3 gute Gründe, warum Sie eine funktionierende Ablage brauchen
Behandeln Sie Ihre Ablage auch als „Stiefkind“? Meinen Sie, der Zeitaufwand für eine sorgfältige Ablage zahle sich nicht aus? Dann sollten Sie sich erst einmal klar machen, was eine schlecht funktionierende Ablage Sie kosten kann:
- Informations-Handling, also Suchen, Bereitstellen, Sortieren, Ordnen und Ablegen, macht an einem Büro-Arbeitsplatz ohnehin schon durchschnittlich 25 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit aus – das sind immerhin zwei Stunden bei einem achtstündigen Arbeitstag. Je chaotischer Ihr bisheriges Ablageverfahren ist, desto mehr kostbare Zeit vergeuden Sie darüber hinaus für unproduktive Tätigkeiten – und Zeit ist schließlich Geld.
- Ohne ein sinnvolles Organisationskonzept für Ihre Ablage werden Sie sehr schnell von der Informationsflut überschwemmt. Die Platzreserven in Ihrem Büro werden knapp, die Übersicht wird immer schlechter, und immer öfter müssen Sie – zusätzlich zu Ihrer eigentlichen Arbeit – zeitraubende „Ausmistaktionen“ durchführen.
- In einer Zeit, in der Qualität und Tempo über Ihre Position im Wettbewerb entscheiden, riskieren Sie, Kunden zu verlieren oder zumindest zu verärgern, wenn Ihr Informationsmanagement Mängel aufweist. Denn Qualität und Tempo setzen voraus, dass Sie rechtzeitig und schnell die richtigen Informationen verfügbar haben.
Drei mehr als gute Gründe also, um zunächst einmal etwas Zeit in die Organisation Ihrer Ablage zu investieren sowie anschließend das Mindestmaß an Konsequenz und Disziplin aufzubringen, das Ihre Ablage dann noch von Ihnen fordert, um optimal funktionieren zu können.
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