Ablagemanagement: 10 garantiert wirksame Ablage-Tipps

Ablagemanagement – Tipps für eine sinnvolle Ablage im Büro

Damit Ihnen die Arbeit mit Ihrer Ablage nicht zur Qual wird, ist das richtige Ablagemanagement von großer Bedeutung. Mit unseren 10 garantiert wirksamen Ablage-Tipps werden Sie Ihre Ablage ohne großen Aufwand auf Vordermann bringen.

1. Ablagetipp: Beschriftungen und Kennzeichnungen

• Beschriften Sie alle Aufbewahrungsmittel leserlich mit einem Filzstift von mindestens einem Millimeter Strichstärke. Die Aufschriften sollten auch aus zwei Meter Entfernung noch lesbar sein.

2. Ablagetipp: Beachten Sie die Notwendigkeit

• Fragen Sie sich vor jedem Ablagevorgang: „Kann ich mir diese Informationen nicht auch woanders beschaffen, falls ich sie wirklich noch einmal brauche (bei einem Kollegen, beim entsprechenden Zeitungs-/Zeitschriftenarchiv oder generell im Internet)?“

3. Ablagetipp: Datenträger mit Stichwörtern versehen

• Beschriften Sie Datenträger immer sofort mit Stichwörtern zum Inhalt und zum Erstellungsdatum.

4. Ablagetipp: Diese Unterlagen sollten Sie stets mitdrucken

• Wenn Sie Dokumente für den internen Gebrauch ausdrucken, kann es sinnvoll sein, den Dateinamen und die Pfadangabe mitzudrucken, um bei einer späteren Bearbeitung Suchzeit zu sparen.
• So funktioniert das beispielsweise bei Microsoft Word: Gehen Sie auf Ansicht – Kopf- und Fußzeile – AutoText einfügen – Dateiname und Pfad.

5. Ablagetipp: Klarsichthüllen für Dokumente einsetzen

• Kleinere Papierformate, die Sie in einen Loseblattsammler legen, können später leicht übersehen werden. Spendieren Sie für solches Schriftgut eine Klarsichthülle.

6. Ablagetipp: Dokumente übersichtlich abheften

• Eine prall gefüllte Loseblattmappe lässt sich schlecht durchblättern. Legen Sie eine zweite Mappe zum selben Thema an, anstatt eine einzige vollzuquetschen – oder finden Sie Unterbegriffe für das Thema, und teilen Sie es auf.

7. Ablagetipp: Drucken Sie so wenig wie möglich

• Halten Sie die Papierflut flach, indem Sie nur solche Dokumente ausdrucken, die für die Papierablage aus chronologischen oder rechtlichen Gründen unverzichtbar sind.
• Alles andere ist auf Ihrem Computer bzw. auf Archiv-CD-ROMs kostengünstiger aufgehoben.

8. Ablagetipp: Wegwerfdaten

• Beschriften Sie Mappen, Ordner und CDs, die abgeschlossene Vorgänge enthalten, mit einem Wegwerfdatum (interne oder gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfrist).

9. Ablagetipp: Behalten Sie Wichtiges nah bei sich

• Ordner, Stehsammler und andere Ablagen, die Sie besonders häufig brauchen, platzieren Sie so nah an Ihrem Arbeitsplatz wie möglich.
• Für den täglichen bequemen Zugriff lohnt sich im Zweifel auch die Anschaffung neuer Registraturmöbel!

10. Ablagetipp: Sorgen Sie für mehr Übersicht

• Verwenden Sie Trennblätter, Register oder entsprechende (beschriftbare) Indexstreifen (beispielsweise von 3M), um in Ihren Ordnern und Mappen für mehr Übersicht zu sorgen.