Ablagesysteme: Der klassische Aktenordner

Ordnungs-Tipps für den Klassiker: Die Aktenordner-Registratur

Ordner sind preiswerte Massenartikel. Sie bieten eine sichere, bewährte Aufbewahrungsmöglichkeit speziell unter dem Gesichtspunkt der Vollständigkeit und Dauerhaftigkeit, gelten aber als nicht besonders benutzerfreundlich. Wir haben den klassischen Aktenordner für Sie getestet und die Ergebnisse hier zusammengefasst. Dabei zeigen wir auch Wege auf, wie Sie Ihre Organisations- und Zugriffsmöglichkeiten optimieren können.

1. Prüfpunkt: Wie funktioniert das Ablagesystem?

Das Grundelement der Aktenordner-Registratur ist der Aktenordner mit Hebelmechanik in den Varianten

• 80 Millimeter Rückenbreite für zirka 50 Millimeter Schriftgut (500 Blatt) und
• 50 Millimeter Rückenbreite für zirka 30 Millimeter Schriftgut (300 Blatt).

Wie bei allen anderen gehefteten Registraturen geht es beim klassischen Aktenordner um Dauerhaftigkeit und Vollständigkeit. Der Ordner ermöglicht die große Sammlung: Dokumente sind dort sicher und in eindeutiger Reihenfolge abgelegt. Für die Feinablage und als flexibles Selbstorganisationsinstrument – beispielsweise für ständig benötigte, aktuelle Projektunterlagen – ist er nicht geeignet.

Das Auffüllen zu dicken Büchern

Der Aktenordner ist also das perfekte Ordnungsmittel für eine Chronologie von Einzelblatt-Vorgängen, die kontinuierlich gesammelt werden sollen: also z. B. durchlaufend nummerierte Rechnungen oder Kopien der Tageskorrespondenz nach Datum. 

Das alphabetische Register als Hilfsmittel zur Organisation des Ordnerinhalts

Die bekanntesten Hilfsmittel zur Untergliederung eines Aktenordners sind alphabetische Register. Die gängigsten haben 20 Blätter, je eines für die häufigsten Anfangsbuchstaben, außerdem für Wortanfänge mit Sch und St. Dazu zwei Tipps:

• Register sollten die ganze Ordnerhöhe haben: Nur so ist der 20er-Ablauf übersichtlich. Halb hohe Register sind etwas preiswerter, dafür aber wenig übersichtlich.
• Register gibt es aus Papier und aus Kunststoff. Die meisten A–Z-Ordner werden beim Ablegen und Nachschauen stark strapaziert. Deshalb ist das Kunststoff-Register eine lohnende Investition.

Für größere alphabetische Ablagen mit einem Endvolumen von mehreren 1.000 Blatt gibt es Registerserien. Das sind komplette Sets für eine sehr viel feinere Buchstabenablage über mehrere Bände. Die gewaltigste Registerserie – von AA bis ZZZ – gibt es bei Leitz. Sie besteht aus 4.000 Registerblättern für 200 Ordner.

Nichtalphabetische Registerabläufe

Auch für andere Ordnungskriterien gibt es fertige Register:

• Januar bis Dezember bzw. 1 bis 12,
• die Kalendertage 1 bis 31 sowie
• neutrale Zahlenabläufe 1 bis 10 bzw. 1 bis 20.

Eigentümlicherweise bietet kein Hersteller ein Register nach Kalenderwochen an (1 bis 52).

Neutrale Register und Untergliederungshilfen zum Selbstbeschriften

Der Klassiker der neutralen Gliederungshilfen ist das Trennblatt. Das ist ein gelochtes Kartonblatt mit einem Organisationsaufdruck. Es ist breiter als DIN A4 und ragt deshalb aus dem Schriftgut im Ordner seitlich hervor. Die verschiedenen Trennblätter im Ordner schneiden Sie längs der Aufdrucklinien zu, sodass ein selbst gemachtes Register mit schönen breiten Registertaben zum Beschriften entsteht.

Das oberste Blatt ist das Deckblatt, auf dessen Linien der Registerinhalt schriftlich wiederholt werden kann. Hier wird der überstehende Rand komplett entfernt, damit die Taben der darunterliegenden Registerblätter voll sichtbar sind. Trennblätter gibt es nicht nur einfarbig, sondern auch mit buntem Druck oder aus verschiedenfarbigem Karton. So können Sie die Farben zusätzlich als Organisationsmittel benutzen.

Die vornehmen Brüder der Trennblätter sind die neutralen Register. Die Funktion ist die gleiche, die Arbeit mit der Schere entfällt jedoch. Dafür sind allerdings die Beschriftungsfelder meist etwas enger. Blanko-Register gibt es in unterschiedlichster Blattzahl mit mindestens fünf und maximal 20 selbst beschriftbaren Taben. Das Deckblatt ist auch hierbei das Inhaltsverzeichnis.

Wo Ordner als Nachschlagewerke, Hand- und Zeigebücher benutzt werden, empfiehlt sich die Verwendungvon Blanko-Kunststoff-Registern mit auswechselbaren Einsteckschildchen. Die Ausstattung dieser Register macht zwar etwas Arbeit, dafür ist das Endergebnis aber ein sehr ordentliches, dauerhaftes und geschütztes Ordnungssystem für den täglichen Einsatz.

Kein Ordnungs-, sondern ein Schutzutensil ist das Ordnerdeckblatt. Weil das oberste Blatt im Ordner immer besonders viel auszuhalten hat, wird mit jedem Ordner normalerweise ein Deckblatt aus stärkerem Karton mitgeliefert. Bei häufiger Nutzung verschleißen die Deckblätter aber auch rasch. Einige Ersatz-Deckblätter gehören deshalb in den Zubehörvorrat der Ordnerregistratur.

Vorgangs- und Fallregistratur im Ordner: Mithilfe von Einhak- und Ösenheftern

Die normale Ordnerregistratur ist eine Einzelblatt-Aufbewahrung. Mit speziellen Behältnissen kann man sie aber in eine echte Vorgangs- und Fallregistratur verwandeln. Dafür gibt es Ösen- und Einhak- (oder Schlitz-)hefter. Das sind normale Karton-Schnellhefter, in die man das Schriftgut eines Falls oder Vorgangs abheftet. Die Hefter selbst haben aber auch eine Abheftvorrichtung, mit der sie als Ganzes in einen Ordner abgelegt werden können:

• Die Ösenhefter haben zwei kräftige Metallnieten, an denen sie in den Ordner eingehängt werden.
• Die Einhakhefter haben einen Schlitzbeschlag, so dass sie sogar ohne Öffnen der Ordner-Hebelmechanik eingehängt werden können.

Die Kartonhefter gibt es mit Rechts- und Linksheftung: Die Linksheftung hat den Vorteil, dass Sie das Schriftgut links von der Heftvorrichtung nachlegen, also sozusagen hinten auflegen. Dadurch bleibt die Chronologie gewahrt. Bei der (gängigeren) Rechtsheftung legen Sie das Schriftgut rechts von der Heftvorrichtung auf: Das aktuellste Blatt liegt somit (gegen die Chronologie) immer an erster Stelle.

Ösen- und Einhakhefter sind zwar viel breiter als normales DIN-A4-Schriftgut, der klassische Aktenordner ist aber auf dieses Überformat eingerichtet.

Wenn Sie die Hefter selbst noch einmal mit einem Register organisieren wollen, benötigen Sie hierfür Register in Überbreite, so genannte Hüllenregister, wie sie auch zum Sortieren von Schriftgut in Sichthüllen verwendet werden. Die meisten Ösen- und Einhakhefter haben aber auch einen extrabreiten Kartonhinterflügel mit einem Organisationsdruck. Diesen Rand können Sie wie ein Trennblatt beschneiden, so dass die Vorgänge im Ordner ein Griffregister bilden.

Einhak- und Ösenhefter gibt es

• mit geschlossenem Vorderflügel: sinnvoll bei Vorgängen, die häufig oder längerfristig „solo“ verwendet werden oder sogar im Umlauf sind;
• mit halbem Vorderflügel: sinnvoll bei Vorgängen, die hauptsächlich im Ordner aufbewahrt werden. Der halbe Flügel bietet in der Regel ausreichend Platz für Vermerke, und Sie haben unmittelbaren Zugriff auf das Schriftgut darin.

2. Prüfpunkt: Welche Zugriffszeiten ermöglicht das System?

Zugriff auf den Order selbst: Schnell, wenn das Ablagesystem stimmt

Positiv: Ordner-Rückenschilder sind groß und können deshalb auch weithin sichtbar beschriftet und signalisiert werden – das haben sie der Hängeregistratur voraus. Den richtigen Ordner aus dem Regal zu holen geht also sehr schnell.

Für die Beschriftung gibt es viel Standardzubehör wie Ersatzrückenschilder für die Wiederverwendung von Ordnern, außerdem Aufkleber für Jahrgänge, Sachgebiete (Kunden, Rechnungen etc.) und Monatsnamen. Rückenschilder sind auch in verschiedenen Farben erhältlich.

Viele Möglichkeiten bietet Ihnen auch die Computer-Drucktechnik: Alle Etikettenhersteller haben Ordnerrückenbogen zum Selbstbeschriften im Angebot. Falls Sie mit einem farbigen Inkjet-Drucker arbeiten, sollten Sie allerdings bedenken, dass dessen Farben oft nicht sonderlich lichtbeständig sind und wenig Chancen haben, ein langes Ordnerjahr bei voller Beleuchtung zu überstehen.

Umständlich: Das Dokumenten-Handling

Wenn Sie ein Dokument aus einem Ordner entnehmen oder dort ablegen, brauchen Sie dafür doppelt so viele Handgriffe wie beim Dokumenten-Handling mit einer Loseblattablage. Das heißt: Bewahren Sie wirklich nur solche Dokumente in einer Ordnerablage auf, bei denen die geheftete und chronologische Aufbewahrung vorrangig ist.

Ebenso zeitaufwändig und mühsam ist es, Ordnerinhalte während der Laufzeit umzuschichten oder neu zu gruppieren. Legen Sie Ihre Ordnerregistratur deshalb vorausschauend an. Folgende Kriterien sollten erfüllt sein, damit sich die Aufbewahrung von Unterlagen in Ordnern wirklich lohnt:

1. Das Schriftgutaufkommen für eine bestimmte Periode kann ungefähr abgeschätzt werden.
2. Es gibt eindeutige und durchgehende Ordnungskriterien wie laufende Nummern, Daten oder das Alphabet.
3. Das Schriftgut soll vollständig, sicher und geordnet quasi als „Handbuch“ zur Verfügung stehen.

Wichtig fürs Handling: Gute Qualität

Grundsätzlich ist das Handling von dicken Papierstapelnin Hebelmechaniken nicht sehr angenehm. Von besonderer Bedeutung ist deshalb die Ordnerqualität: Wenn die Mechanik schnell verbiegt und dann schlecht schließt oder hakt, wird die Arbeit stark behindert – und zudem leidet das Schriftgut.

3. Prüfpunkt: Wie weit reichend ist die Ordnungsstruktur des Systems?

Die Ordnerregistratur bietet sehr gute und differenzierte Ordnungsmöglichkeiten. Auf dem Ordnerrücken können Sie Ihre Dokumente kennzeichnen durch

• Aufkleber,
• verschiedene Farben und
• die konkrete Beschriftung im Rahmen einer Ablagesystematik.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit der inneren Unterteilung des Ordners durch

• Fertigregister bzw. neutrale Register,
• Trennblätter und
• Einhak- bzw. Ösenhefter.

Auch wenn die Reihenfolge des Schriftguts innerhalb der Untergliederung eindeutig ist (Chronologie, Alphabet), sollte die Schriftgutmenge innerhalb eines Registerbereichs 100 Blatt nie überschreiten.

4. Prüfpunkt: Wie funktioniert das System unterwegs?

Ordner unterwegs haben drei klare Nachteile:

1. Sie sind schwer: Ein gefüllter Aktenordner wiegt fast 4.000 Gramm.
2. Sie sind sperrig: Die Mechanik und die ausladenden Kartoneinbände beanspruchen vergleichsweise viel Platz.
3. Sie sind unpraktisch im Handling: Das Umsortieren von gelochtem Schriftgut ohne eine sichere Unterlage gehört in die Kategorie „Alltagssatire“.

Einziger Vorteil des Aktenordners unterwegs: Alles ist abgeheftet und sicher verwahrt. Für Aktenordner als Reisegepäck gibt es auch Schuber, die zusätzlich Transportsicherheit bieten.

5. Prüfpunkt: Wie kompatibel ist das System mit Blick auf Aktenfluss und Archivierung?

Aktenfluss: Sinnvoll möglich nur bei der Verwendung von Einhak- oder Ösenheftern

Für den aktuellen Aktenfluss – wenn einzelne Vorgänge von einem Schreibtisch auf den anderen wandern oder innerhalb des Büros umgelagert werden – bietet der Aktenordner keine guten Voraussetzungen. Ausnahmen: wenn ein Riesenvorgang eine komplette Ordnerfüllung umfasst oder wenn die einzelnen Vorgänge mithilfe von Einhak- bzw. Ösenheftern nochmals eigens abgeheftet sind.

Archivierung: Schnell und preiswert

Die Ordnerregistratur ist für die Altablage gut geeignet, insbesondere dann, wenn bei der Ordnersystematik das Jahrgangsband-Prinzip vorherrscht. Zum Jahreswechsel können einfach komplette Jahrgänge ins Archiv geschafft werden. Für die Altregistratur werden auch spezielle, besonders einfach aufgebaute Archivordner angeboten. Bei den heutigen Ordnerpreisen sollten Sie sich allerdings gut überlegen, ob sich das umständliche Umfüllen überhaupt lohnt.

6. Prüfpunkt: Was kostet das System, wo und wie ist es erhältlich?

Bei Kosten und Verfügbarkeit entfaltet die Ordnerregistratur ihre wichtigsten Vorteile: Verglichen mit anderen Behältnissen, ist der Aktenordner ungemein preiswert. Zu Aktionszeiten können Sie – vor allem bei Büromittelversendern und -ketten – stabile Ordner bereits für 99 Cent bekommen.

Standardordnungsmittel wie Register und Trennblätter erhalten Sie überall im Fachhandel. Mit Ausnahme einiger Spezialitäten gibt es fast keine Abhängigkeit von teurer Markenware. Und den „einheitlichen Look“ können Sie heute leicht mit einem eigenen Ordnerrückendesign selbst herstellen.

Tipp: Stabile Qualität erhalten Sie bei Markenherstellern wie Leitz und Elba. Bei preiswerten Ordnern sollten Sie immer die Mechanik prüfen: Manche kommen aus normaler Markenfertigung und sind ausgezeichnet, andere hingegen schließen schlecht und sind deshalb für den Profi-Einsatz unbrauchbar. Und: Die großen Büroartikelketten arbeiten mit wechselnden Zulieferern – deshalb bei jedem Kauf neu prüfen!