Übernachtungspauschale & Übernachtungskosten | 2023

Was sind Übernachtungskosten?

Wer im Inland oder Ausland beruflich unterwegs ist und aufgrund einer Geschäftsreise übernachten muss, zahlt dafür Übernachtungskosten. Diese angefallenen Kosten auf einer Dienstreise können vom Unternehmen übernommen werden. Dafür gibt es zwei Optionen: Entweder der Arbeitgeber übernimmt die Übernachtungskosten komplett. Dafür sind jedoch entsprechende Belege erforderlich, die die Kosten ausweisen. Anschließend können diese Übernachtungskosten vom Arbeitgeber steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Die andere Option: Er zahlt seinem Arbeitnehmer eine Übernachtungspauschale, die in Deutschland aktuell bei 20 Euro pro Tag für inländische Übernachtungen liegt. Im Ausland ist der Betrag höher, dazu später mehr.

Muss der Arbeitgeber die Übernachtungskosten übernehmen?

Rechtlich ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Übernachtungskosten seines Arbeitnehmers zu bezahlen. In der Praxis bezahlen Unternehmen jedoch in der Regel entweder die Pauschale oder die gesamten Übernachtungskosten. Denn wer diesen Teil der Reisekosten, zu denen auch Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten zählen, nicht übernimmt, riskiert unzufriedene Mitarbeiter.

Wichtig: Auch die Übernachtungspauschale ist eine freiwillige Leistung durch den Arbeitgeber. Dieser ist wie bei der Erstattung der Übernachtungskosten nicht zur Zahlung der Pauschale verpflichtend.

Wie kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten abrechnen?

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Arbeitgeber Übernachtungskosten abrechnen können. Sie übernehmen sie entweder gar nicht, zahlen sie komplett oder eine Pauschale pro Nacht. Die drei Optionen im Detail:

• Keine Kostenübernahme: Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, eine Erstattung der Übernachtungen zu leisten. In diesem Fall bleibt aus Sicht des Arbeitnehmers lediglich die Option, den Pauschbetrag der Werbungskosten zu nutzen und die Kosten so abzusetzen.
• Komplettübernahme: Unter Vorlage der Übernachtungsbelege können Unternehmen die gesamten Übernachtungskosten der Reisekosten mittels der Reisekostenabrechnung übernehmen. Diese sind als Betriebsausgabe vollständig von der Steuer absetzbar.
• Übernachtungspauschale: Alternativ können Arbeitgeber eine Pauschale als Teil der Reisekostenabrechnung ansetzen. Für Übernachtungen innerhalb Deutschlands beträgt diese aktuell 20 Euro, im Ausland liegt sie höher. Diese Pauschale ist für den Arbeitnehmer steuerfrei, Arbeitgeber hingegen können diese nicht als Betriebsausgabe absetzen.

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale ist Teil der Reisekostenabrechnung. In Deutschland beträgt sie 20 Euro pro Tag oder Nacht und wird vom Arbeitgeber steuerfrei an den Arbeitnehmer nach einer Dienstreise ausgezahlt.

Wann kann man die Übernachtungspauschale bekommen?

Nicht für jede Art der Übernachtung kann die Übernachtungspauschale in Anspruch genommen werden. Die Übernachtungspauschale gilt lediglich für Nächte in Hotels, Pensionen oder anderen bezahlten Unterkünften. Wer hingegen in der Stadt der Dienstreise bei Freunden oder der Familie übernachtet, kann keine Übernachtungspauschale dafür erhalten.

Ist die Übernachtungspauschale steuerfrei?

Für Arbeitnehmer ist die Übernachtungspauschale steuerfrei. Unternehmen hingegen können die Übernachtungspauschale nicht als Betriebsausgabe ansetzen – das geht lediglich mit den erstatteten Übernachtungskosten. Pro Tag respektive Nacht erhalten Arbeitnehmer für inländische Übernachtungen 20 Euro, für Nächte im Ausland liegt der Satz höher.

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale in Deutschland?

Für Übernachtungen im Inland sieht das Bundesministerium für Finanzen (BMF) im Jahr 2023 eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 Euro vor. Dieser Betrag wird vom BMF Jahr für Jahr neu geprüft und festgelegt – er liegt aber bereits seit Jahren bei 20 Euro.

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale im Ausland?

Wen es auf seinen Dienstreisen oft ins Ausland verschlägt, kann andere Übernachtungspauschalen erhalten. Diese variieren von Land zu Land, teilweise auch von Stadt zu Stadt in einzelnen Ländern. Eine Übersicht über ausgewählte Länder und Städte für das Jahr 2023:

Sie finden die gesamte Liste aller Länder und Städte auf der Seite des BMF.

Was können Arbeitnehmer tun, wenn der Arbeitgeber die Übernachtungskosten nicht zahlt?

Arbeitgeber sind rechtlich nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten zu übernehmen. Daher sieht der Bund für diesen Bereich der Steuern und Finanzen jedes Arbeitnehmers vor, dass Reisekosten als Werbungskosten angegeben werden können, um diese steuerlich geltend zu machen.

Dieser Pauschbetrag beträgt 1.000 Euro pro Jahr. Auch hierfür werden entsprechende Belege benötigt, die im Rahmen der Steuererklärung bei Nachfragen vorgelegt werden können. Wer viel unterwegs ist, braucht diesen schnell auf – zumal die Werbungskosten auch für andere Anlässe verwendet werden. 

Was sind die Vorteile der Übernachtungspauschale?

Auf den ersten Blick wirkt die Übernachtungspauschale von 20 Euro für inländische Übernachtungen wenig attraktiv. Im Ausland sieht das aber anders aus – ein Überblick über die Vorteile der Pauschale aus Arbeitnehmer- und Arbeitgebersicht.

Was sind die Vorteile der Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer?

Die Vorteile der Übernachtungspauschale aus Sicht der Arbeitnehmer:

• Die Übernachtungspauschalen sind steuerfrei. So erhalten Sie ein „Bonusgehalt“, das vor allem dann zum Tragen kommt, wenn die Kosten für die tatsächliche Übernachtung unterhalb des Pauschalbetrags liegt. Das ist vor allem im Ausland möglich. In Deutschland hingegen wird bei einer Pauschale von 20 Euro dieser Fall selten bis nie eintreten.
• Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu übernehmen. Wird eine Pauschale bezahlt, wird immerhin mindestens ein Teil der Reisekosten übernommen.
• Es müssen keine Belege aufbewahrt und gesammelt werden, diese sind für die Übernachtungspauschale nicht nötig.

Was sind die Vorteile der Übernachtungspauschale für Arbeitgeber?

Auch aus Sicht des Arbeitgebers bringt die Übernachtungspauschale Vorteile mit sich:

• Es ist gegenüber der gesamten Kostenerstattung eine buchhalterisch und organisatorisch einfachere Aufgabe, die Pauschale auszuzahlen. Es werden beispielsweise keine Originalbelege gefordert.
• Jeder Arbeitnehmer wird mit der Pauschale, die gesetzlich festgelegt wird, gleich behandelt. Es gibt so kein „böses Blut“ im Vergleich zur Kostenerstattung, bei der der eine Mitarbeiter möglicherweise ein teures, der andere hingegen ein günstiges Hotel wählt.

Was sind die Nachteile der Übernachtungspauschale?

Der Nachteil der Übernachtungspauschale aus Sicht eines Arbeitnehmers kommt vor allem dann zum Vorschein, wenn er für seine Dienstreisen primär in Deutschland unterwegs ist. Dann reichen 20 Euro im Normalfall nicht einmal ansatzweise, um die gesamten Übernachtungskosten zu decken.

Aus Sicht des Arbeitgebers ist die Sichtweise umgekehrt. Bei Auslandsreisen zahlen sie so oft mehr als die Unterkunft tatsächlich gekostet hat. Zudem können die Übernachtungspauschalen nicht als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden.

Wann sollte die Pauschale gegenüber der Kostenerstattung bevorzugt werden?

Ein Vergleich zeigt gut, wann sich aus Arbeitnehmersicht die Übernachtungspauschale und wann die gesamte Kostenerstattung lohnt. Letztlich entscheidet darüber jedoch der Arbeitgeber – der einen „Zuschuss“ oder eine Erstattung auch gänzlich ablehnen kann.

Angenommen, ein Mitarbeiter übernachtet dienstlich drei Nächte in Düsseldorf. Die Kosten pro Nacht liegen bei 60 Euro, was insgesamt einer Hotelrechnung in Höhe von 180 Euro entspricht. Er erhält eine steuerfreie Übernachtungspauschale von 60 Euro (drei Nächte, jeweils 20 Euro). Die Gesamterstattung wäre für den Arbeitnehmer also deutlich besser.

Gleichzeitig übernachtet ein anderer Mitarbeiter in Kopenhagen. Hier greift eine Übernachtungspauschale in Höhe von 183 Euro für Dänemark, was 549 Euro entspricht. Die tatsächlichen Hotelkosten liegen bei 120 Euro pro Nacht – 360 Euro beträgt die Hotelrechnung für die gesamte Dienstreise. Wird nun die Übernachtungspauschale angewandt, erhält der Arbeitnehmer ein „Extra-Nettogehalt“ in Höhe von 189 Euro. Der Arbeitgeber würde in diesem Falle mehr bezahlen, als für die Übernachtung angefallen ist.

Die folgende Tabelle liefert Ihnen noch einmal einen Überblick, wann welche Option vorteilhafter für den Arbeitnehmer sind:

Gibt es für Selbstständige eine Übernachtungspauschale?

Selbstständige können keine Übernachtungspauschale geltend machen. Ihnen bleibt aber die Möglichkeit, sämtliche Belege von Übernachtungen aufzubewahren und die Reisekosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Ein Steuervorteil wie im oben genannten Beispiel ist für Selbstständige also nicht möglich.