Aufgabenmanagement: Die GTD-Methode

Das etwas andere Konzept für Ihr Aufgabenmanagement: Was ist GTD?

GTD steht für Getting Things Done, also: „Sachen erledigt bekommen“. Entwickelt wurde die Methode von dem erfolgreichen amerikanischen Unternehmensberater David Allen.

Im Laufe seiner Arbeit stellte er fest, dass die disziplinierte Bewertung von täglichen Aufgaben zwar dazu führt, dass unser bewusstes Selbst wie gewünscht nach Prioritäten handelt – dass aber in unserem Unterbewusstsein nach wie vor die Dinge, die wir niedrig bewertet haben, eine Rolle spielen und uns letztlich sowohl in unserer Konzentration als auch in unserem Tun behindern.

Sie kennen sicherlich den einen oder anderen der folgenden Gedanken:

• Ich muss dringend die Abrechnung machen.
• Wann kommt Kollege Müller mit den aktuellen Zahlen für meinen Bericht rüber?
• Ich würde gern mal wieder etwas mit meinem Freund Paul unternehmen.
• Ich muss bei Gelegenheit mit Kollegin Schulz das Projekt XY besprechen.
• Wenn ich das nächste Mal im Baumarkt bin, muss ich daran denken, Batterien zu kaufen.

Gedanken dieser Art durchfahren uns alle mehrmals am Tag. Selbst äußerst disziplinierte Menschen haben ihre Schwierigkeiten damit, sich gegen solche inneren Gedankenblitze zu wehren.

Das sind so genannte „lose Enden“ – Dinge, die Sie immer wieder beschäftigen und ablenken werden, solange Sie sie nicht in einem verlässlichen System erfassen.

Die Gedanken selbst sind gut und wichtig: Erinnern sie Sie doch an eine neue Aufgabe oder sind Ausdruck der eigenen Kreativität. Aber solange Sie Ihren Kopf nicht davon befreien, werden Sie weniger leisten.

GTD bietet Ihnen klare Vorteile

Mit dem konsequenten Einsatz von GTD nutzen Sie ein System, in dem Sie all jene losen Enden zuverlässig erfassen können. Und hat Ihr Unterbewusstsein gelernt, sich auf das System zu verlassen, kann Ihr Kopf das tun, was Sie in diesem Augenblick tun wollen (oder müssen) – und das zu 100 Prozent!

Ganz gleich, ob Sie zu den leitenden Angestellten gehören oder selbstständig arbeiten: GTD eignet sich wirklich für jeden. Wenn Sie bisher bei der Lektüre von Fachbüchern oder beim Besuch von Seminaren den Eindruck hatten, dass starre Planungsinstrumente nichts für Sie sind, probieren Sie GTD doch einfach mal aus! Da hier sehr informell und intuitiv geplant wird, werden Sie GTD schon nach wenigen Stunden erfolgreich einsetzen.

So bereiten Sie GTD richtig vor

Um mit GTD zu arbeiten, brauchen Sie:

• einen Posteingangskorb als „Eingangsbox“;
• ein Wiedervorlagesystem: Für welches System Sie sich entscheiden, bleibt ganz Ihnen überlassen. Nutzen Sie z. B. klassische Wiedervorlagemappen (am besten zwei, eine mit Monats- und eine mit Tagesunterteilung) oder ein bestehendes Hänge- oder Einstellmappen-System;
• einige Mappen zum Sammeln von Informationen (Hängemappen oder Stehsammler etc.);
• eine Reihe von Listen (dazu später mehr). Wie viele das sind, ist unter anderem auch von Ihren Gewohnheiten abhängig. Stellen Sie sicher, dass die Listen alle an einem Ort aufbewahrt werden. Wenn Sie ein Zeitplanbuch nutzen, heften Sie sie dort ab, oder legen Sie eine Mappe dafür an;
• einen Terminkalender oder ein Zeitplanbuch, damit Sie sich an termingebundene Aufgaben oder Informationen erinnern lassen können.

Richten Sie Ihre Eingangsbox ein

Schauen Sie sich einmal an Ihrem Arbeitsplatz um:

• Gibt es mehrere Plätze, wo Notizen, eingehende Post oder Benachrichtigungen landen?
• Liegen bei Ihnen Sachen herum, die Sie an eine Aufgabe erinnern (wie beispielsweise die leeren Batterien Ihres Diktiergeräts, die dringend ersetzt werden müssen)?

Alles was in irgendeiner Weise eine Aufgabe darstellt, gehört in Ihre Eingangsbox. Beschriften Sie diese gut sichtbar mit „Eingang“.

Wichtig: Zukünftig soll alles für Sie bestimmte Material wirklich nur dort landen! Haben Sie während der Arbeit an einem Projekt einen spontanen Gedankenblitz? Schreiben Sie schnell ein Stichwort dazu auf, und legen Sie die Notiz in Ihre Eingangsbox. Vertrauen Sie darauf, dass Sie sich später mit der Sache beschäftigen werden, und lassen Sie mitsamt dem Notizzettel auch den Gedanken in die Box fallen.

Bei Ihren E-Mails, die ja ebenfalls Aufgaben – nur eben in anderer Form – sind, verfahren Sie genauso: Vielleicht besitzen Sie nur eine E-Mail-Adresse und haben damit den Vorteil, dass Sie nur ein elektronisches Eingangskörbchen haben. Immer mehr Menschen jedoch haben wenigstens zwei (beruflich und privat) und mehr solcher Posteingänge zu bearbeiten. Richten Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass wirklich alle Nachrichten sämtlicher Postfächer in einem einzigen Eingang landen!

Sammeln Sie alles ein – leeren Sie Ihren Kopf!

Beim ersten Mal ist es am schwierigsten, so auch in diesem Fall – aber versprochen: Später wird’s viel einfacher. Sammeln Sie alles innerhalb und außerhalb Ihres Kopfes ein, was Sie beschäftigt. 

Also:

• Alle lose in Ihrem Büro herumliegenden Unterlagen und Zettelchen legen Sie in die Eingangsbox. Reicht der Platz darin nicht aus, legen Sie zeitweilig eine zweite Box an.
• Haben Sie physisch alles zusammengetragen, beginnt das große Reinemachen im Kopf: Notieren Sie jedes Projekt, jede Angelegenheit, die Sie beschäftigt, jeweils auf einem eigenen Blatt. Denken Sie dabei nicht weiter darüber nach – schreiben Sie das Stichwort auf, und danach wandert der Zettel in die Eingangsbox. Wie beim Brainstorming hat alles seine Berechtigung, von „Keller aufräumen“ über „Quartalsbericht schreiben“ bis zu „Mal wieder was mit den Kindern unternehmen“. In der Eingangsbox landen alle Dinge, die nicht so sind, wie sie sein sollen, oder mit deren Ausgang Sie noch nicht zufrieden sind, die also nicht abgeschlossen wurden. Und: Nehmen Sie sich für dieses mentale Aufräumen Zeit!

GTD erstmalig anwenden: So verarbeiten Sie alles, was in der Eingangsbox ist

Jetzt geht es los: Sie arbeiten Ihre Eingangsbox durch. Haben Sie das ein erstes Mal getan, machen Sie es sich zu Ihrer Gewohnheit, wenigstens einmal pro Arbeitstag den Inhalt durchzusehen und die Box vollständig zu leeren.

Wie beim Schach gilt hier: berührt, geführt! Nichts darf in die Eingangsbox zurückkehren. Am Ende des Arbeitstags sollte sie leer sein. Beim Verarbeiten des Boxinhalts gehen Sie nach folgendem Muster vor (siehe auch Grafik oben):

Was ist es?

Dies ist eine zentrale Frage im GTD-System. Erst wenn Sie entschieden haben, worum genau es sich handelt, können Sie die nächsten Schritte erfolgreich gehen. Tatsächlich sammeln sich die typischen Dokumentenstapel oft nur deshalb an, weil sie keiner Prüfung unterzogen wurden. Klassisches Beispiel sind firmeninterne Rundschreiben, die „erst einmal“ irgendwo hingelegt werden, weil sie ja nicht so wichtig sind, aber dann dennoch in unserem Hinterkopf um Aufmerksamkeit buhlen.

Nehmen Sie beim Durcharbeiten also bewusst jedes Element in der Eingangsbox wahr, und untersuchen Sie, in welchen Kontext die Sache gehört. Verwechseln Sie diese Sichtung aber nicht mit Durcharbeiten! Die Frage nach dem Kontext einer Sache bedeutet nicht, dass Sie nun ein mehrseitiges Rundschreiben durchlesen müssen. Ein Überfliegen des Betreffs, notfalls auch des ersten Absatzes, genügt vollkommen. Wenn Sie wissen, worum es geht, widmen Sie sich der nächsten Frage:

Kann/Will ich etwas tun?

• Können bzw. wollen Sie etwas damit tun?
• Leiten sich daraus unmittelbare Handlungen ab?
• Steht es im Zusammenhang mit einem Sie betreffenden Projekt?

Auf die Einladung zu einem Kongress, der in drei Monaten stattfindet, brauchen Sie z. B. nicht unmittelbar zu reagieren. Sie benötigen aber die Einladung in der Wiedervorlage, um sich rechtzeitig anzumelden. Die Einladung zum Elternabend Ihres Kindes oder das Memo eines Mitarbeiters wird dagegen wahrscheinlich Ihr unmittelbares Handeln erfordern.

Wenn nichts damit getan werden kann/muss, haben Sie vier Optionen: Sie werfen das Dokument weg, verwahren es in der Irgendwann-Mappe, legen es auf Wiedervorlage oder in der Ablage ab.

1. Mülleimer: Werfen Sie immer so viel wie möglich weg! Lesen Sie nur, was Sie wirklich brauchen. Alles andere wandert in den Papierkorb.
2. Irgendwann-Mappe: Für nicht eindeutig terminierbare Dinge, die vielleicht irgendwann einmal von Interesse sind, bietet GTD Ihnen das Instrument der Irgendwann-Mappe an. Darin landet alles, womit Sie sich vielleicht später einmal beschäftigen wollen – wie etwa der Prospekt zu einem Sprachkurs, den Sie schon immer einmal besuchen wollten, oder die Rezension eines Buchs, das Sie sich vielleicht einmal kaufen möchten.
3. Wiedervorlage: Sie müssen jetzt nichts damit tun, aber Sie benötigen die Information zu einem bestimmten Termin (z. B. Einladungsschreiben zu Konferenzen, Agenda einer Besprechung)? Dann ordnen Sie das Schriftstück in Ihre Wiedervorlagemappe ein.
4. Ablage: Über unsere Schreibtische geht viel so genanntes Referenzmaterial. Das erfordert kein direktes Handeln, sondern stellt lediglich Informationen bereit. Die einzige Aufgabe, die Ihnen im Umgang mit diesem Material erwächst, besteht in der Entscheidung darüber, ob Sie es aufbewahren wollen oder nicht. Wenn Sie sich für das Aufbewahren entscheiden, legen Sie es ab! Ganz gleich, ob Telefonlisten, der Bestellzettel der Pizzeria um die Ecke oder eine Übersicht der aktuellen Portogebühren: Dieses Material bleibt nicht in der Eingangsbox und darf auch keinen Platz auf Ihrem Schreibtisch beanspruchen.

Wenn Sie etwas damit tun können/müssen, lautet die nächste Frage:

Welches ist der nächste Schritt?

Das heißt: Überdenken Sie, was die nächste unmittelbare Handlung sein soll – eine physische und sichtbare Aktion!

In Ihrer Eingangsbox werden sich Dokumente befinden, bei denen der nächste Schritt ganz offensichtlich ist – aber auch solche, bei denen Sie erst überlegen müssen, was als Nächstes damit zu tun ist.

Bleiben Sie eisern, legen Sie die nicht einfach wieder zurück in die Eingangsbox oder gar auf einen anderen Papierstapel. Nehmen Sie sich die Zeit, jetzt eine Entscheidung zu treffen.

• Sie finden z. B. einen Zettel „Garage aufräumen“. Welches ist der nächste Schritt? Einen Termin für das Aufräumen festlegen? Einfach reingehen und anfangen? Fehlen da nicht noch Kartons, in denen Sie die vielen herumliegenden losen Gegenstände verstauen wollten? Ohne dieses Material müssten Sie das Aufräumen wieder abbrechen. Also wäre in diesem Fall der konkrete nächste Schritt: „Kartons einkaufen“.
• Oder: Sie wollen eine Besprechung abhalten. Ein nächster Schritt „Besprechung einberufen“ bringt aber noch keine Aktion. Vielleicht müssen Sie vorher jemanden anrufen oder eine E-Mail schreiben? Notieren Sie sich diese Aktion.

Alle Aktionen, die Sie nicht sofort erledigen können (dazu gleich mehr), halten Sie schriftlich auf Nächster-Schritt-Listen fest. Dabei ist es sinnvoll, mehrere solcher Listen zu führen, die ähnliche Aktivitäten bündeln.

Sie benötigen für einige Aufgaben Ihren Computer? Denn legen Sie sich eine Liste „@Computer“ an. Mit dem @-Zeichen signalisieren Sie, wo Sie sich befinden müssen, um die Aufgabe erledigen zu können, eben „am Computer“. Folgende Listen sind z. B. hilfreich:

• @Computer
• @Büro
• @Telefon
• @Zuhause
• @E-Mails
• @Büromittel-Bestellung

Scheuen Sie sich nicht, noch weitere Listen anzulegen. Wie viele Sie nutzen, spielt keine Rolle, denn die Listen sind letztlich nur als Speicher für die erkannten nächsten Schritte gedacht. Wichtig ist allerdings, dass Sie sie an einem zentralen Platz aufbewahren und schnellen Zugriff darauf haben, um die Aufgaben zügig abarbeiten zu können.

So viel zum Konzept des „Nächsten Schrittes“. Sie haben nun, wenn Sie bei der Sichtung Ihrer Dokumente an diesem Punkt angekommen sind, die folgenden drei Optionen: Sie können die Aufgabe

1. gleich erledigen,
2. mit einem Termin versehen (für eine spätere Erledigung)oder
3. delegieren.

1. Den nächsten Schritt direkt erledigen

Grundregel: Wenn Sie beim Nachdenken über den „Nächsten Schritt“ feststellen, dass Sie zur Erledigung nicht mehr als drei Minuten brauchen, dann erledigen Sie ihn gleich!

Sie werden erstaunt sein, wie viel Zeit Sie durch die sofortige Bearbeitung sparen. Diese Aufgaben müssen Sie natürlich auch gar nicht erst aufschreiben.

2. Die Erledigung terminieren

Wenn die Information aus Ihrer Eingangsbox zeitgebunden ist, wie beispielsweise bei der Einladung zu einer Veranstaltung, notieren Sie sich den Termin in Ihrem Zeitplaner. Legen Sie die Einladung selbst in Ihrer Wiedervorlagemappe ab.

Dort landet etwa auch Korrespondenz, die Sie zu einem bestimmten Termin beantworten müssen, was aber eben nicht in drei Minuten getan werden kann. Oder Aufgaben, die ganz klar bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen.

Ist es nicht möglich oder sinnvoll, jetzt gleich einen genauen Bearbeitungstermin für eine Aufgabe festzulegen, notieren Sie sich die Aufgabe auf Ihrer Nächster-Schritt-Liste.

Wichtig ist dabei: Notieren Sie in Ihrem Kalender keine Aufgaben, sondern nur Termine! Erlaubt ist aber ein Hinweis auf ein Ereignis, das im Zusammenhang mit einem Projekt steht (wie z. B. „Ausschreibungsfrist endet“). Das mag Ihnen anfangs schwer fallen, ist aber wirklich sinnvoll, denn sonst gelangen Sie schnell wieder in die frustrierende Spirale von unerledigten Aufgaben, die auf den nächsten Tag zu übertragen sind.

3. Den nächsten Schritt delegieren

Wenn Sie Mitarbeiter haben: Delegieren Sie so viel wie möglich! Nur so bekommen Sie Luft für wirklich wichtige Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen. Haben Sie eine Aufgabe delegiert, besteht Ihre eigene Aufgabe darin, das Ergebnis abzuwarten.

Damit Sie nicht ständig darüber nachdenken müssen, ob eine delegierte Aufgabe bearbeitet wird und bis wann die Sache erledigt sein muss, legen Sie für Delegationen eine eigene Liste an, die Sie mit „Warten auf“ überschreiben. Hier notieren Sie die Aufgabe mit dem entsprechenden Erledigungsdatum.

Sinnvoll sind generell spezielle Listen für Personen, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben. Darin sammeln Sie Ideen, Informationen und andere Besprechungsthemen, und dort können Sie auch einen Vermerk über die delegierte Aufgabe machen. So können Sie beim nächsten Kontakt unmittelbar nachfragen.

Sonderfall: Ihre Projekte

In Ihrer Eingangsbox befinden sich wahrscheinlich auch Aufgaben, für die mehrere Arbeitsschritte nötig sind. Diese Aufgaben sollten Sie als Projekte abgrenzen und gesondert festhalten: Notieren Sie sie auf einer Liste, die Sie mit „Projekte“ überschreiben.

Ein Beispiel: Sie ziehen aus der Eingangsbox einen Zettel heraus, auf dem Sie „Steuererklärung“ notiert haben. Wenn die Steuererklärung bereits fertig ist und nur noch abgeschickt werden muss, ist der nächste Schritt „Steuererklärung zur Post bringen“, und damit ist die Aufgabe erledigt.

Müssen Sie die Steuererklärung aber erst noch machen, sind mehrere Schritte notwendig: Belege sortieren, erfassen, Zahlen in das Steuererklärungs-Programm eingeben, Mantelbögen ausfüllen etc. Es handelt sich also um ein Projekt. Damit gehen Sie folgendermaßen vor:

• Sie legen den nächsten unmittelbaren Schritt fest (z. B. „Belege sortieren“) und notieren ihn auf der entsprechenden Nächster-Schritt-Liste, z. B. auf der Liste „@Zuhause“.
• Auf Ihrer Projekte-Liste notieren Sie „Steuererklärung“. Erst wenn die Steuererklärung fertig und abgeschickt ist, streichen Sie das Projekt als erledigt.
• Begleitende Unterlagen, Gesprächsnotizen, MindMaps oder Abrechnungen legen Sie in einer separaten Projekt-Mappe ab. Unser Tipp: Legen Sie für jedes Projekt eine eigene Loseblattmappe an. Damit haben Sie alle Unterlagen zusammen, können leicht etwas hinzufügen oder heraussuchen, und die Mappe ist auch einfach zu transportieren, beispielsweise wenn Sie sie bei Besprechungen brauchen.

Die Definition des nächsten Schritts in einem Projekt erfährt die gleiche Prüfung wie bereits oben beschrieben: Was direkt erledigt werden kann, erledigen Sie auch direkt; was zeitgebunden ist, kommt in die Wiedervorlagemappe; was nicht zeitgebunden ist, kommt auf die Nächster-Schritt-Liste; was delegiert werden kann, kommt auf die Warten-auf-Liste.

Und: Wenn Sie feststellen, dass bei Ihnen schnell viele Projekte zusammenkommen, ist es sinnvoll, mehrere Projekt-Listen anzulegen, beispielsweise unterteilt nach Themen oder Produkten.

GTD im Alltag:  So arbeiten Sie mit den Listen und Mappen

Sehen Sie Ihre Listen regelmäßig durch

Das Entleeren der Eingangsbox erledigen Sie in Zukunft exakt wie oben beschrieben. Wichtig ist, dass Sie ab jetzt Ihre Listen und Mappen als Arbeitsinstrumente begreifen: Ihr verlässlicher persönlicher Speicher für all die Dinge, die Sie Ihren Zielen näherbringen. Aber erst durch die regelmäßige Durchsicht aller Unterlagen verleihen Sie dem System die notwendige Dynamik.

Was Sie täglich/mehrmals täglich durchsehen:

• Ihre Schreibtisch- und Ihre E-Mail-Eingangsbox.
• Ihre Wiedervorlagemappe für diesen Tag.
• Ihre Kalendereinträge.
• Die Nächster-Schritt-Liste: Streichen Sie alles durch, was Sie bereits erledigt haben.

Was Sie mindestens einmal in der Woche durchsehen:

• Ihre gesammelten Notizen: Vielleicht ergeben sich daraus nächste Schritte, die Sie auf der entsprechenden Liste eintragen.
• Ihren Terminkalender: Tragen Sie die anstehenden Termine in Ihren Kalender ein. Und überlegen Sie, ob aus diesen Terminen Aufgaben resultieren, die Sie in eine der Nächster-Schritt-Listen eintragen können.
• Die Projekt-Liste: Können Sie eines bereits streichen? Sind Sie bei jedem Projekt wenigstens einen Schritt weitergekommen? Notieren Sie zu jedem Projekt wenigstens einen nächsten Schritt.
• Die Warten-auf-Liste: Sind die Ergebnisse eingetroffen? Gibt es delegierte Aufgaben, die überfälligsind? Sollten Sie einen Kollegen daran erinnern, dass er Ihnen noch etwas abliefern wollte?
• Weitere Listen, die Sie angelegt haben: Gibt es etwas zu tun?
• Die Irgendwann-Mappe: Ist etwas davon aktueller geworden? Wollen Sie einen nächsten Schritt einleiten?
• Diverses Projekt-Material: Ergeben sich neue nächste Schritte? Können Sie vielleicht schon etwas ablegen oder wegwerfen?

Mit GTD setzen Sie intuitiv Prioritäten

Sicherlich ist Ihnen aufgefallen, dass die traditionelle Vergabe von Prioritäten bei GTD keine Rolle spielt. Tatsächlich verzichtet GTD darauf, eine Aufgabe in ein Schema von „Dringend“ und „Wichtig“ zu pressen. Dahinter steckt die Erfahrung, dass solch eine Bewertung nicht nötig ist, solange alle Aufgaben nach einem eisernen Schriftlichkeitsprinzip erfasst werden.

Das heißt: Statt eine nicht erledigte Aufgabe in Ihrem Zeitplaner auf den nächsten Tag zu übertragen (wodurch viele Dinge ohnehin eine neue Priorität erhalten), nehmen Sie die Bewertung zu dem Zeitpunkt vor, zu dem Sie Ihre Listen durchsehen. Sie werden dann die Entscheidung über die jeweilige Priorität intuitiv treffen – und richtig treffen.

Nehmen wir an, Sie müssen bis Ende der Woche ein Projekt XY abgeschlossen haben. Sie sehen nun Ihre „@E-Mails“-Liste durch und finden dort die Einträge, dass Sie sich bei Ihrer Tante melden wollen und dass Sie eine E-Mail zu Projekt XY zu schreiben haben. Vertrauen Sie darauf, dass Sie in diesem Moment mit Sicherheit die E-Mail auswählen, die Sie einen Schritt in Richtung Projektabschluss führt!

Noch ein Beispiel: Es ist Donnertag, 13.30 Uhr, Sie warten am Bahnhof auf einen Anschlusszug. Was können/wollen Sie jetzt tun? Sie haben noch 20 Minuten Zeit und ein Handy dabei. Sehen Sie sich die Liste Ihrer Anrufe durch. Intuitiv werden Sie ein Gespräch auswählen, das sowohl von der Wichtigkeit als auch vom Zeitaufwand her in diesen Kontext passt. Zugleich sind Sie aber wieder einen Schritt weitergekommen! Und darum geht es schließlich.