Ablage: Auftragsabwicklung einfach und übersichtlich – so geht’s
So sieht die Auftragsabwicklung meist aus
- Sie schreiben ein Angebot und haken ggf. nach, bis der Kunde einen Auftrag erteilt.
- Sie schicken ihm eine Auftragsbestätigung.
- Sie erbringen die Leistung.
- Sie suchen sich Angebot und Bestätigung plus Leistungsnachweise (Stundenrapport, Lieferscheine usw.) heraus und schreiben eine Rechnung.
- Sie prüfen den Zahlungseingang.
Die passende Ablage für Ihre Auftragsabwicklung
Für die passende Ablage brauchen Sie
- einen Monatsordner „Angebote“ mit 31 Registern,
- einen Monatsordner „offene Kundenrechnungen“ mit 31 Registern
- einen Ordner „erledigte Angebote“ (alphabetisch),
- einen Ordner „bestätigte Aufträge“ (alphabetisch),
- einen Ordner „bezahlte Kundenrechnungen“ (alphabetisch).
Das System Ihrer Ablage sollte sich an den Ablauf Ihrer Auftragsabwicklung anpassen. Sortieren Sie offene Vorgänge am besten nach Terminen, damit Sie keinen verpassen. Erledigte Vorgänge legen Sie dagegen nach Namen ab, weil Sie sie unter diesen wieder suchen.
Auftragsabwicklung in der Praxis
So arbeiten Sie mit Ihrer Ablage:
1. Angebote: Wenn Sie ein Angebot geschrieben haben, legen Sie eine Kopie in den Monatsordner „Angebote“. Und zwar unter dem Tag, an dem Sie nachfassen wollen. Geben Sie z. B. am 10.5. ein Angebot ab und wollen nach einer Woche nachhaken, legen Sie es ins Register „17“. Am 17.5.schlagen Sie dann das Registerblatt 17 auf und finden dort alle Angebote zum Nachtelefonieren.
Angebote, die der Kunde ablehnt, sortieren Sie alphabetisch (nach Kundennamen) in den Ordner „erledigte Angebote“.
2. Auftragsbestätigungen: Nimmt der Kunde an,bekommt er von Ihnen eine Auftragsbestätigung, die Sie zusammen mit dem Angebot in den Ordner „bestätigte Aufträge“ einsortieren. Ist der Auftrag erledigt, nehmen Sie Angebot und Bestätigung heraus und schreiben eine Rechnung.
3. Rechnungen: Eine Rechnungskopie legen Sie (zusammen mit den übrigen Unterlagen) in den Monatsordner „offene Kundenrechnungen“. Und zwar zu dem Tag, an dem die Zahlung fällig ist plus 2 Tage für den Zahlungsweg.
Schreiben Sie z. B. am 10.5. eine Rechnung mit 10 Tagen Zahlungsziel, legen Sie sie in das Register 10 + 10 + 2 =24. Am 24.5. kontrollieren Sie den Zahlungseingang und senden entweder eine Mahnung oder verbuchen den Zahlungseingang. Danach legen Sie den ganzen Vorgang in dem Ordner „bezahlte Kundenrechnungen“ ab. Fertig.
Tipp: Dieses Prinzip können Sie auch auf die Ablage Ihrer Eingangsrechnungen anwenden. Die Fristen für Ihre Monatsordner sind dann der Skontotermin bzw. das Netto-Zahlungsziel.
