

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern können Selbstständige und Freiberufler für Übernachtungen im Inland keine Pauschbeträge als Betriebsausgaben absetzen. Das Steuerrecht sieht hier konsequent den Einzelnachweis vor. Das bedeutet, wer als Selbstständiger in Deutschland auf Geschäftsreise ist, muss die tatsächlichen Kosten durch eine ordnungsgemäße Hotelrechnung belegen, um diese in voller Höhe steuerlich geltend zu machen.

Während im Inland das Sammeln von Belegen unumgänglich ist, bietet die Pauschalabrechnung im Ausland eine administrative Erleichterung. Ein direkter steuerfreier „Bonus“ wie bei Arbeitnehmern entfällt zwar, doch mindern die tatsächlichen Hotelkosten als Betriebsausgaben direkt den zu versteuernden Gewinn, was bei hohen Übernachtungskosten oft vorteilhafter ist als eine niedrige Pauschale.