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Digitalisierung: Welche Möglichkeiten bietet das papierlose Büro?

 
Urheber: metamorworks | Adobe Stock

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Die Digitalisierung ist in vollem Gange und wirkt sich natürlich auch maßgeblich auf die Arbeit im Büro aus. Mails und Videoanrufe, Cloud-Systeme und Online-Bewerbungen – immer mehr läuft im Büro digital ab. Wir zeigen Ihnen, wo konkret die Potentiale der Digitalisierung im Büro liegen und warum es sich für Unternehmen lohnt, den Wandel zum „papierlosen Büro“ weiter voranzutreiben.

Was bedeutet Digitalisierung im Büro?

In der heutigen Zeit sind Computer und digitale Geräte wie Handy und Tablet aus dem Leben gar nicht mehr wegzudenken. Wir streamen Musik und Filme über das Internet, bestellen die Pizza online über Liefer-Apps und pflegen Bekanntschaften über soziale Netzwerke.

Auch die Arbeit im Büro hat sich im Rahmen der Digitalisierung im Vergleich zu früher enorm gewandelt: Ihre Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern erfolgt häufig per E-Mail oder Video-Telefonie, Rechnungen versenden Sie online und den Zugang zu Dokumenten regeln Sie vielleicht schon über eine zentrale Cloud.

Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Remote Working gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die Digitalisierung vereinfacht nicht nur das Leben, sondern auch die Arbeit im Büro. Konkret bedeutet dies für Sie, eine Arbeitswelt entstehen zu lassen, in der vollgestopfte Aktenschränke der Vergangenheit angehören und immer mehr Arbeitsprozesse digital gelöst werden. Häufig wird in diesem Zusammenhang von „papierlosem Büro“ geredet, weil eben der Papierbedarf auf ein Minimum reduziert wird. Dadurch können Sie Kosten für Papier, Ordner, Stifte etc. einsparen und es ergeben sich eine Reihe weiterer Vorteile

Vorteile des papierlosen Büros

Vereinfachter Zugriff

In Unternehmen, die der Digitalisierung noch hinterherhinken, stapeln sich Dokumentenordner häufig in Kellern und separaten Archiven. Die Mitarbeiter müssen die Unterlagen bei Bedarf erst suchen und ins Büro holen. Dazu kommt, dass die Unterlagen vielleicht im Laufe der Jahre ausgeblichen sind oder sich handschriftliche Notizen kaum noch entziffern lassen.

Digitale Lösungen ermöglichen Ihnen eine zentrale Datenspeicherung, sodass potentiell jeder Ihrer Mitarbeiter bequem vom PC sowie anderen digitalen Endgeräten Zugriff auf die notwendigen Unterlagen erhalten kann. Es gibt keine Probleme mehr, Dokumente zu finden oder zu lesen.

Einfache Anschlusssuche

In einem papierlastigen Büro kommt noch eine Anschlusssuche hinzu, schließlich benötigt man meist nicht den ganzen Ordner, sondern nur bestimmte Unterlagen darin. Man muss sich also durch den Ordner bzw. nicht selten durch mehrere blättern, um die gesuchten Unterlagen zusammenzutragen. In einem digitalisierten Archiv sorgen Sie dagegen dafür, dass sich die gewünschten Unterlagen wesentlich schneller und einfacher mit wenigen Klicks finden lassen.

Kostenersparnis

Mit einer digitalen Archivierung von Unterlagen sparen Sie enorme Kosten für Material und Lager ein. Müssen alle Unterlagen, wie E-Mails und Rechnungen, ausgedruckt werden, entstehen Kosten für Papier, Drucker, Ordner, Etiketten u.v.m. Dazu kommen Ausgaben für das Lager und die Regale. All das entfällt für Sie bei einem papierlosen Büro.

Datensicherheit

Nicht jeder Ihrer Angestellte sollte Zugriff auf sämtliche Firmenunterlagen haben. In einem digitalisierten Büro können Sie Rechte vergeben, welcher Mitarbeiter welche Unterlagen einsehen kann. Das verbessert die Datensicherheit, weil Unbefugte keine nicht für ihre Augen bestimmten Dokumente einsehen können.

Für bestimmte Bereiche müssen Sie zudem erhöhte Sicherheitsanforderungen berücksichtigen, beispielsweise beim Thema digitale Akte. Sie erleichtert einerseits etwa den Datenaustausch mit dem Finanzamt – gleichzeitig ist hier ein besonderer Schutz der sensiblen Informationen notwendig. Dazu sollten Sie ein passendes IT-Sicherheitskonzept implementieren.  

Volle Flexibilität

Durch die Digitalisierung können Ihre befugten Mitarbeiter praktisch von überall auf der Welt aus auf die Daten zugreifen, die sie benötigen. Sie müssen oftmals gar nicht mehr im Büro anwesend sein und können im Homeoffice arbeiten. Dies kann sowohl für Sie aus Arbeitgebersicht, als auch für Ihre Angestellten verschiedene Vorteile mit sich bringen, wenn Sie es richtig anpacken.

Verbesserter Kundenservice

Nicht nur die Arbeitsabläufe verbessern sich in einem digitalisierten Büro. Auch beim Kundenservice können Sie davon profitieren. Ihre Außendienstmitarbeiter haben zum Beispiel die Möglichkeit, unterwegs im Kundengespräch jederzeit gerade relevante Daten abzurufen. Dasselbe gilt für Ihre Mitarbeiter im Service. Der zuständige Angestellte ist in der Lage, Kundenanliegen stets kompetent zu beantworten, weil er mit einem Klick die entsprechende Information abrufen kann.

Darüber hinaus brauchen Sie Ihren Kunden nicht länger Werbung oder Rechnungen per Post zusenden. Newsletter und Rechnungen werden einfach per Mail versandt.

Arbeitszeit/Personalplanung

Fällt in einem papierlosen Büro einer Ihrer Angestellter spontan aus, etwa durch Krankheit, kann sein Vertreter die Arbeit dank der digitalen Archivierung wesentlich schneller und einfacher übernehmen. Andernfalls müsste er sich zunächst durch einen Stapel Papierakten quälen. Durch die Zeitersparnis im digitalen Büro können Sie mitunter sogar die eine oder andere Stelle kürzen und so Personalkosten einsparen.

Teambildung über örtliche Grenzen hinaus

Durch das digitalisierte Datenarchiv und die modernen Kommunikationsmöglichkeiten können Sie sich jederzeit mit Ihren Zweigstellen und externen Mitarbeitern vernetzen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Dadurch ergibt sich eine ganze Bandbreite neuer Möglichkeiten, ohne dass Sie Unterlagen zeitaufwendig hin und her schicken müssen.

Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit

Nicht nur die Teambildung in Ihrem eigenen Unternehmen profitiert von der Digitalisierung. In vielen Branchen, zum Beispiel in der Automobilindustrie oder im Bauwesen, eröffnen sich Potentiale durch die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten mit anderen Firmen oder den Kunden. Dies geht nur, wenn Sie in Sachen Digitalisierung up to date sind, sonst greifen Geschäftspartner und Kunden schnell auf zeitgemäßere Unternehmen zurück. 

Nachteile des papierlosen Büros

Viele gute Argumente sprechen dafür, die Digitalisierung in Ihrem Büro weiter voranzutreiben, um mittel- und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Als Nachteil ist eigentlich nur zu sehen, dass Veränderungen Mut von Ihnen erfordern und die Umstellung auf ein papierloses Büro natürlich zunächst Zeit und Geld kostet. Diese Investition rentiert sich jedoch schnell. Sie sollten ihre Mitarbeiter im Rahmen eines Team-Meetings von den Vorteilen eines digitalen Büros überzeugen und fortan vorleben, wie die Arbeit der Zukunft vonstattengeht.

Organisation des papierlosen Büros

Mehr oder weniger ist die Digitalisierung bereits in jedem Büro im Gange, denn es gibt kaum noch ein Unternehmen, das zum Beispiel nicht mit Geschäftspartnern und Kunden per Email kommuniziert. Um den lohnenswerten Weg zum papierlosen Weg weiter voranzutreiben, muss nun zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen, in der Sie feststellen, welche Unternehmensbereiche noch nicht digital erfasst wurden. Auf dieser Grundlage definieren sie den Soll-Zustand und entschieden, wie dieser erreicht werden kann. Hilfreich bei der Umsetzung des papierlosen Büros sind eine Reihe von Tools und Services:

Cloud-System

Um Ihre Firmenunterlagen zentral an einem digitalen Ort aufzubewahren und Ihren Mitarbeitern von überall zu ermöglichen, darauf zuzugreifen, benötigen Sie ein Cloud-System. Beliebte Systeme sind die Dropbox, die wegen ihrer einfachen, intuitiven Bedienung geschätzt wird, sowie GoogleDrive und Microsoft OneDrive.

Dokumentenscanner

Ein leistungsstarker Dokumentenscanner ist unerlässlich, um die Aktenberge, die sich in vielen Büros ansammeln, digital zu erfassen. Das Gerät sollte schnell arbeiten, beidseitig scannen und idealerweise direkt mit dem Cloud-System verknüpft werden können.

Digitalisierung der Briefpost

Die Digitalisierung der Briefpost ist ein wichtiger Teilaspekt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Effiziente Lösungen dafür bietet die Deutsche Post, aber auch Anbieter von Cloud-Systemen wie Dropbox unterstützen Firmen dabei mit Apps und Software.

Digitaler Kalender

Unablässig für die Speicherung von Terminen und Fristen ist ein Kalender. Während früher ein Tischkalender oder Notizbuch benutzt wurde, bedient man sich heute Programmen wie Google G Suite, das noch viele weitere praktische Tools beinhaltet. Auch die Kalenderfunktion von E-Mail-Programmen wie Outlook kann eine gute Lösung sein.

Kollaboratives Arbeiten

Die Digitalisierung im Büro fördert auch das kollaborative Arbeiten. Programme wie Google Docs ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, in Echtzeit gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Kommunikation

Durch die Digitalisierung müssen weder Aktenordner noch handschriftliche Notizen von einem Mitarbeiter zum anderen getragen werden. Die Kommunikation in Ihrem Büro kann einfach über Messenger wie Skype erfolgen, über die sich auch Dokumente und Notizen übertragen lassen.

Die digitale Pinnwand

Wichtige Mitteilungen und Artikel, zum Beispiel aus Fachzeitschriften, wurden früher in Papierform an Mitarbeiter verteilt. Evernote und Microsoft OneNote heißen Tools, die so etwas wie eine digitale Pinnwand sind und zur Aufbewahrung und Verbreitung wichtiger Informationen nützlich sein können.

Rechnungen und Belege digitalisieren

Um Rechnungen und Belege zu digitalisieren, können diese natürlich mit dem Dokumentenscanner eingescannt werden. Alternativen finden Sie in Tools wie die sevScan App, die Rechnungen und Belege automatisch erkennen und zuordnen.

Fazit

Die Digitalisierung im Büro ist in vollem Gange und nicht mehr aufzuhalten. Sie bietet ständig neue Möglichkeiten und hilft Ihnen, in Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen und sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Dadurch können Sie Innovationen besser vorantreiben und Ihr Unternehmen ist für die Anforderungen der Zukunft gerüstet.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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