Ablagesysteme: Die Pendelregistratur

Akten von der Stange: Die Pendelregistratur

Wenn Sie in Ihrer Ablage hauptsächlich auf langfristige Vorgänge zugreifen, sind Sie mit dem System der Pendelregistratur sehr gut bedient. Zwar ist das Handling der Mappen ein wenig umständlich. Dafür werden Sie jedoch mit einem hohen Maß an Ordnung und Sicherheit belohnt. Was die Pendelregistratur außerdem auszeichnet, lesen Sie in diesem Beitrag.__ads-468×60-centered__Wann eine Pendelregistratur sinnvoll istEine Pendelregistratur ist immer dann sehr praktisch, wenn darin Unterlagen untergebracht werden, bei denen es sich im Wesentlichen um dauerhafte Fälle handelt, mit denen Sie kontinuierlich zu tun haben. Das gilt beispielsweise für

• langfristige Mietverhältnisse,
• umfangreichere Versicherungsverträge, etwa für Firmen oder Großgebäude,
• Personalakten,
• Kundenakten,
• Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten oder langfristigen Beratungsverhältnissen.

1. Prüfpunkt: Wie funktioniert das Ablagesystem?

Das Grundelement der Pendelregistratur ist ein gewöhnlicher „Schnellhefter“ aus Karton; dieser hat jedoch an der Rückseite ungefähr in der Mitte einen Einhängebeschlag aus Kunststoff. Diese Pendelhefter können Sie nebeneinander auf eine Stange hängen, ungefähr so wie Bügel auf eine Kleiderstange. Dafür brauchen Sie allerdings Spezialmobiliar: Schränke oder Regale, die nicht mit Fachböden, sondern mit Pendelstangen ausgestattet sind. Alternative: Sie rüsten vorhandene Möbel um. Pendelstangen in unterschiedlicher Länge und seitliche Beschläge zur Befestigung der Stangen sind bei den Registraturmittel-Herstellern erhältlich.

Vorteil 1: Sicherheit

Der erste Vorteil der Pendelregistratur ist ihre Sicherheit: Bei den gehefteten Unterlagen geht nichts verloren und gerät nichts durcheinander. Deshalb ist diese Registraturart bis heute bei Behörden und Gerichten das dominierende Ablageverfahren.

Wenig sinnvoll: Loseblatt-Pendelmappen

Pendelregistraturen sind vornehmlich für geheftete Unterlagen gedacht. Es gibt in diesem System zwar inzwischen auch Mappen und Taschen für Loseblatt-Ablage, sie sind aber aus gutem Grund nicht sehr beliebt: Das zügige Aus- und Einhaken der Mappen mit je einem Pendelbeschlag für den Vorder- und Hinterflügel der Mappe ist ein ziemliches Kunststück, und nicht selten werden lose Seiten zu fliegenden Blättern.

Vorteil 2: Platzersparnis – in der Höhe wie in der Breite

Der zweite Vorteil ist die Platzersparnis. Die Pendelmappe nimmt nicht mehr Platz ein als ein einfacher Kartonhefter – ist also deutlich bescheidener in der Aufbewahrung als ein dicker Aktenordner mit aufwändiger Hebelmechanik. Außerdem ist die Pendelregistratur eine horizontale Ablage. Die Dokumente werden nicht flach liegend und nicht aufrecht stehend verwahrt, sondern quer hängend. Dadurch sind die Registraturreihen nicht besonders hoch; sieben Aktenreihen übereinander können praktisch von jedem bedient werden. Für den oder die Kleinsten im Büro hilft notfalls ein einfacher Rollhocker („Elefantenfuß“). Auf diese Weise passen in ein normales Regal (1 Meter breit, 2,20 Meter hoch) bis zu 570 Vorgänge mit je 80 bis 90 Blatt Schriftgut. Das Lochen und Abheften ist arbeitsintensiv. Haben Sie jedoch eine umfangreiche, in viele Unterpunkte gegliederte Ordner-Registratur oder – noch schlimmer – viele Hefterstapel nebeneinander im Regal, dann sollten Sie über die Umstellung auf die handlichere „Registratur an der Stange“ nachdenken.

Praktische Varianten: Zusatztasche, Schlauchheftung und Mehrfachhefter

• Neben dem normalen Pendelhefter ist bei allen Herstellern auch eine Ausführung mit einer Tasche am Rückendeckel lieferbar. Hier findet all das Platz, was lose aufbewahrt und nicht gelocht werden soll.
• Sehr praktisch sind Behältnisse mit Schlauchheftung: Statt der biegsamen Blechstreifen gibt es eine Abheftvorrichtung aus dünnen Kunststoffschläuchen, die in die Abdeckstreifen eingehakt werden. Zum Öffnen kann das Schriftgut wie ein Ordner aufgeklappt werden. Außerdem ist die Schlauchkonstruktion zweiteilig: Sie können sie mittendrin aufknöpfen und problemlos Blätter zwischenheften. Bei der konventionellen Heftermechanik ist das bekanntlich eine lästige Fummelei.
• Etwas für Spezialanwendungen sind die Pendelmehrfachhefter. Sie haben mehrere Abteilungen, in denen zu verschiedenen Unterpunkten separat abgeheftet werden kann, beispielsweise die Einstellungsunterlagen, die Krankheitsdokumente und Schriftgut zum Thema Weiterbildung in der Personalabteilung. In Versicherungsagenturen (Kundenakte mit je einem Fach pro Vertrag) oder bei Banken (als gegliederte Aufbewahrung für Kreditunterlagen) sind diese Behältnisse sehr beliebt.
• Wenn die Vorgänge dann doch zu dick werden, können Sie sich einen Pendelordner besorgen. Das ist ein kompletter Aktenordner, den Sie mit einer Einhakmechanik an die Stange hängen.

2. Prüfpunkt: Welche Zugriffszeiten ermöglicht das System?

Schnelles Auffinden, aber Zeit raubendes HandlingDer Aktenzugriff bei der Pendelregistratur besteht aus zwei Schritten. Schritt eins ist, die richtige Akte zu finden – und das ist aufgrund der übersichtlichen Aufbewahrung und der vielfältigen Signalisierungsmöglichkeiten (siehe 3. Prüfpunkt) kein Problem. Beim zweiten Schritt des Zugriffs geht es umständlicher zu: Normale Schnellhefter sind wenig umgängliche Objekte. Man kann sie nicht gut aufklappen, und die exakte Lesbarkeit endet knapp 3 Zentimeter vor der inneren Papierkante. Hefter mit Schlauchheftung (siehe oben „Praktische Varianten“) sind benutzerfreundlicher. Außerdem können Sie dort einzelne Dokumente entnehmen, ohne den ganzen Hefter auseinandernehmen zu müssen. Insgesamt zahlen Sie also für Ordnung und Sicherheit einen hohen Preis an Arbeitsaufwand und Handling. Das heißt: Wenn der Sicherheitsaspekt keine große Rolle spielt und wenn Sie häufig außerhalb der Chronologie Seiten entnehmen oder hinzufügen müssen, sind Sie mit einer Loseblatt-Registratur besser bedient.

3. Prüfpunkt: Wie weit reichend ist die Ordnungsstruktur des Systems?

Pendelmappen werden an der dem Benutzer zugewandten Seitenkante markiert – je nach Bedarf durch einfache Signale, durch Kunststoffschienen mit Beschriftungseinlagen oder durch ein Aufkleber-Farbsystem. Eine sehr differenzierte Ordnung erlaubt Ihnen das Signalsystem mit breiten, bunten Aufklebern (Leitz: Orgacolor, Elba: Spektral, Zippel: Color) sowie etlichen Zahlen- und Buchstabensignalen. So können Sie schon von Weitem an den durchgehenden Farben erkennen, ob Sie sich noch bei den Kunden mit F oder schon bei denen mit G als Anfangsbuchstaben befinden beziehungsweise bei den 5.000er- oder 6.000er-Artikelnummern. Auf der Rückseite haben diese Aufkleber immer einen Barcode, so dass mit einer Lesepistole die Neuaufnahme bzw. die Ausgabe der Akte automatisiert werden kann – nützlich für größere Organisationen. Außerdem gibt es für das Organisieren größerer Pendelregistraturen Trennkarten. Das sind Kunststoff-Hänger, mit denen Sie unterschiedliche Abteilungen übersichtlich abgrenzen können – ähnlich wie die Konfektionsgrößen-Reiter auf den Kleiderstangen im Kaufhaus.

Endziffern-Ablage für schnelleres Dokumenten-Handling

Wenn Sie beispielsweise eine sehr umfangreiche Vorgangsablage haben, die nach aufsteigenden Auftragsnummern geordnet ist, müssen Sie hinten immer weiter anbauen, während es vorn immer weniger wird, da die älteren Fälle mit den niedrigen Nummern Zug um Zug in die Altregistratur wandern. Sie müssen laufend die gesamte Registratur umräumen, damit sie von niedrigen zu hohen Ziffern geordnet bleibt. Das ist selbst bei der Pendelregistratur, die sich leicht hin und her schieben lässt, bei hohem Vorgangsaufkommen eine Menge Arbeit. Die Alternative: Legen Sie nicht nach laufenden Nummern ab, sondern in Blöcken nach den letzten beiden Ziffern der Artikel- oder Fallnummer. Ist der Block z. B. vierstellig, werden innerhalb des Blocks alle Vorgänge zusammengefasst, die hinten die Ziffern 01 tragen, erst Vorgang 0001, dann 0101, 1001, 0201, 2001 etc. Die nächste Abteilung endet dann mit 02 und so fort. Der Vorteil: Das Umräumen ist jetzt kleinräumiger. Hinten wegfallende und vorne zuwachsende Vorgänge können innerhalb eines Endziffernblocks leichter ausgeglichen werden.

4. Prüfpunkt: Wie funktioniert das System unterwegs?

Einzelne Pendelmappen können Sie bequem mit auf die Reise nehmen: Die Dokumente darin sind geheftet, also gesichert, und die Aufhängebeschläge stören nicht weiter, ganz anders als die hakeligen Schienen der Hängeregistratur. Anders als bei der Hängeregistratur gibt es jedoch keine Spezialbehältnisse für unterwegs. Als Systemablage ist die Pendelregistratur also ein reines „Haustier“ im Spezialmobiliar.

5. Prüfpunkt: Wie kompatibel ist das System mit Blick auf Aktenfluss und Archivierung?

Die Verlagerung der Pendelregistratur ist unkompliziert und preiswert: Sie wird nicht in spezielle Archivbehältnisse umgepackt, sondern bleibt einfach „auf der Stange“. Für das Archiv brauchen Sie also nicht mehr als ein paar Meter Schiene in einem einfachen Stahlregal im Keller oder auf dem Gang: Die Akten hängen dort luftig, gegen Schimmel und Stockflecken weitestgehend gesichert, und verstauben kann lediglich die Hefter-Oberkante.

6. Prüfpunkt: Was kostet das System, wo und wie ist es erhältlich?

Für die Pendelregistratur gibt es zwei verschiedene Standards. Der gängigere ist von Elba und Leitz. Diese Hefter sind bei jedem größeren Büro-Fachhändler erhältlich. Es gibt aber auch die Pendelregistratur nach dem T-Gleit-System („Mittelbeschlag“) von der Firma Zippel. Diese gibt es jedoch nur bei Zippel-Spezialhändlern (Adressen über deren Internet-Seite). Das System ist nicht teuer: Statt aufwändiger Spezialmöbel können Sie vorhandene Regale umrüsten. Und die einzelne Pendelmappe kostet bei Leitz, Elba oder Zippel nur wenig mehr als ein normaler Karton-Schnellhefter.