Ablagesysteme: Die Kassettenregistratur

Schmale Mappen in der Kiste: Die Kassettenregistratur

Die Kassettenregistratur mit Einstellmappen für ungelochtes Schriftgut eignet sich hervorragend für die umfangreiche Organisation von überschaubaren Einzelvorgängen. Bei nur geringem finanziellen Aufwand bekommen Sie mit diesem System ein sehr effektives Organisationsmittel an die Hand. Was die Kassettenregistratur darüber hinaus auszeichnet, lesen Sie in diesem Beitrag.__ads-468×60-centered__

1. Prüfpunkt: Wie funktioniert das Ablagesystem?

• Basis der Kassettenregistratur sind Einstellmappen, also einfache Aktendeckel aus Karton. Auf der Schmalseite vorne werden die Mappen signalisiert – mit Klebeetiketten oder Kunststoffreitern.
• Die Einstellmappen werden in einer/m zirka zehn Zentimeter breiten Kassette bzw. Stehsammler aufbewahrt, und zwar lateral: mit dem Rücken nach unten und der Schmalseite nach vorn. Je nach Mappenfüllung bringen Sie 20 bis 40 Stück davon pro Kassette unter.
• Die Kassetten werden in handelsüblichen Regalen aufbewahrt, die nur eine Tiefe von etwa 35 Zentimetern haben müssen – also die für Ordner benötigte Tiefe. Durch die laterale Anordnung liegen die Kassettenreihen dicht beieinander. Sieben Reihen übereinander sind ohne weitere Hilfsmittel bedienbar.

Aus der lateralen Aufbewahrung im Regal ergibt sich auch der Einsatzzweck: Die Kassettenregistratur ist üblicherweise keine Arbeitsplatz-, sondern eine Gruppenablage. Sie dient dazu, eine Fülle von Vorgängen (wie Kunden- oder Projektakten) Platz sparend aufzubewahren. Die Kassettenregistratur (die in Amerika den herkömmlichen Aktenordner fast völlig verdrängt hat) hat einige ganz klare Vorteile:

Vorteil 1: Zeitersparnis

Der typische Kassettenregistratur-Vorgang ist relativ schmal – pro Mappe maximal 50 Blatt Schriftgut. Diese kleine Menge können Sie problem- und gefahrlos ohne Lochen ablegen. Das macht die tägliche Arbeit mit diesem System so schnell und angenehm.

Vorteil 2: Geringe Registraturkosten

Die Einstellmappen sind sehr preiswert; Sie können sie sich sogar mit hauseigenem Organisationsdruck vom örtlichen Drucker herstellen lassen. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie gut sichtbare Signale verwenden (siehe hierzu: 2. Prüfpunkt weiter unten). Auch die Registraturmöbel sind ungewöhnlich preiswert: Einfache Regale aus Holz oder Metall funktionieren ohne Weiteres, auch schlichte Lager- und Kellergestelle oder die bekannten Modellreihen aus dem schwedischen Möbelhaus.

Vorteil 3: Optimaler Überblick und Zugriff

Bei keiner anderen Registratur haben Sie ähnlich viele Vorgänge auf so engem Raum sichtbar und griffbereit. Die Kassettenregistratur kombiniert so die Vorteile der Dünnaktenregistratur mit denen der Pendelregistratur.

Vorteil 4: Geringer Platzbedarf

Die Kassettenregistratur gilt als die am meisten Platz sparende Systemregistratur überhaupt: In ein normales Regal (1 Meter breit, zirka 2,20 Meter hoch) passen ohne Weiteres 1.500 bis 2.200 Vorgänge. Mithilfe einer verschiebbaren Regalanlage ist es so möglich, in einem 32 Quadratmeter großen Raum 1 Million Blatt Schriftgut bestens organisiert unterzubringen.Tipp: Eine „Todsünde“ bei der Arbeit mit dieser Registratur sind zu umfangreiche Vorgänge. Wenn das Stützvermögen der leichten Mappe überfordert wird, bricht das Chaos aus: Die Dokumente sacken ein, drücken die Mappe auseinander und schieben sich übereinander; außerdem geht gerade beim Loseblattsystem der Überblick schnell verloren. Wenn der Vorgang zu dick wird, dann hilft nur eines: ihn sinnvoll zu teilen.

Die amerikanische Variante: Mappen mit großer Farbsignalkante

Neben der bereits erwähnten einfachen Einstellmappe gibt es noch die amerikanische Variante: Einstellmappen, deren Rückseite etwas breiter ist, sodass ein hervorstehender Organisationsrand nutzbar wird. Dieser Rand wird beidseitig mit großen Klebeetiketten nach einem vielseitigen Farbcode für Zahlen und Buchstaben versehen. Die Klebeetiketten haben einen kleinen Barcode auf der Rückseite, sodass Sie Vorgänge (Eingänge, Ausleihungen etc.) bei Bedarf sehr gut EDV-gestützt verwalten können.Für die Beschaffung und Konfektionierung dieser Mappen mit Farbsignalkante gibt es drei Möglichkeiten. Welche Sie wählen, können Sie von der Anzahl der benötigten Mappen abhängig machen.

• Sinnvoll bei kleineren Mengen: Sie verwenden Blanko-Mappen und signalisieren diese selbst. Aufkleber aller Art und Farben dafür gibt es im Fachhandel.
• Sinnvoll bei großen Mappenmengen mit gleicher Signalisierung: Sie bestellen sich bei einem der vier Hersteller komplette Sätze bereits signalisierter Mappen – Buchstaben- und Zahlenfolgen, bei Bedarf auch mit zusätzlichem Blanko-Textetikett.
• Sinnvoll bei großen Mappenmengen mit jeweils unterschiedlicher Signalisierung: Sie stellen die Signalelemente entsprechend Ihrem Bedarf selbst her – per Spezial-Software und Farbdrucker.

2. Prüfpunkt: Welche Zugriffszeiten ermöglicht das System?

Da die Kassettenregistratur sinnvollerweise als Gruppenablage genutzt wird, müssen Sie in der Regel aufstehen und ans Kassettenregal treten. Bei guter Signalisierung mit Reitern oder Klebeschildern nach numerischen oder alphabetischen Kriterien ist der Vorgang aber sofort aufgefunden und aus dem Regal herausgezogen.Die amerikanische Variante mit den großen Klebereiterkanten bietet darüber hinaus eine ganz hervorragende optische Führung. Das Haupt-Suchkriterium (Zahlenobergruppe oder Buchstabe) ist an der Farbe schon von Weitem erkennbar. Beim nächsten Schritt können Sie schon die zweite Buchstaben- oder Zahlenstelle anpeilen etc. Wer im Farbsystem geübt ist, findet die gewünschte Mappe praktisch mit dem ersten Griff.Weiterer Vorteil: Einzelne Kassetten können Sie bei Bedarf auch komplett herausnehmen und am Schreibtisch bearbeiten.

3. Prüfpunkt: Wie weit reichend ist die Ordnungsstruktur des Systems?

Die Seitenkante der Einstellmappen bietet fast unbegrenzte Möglichkeiten, um Mappen und Dokumentengruppen abzugrenzen bzw. zuzuordnen:

• durch die Farbe,
• durch die Reiter- bzw. Aufkleberposition und
• durch die konkrete Beschriftung.

Außerdem geben die Einsteckkassetten selbst zusätzliche Orientierungshilfe: An der unteren Anschlagkante haben sie ein Sichtfenster für Einsteckschildchen. Hier können Sie über Farbe und Beschriftung weitere Zuordnungen vornehmen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn bisweilen komplette Kassetten zum Arbeitsplatz mitgenommen werden.

4. Prüfpunkt: Wie funktioniert das System unterwegs?

Die Einstellmappen können Sie ganz unproblematisch mit auf Reisen nehmen. Und wenn Sie Sorge haben, weil es sich dabei um Loseblattbehältnisse handelt, sichern Sie sie ganz einfach:

• Einzelne Mappen können Sie in eine (in jedem Schreibwarenladen erhältliche) Karton-Ordnungsmappe mit Eckspanngummi einlegen.
• Größere Mengen bringen Sie gut und sicher in Hängeregistraturen und den zugehörigen Aktenkoffern oder Kunststoff-Containern unter.

Beachten Sie: Das funktioniert allerdings nur bei den konventionellen Einstellmappen, bei denen die Sichtreiter oder Signalstecker nur wenige Millimeter hervorstehen. Die Mappen der amerikanischen Variante sind zu breit.

5. Prüfpunkt: Wie kompatibel ist das System mit Blick auf Aktenfluss und Archivierung?

Die Kassettenregistratur ist preiswert und einfach. Entsprechend unproblematisch ist es, wenn sie aus dem direkten Arbeitsbereich etwa in Archive und Altregistraturen umgepackt wird: Komplette Mappengruppen inklusive Kassetten können Sie ohne Umsortieren vom Büro- ins Archivregal umlagern.Alternative ohne Kassette: In vielen Archiven werden die Mappen mit Aktengurten zusammengepackt. Vorteil: Der Staub bleibt größtenteils draußen, und man kann trotzdem von außen erkennen, was drin ist. Zum Zugriff wird dann einfach der Gurt gelockert.

6. Prüfpunkt: Was kostet das System, wo und wie ist es erhältlich?

Kassettenregistraturen gibt es bei vier verschiedenen Anbietern. Zwei davon (Elba und Leitz) liefern über den Bürofachhandel. Die beiden anderen Hersteller (Mappei und Zippel) liefern nur direkt an den Kunden. Zippel spielt hier eine Sonderrolle: Das System wird von Registratur-Fachberatern maßgeschneidert und für das konkrete Projekt angeboten; Einzelpreise sind ein streng gehütetes Geheimnis. Dieses System empfiehlt sich dann, wenn Sie einen großen Bereich Ihrer Ablage auf Kassettenregistratur umstellen und dafür den Beratungs-Service in Anspruch nehmen möchten.Alle vier Anbieter der Kassettenregistratur haben auch die amerikanische Variante mit breitem Kartonsignalrand im Angebot. Sie müssen sich jedoch vor dem Kauf für ein System entscheiden: Die Signale der vier Hersteller sind optisch und farblich nicht miteinander kompatibel.Die Registratur mit Einstellmappen und Kassetten ist nicht teuer – besonders dann nicht, wenn Sie auf einfache Mappen und ein relativ schlichtes System mit farbigen Klebereitern zurückgreifen. Fertig konfektionierte Mappensätze mit digital gedruckten Signalstreifen haben dagegen natürlich ihren Preis. Dafür sind aber die Optik, die Signalisierung und die organisatorischen Möglichkeiten (wie z. B. der Barcode) optimal.Ähnliches gilt für das erforderliche Mobiliar: Wenn Sie sich für gewöhnliche Fachbodenregale oder Aufbewahrungsschränke entscheiden, kostet Sie das System nicht viel. Die Hersteller bieten aber auch Spezialregale mit einer (nicht wirklich erforderlichen) Kassettensicherungsvorrichtung an.