Ausmisten nach Plan: So entrümpeln Sie Ihre persönlichen Unterlagen

Nicht nur im Büro, auch zu Hause sollten Sie regelmäßig Ihre Unterlagen ausmisten. Ein entscheidender Hemmschuh beim Wegwerfen sind fehlende Kriterien. Denken Sie doch einmal daran, wie leicht Ihnen das Vernichten privater Steuerunterlagen fällt. Hier können Sie sich auf klare gesetzliche Vorgaben stützen, und das heißt: Frist um, Akten weg. Machen Sie Ihre eigenen Gesetze, und legen Sie persönliche Aufbewahrungsfristen fest – für alle anderen Unterlagenarten und auch Print-Produkte! Beispiele dafür sowie weitere praktische Tipps finden Sie im Folgenden.

Praxis-Beispiele für persönliche Aufbewahrungsfristen

Unterlagenart

• Fachzeitschriften/Fachinformationen

Wann wegwerfen?

• Dauerhafter Informationswert: langfristig sammeln.
• Befristeter Informationswert: 6 Monate bis 2 Jahre chronologisch liegend oder stehend sammeln. Dann nach dem Komposthaufenprinzip bei jedem Erscheinen einer neuen Ausgabe die älteste wegwerfen. Damit halten Sie Ihren Raumbedarf konstant und haben trotzdem das Wichtigste zur Hand.

Unterlagenart

• Tageszeitung

Wann wegwerfen?

• Bei Erscheinen der neuen Ausgabe.

Unterlagenart

• Publikumszeitschriften

Wann wegwerfen?

• Wenn ausgelesen, sonst spätestens im Erscheinungsintervall (Woche, 14-tägig, Monat).

Unterlagenart

• Kataloge

Wann wegwerfen?

• 6 bis 12 Monate oder sofort bei Eintreffen eines Nachfolgekatalogs.

Unterlagenart

• Landkarten, Autokarten, Hotelführer

Wann wegwerfen?

• Sobald neue gekauft.
• Älter als 3 Jahre, wenn feststeht, dass Sie die betreffenden Regionen in den nächsten 2 Jahren nicht besuchen werden – spätestens aber nach 5 Jahren.

Unterlagenart

• Computerhandbücher

Wann wegwerfen?

• Vom Hersteller mitgeliefert: sofort nachdem neuere Versionen von Hard- oder Software installiert sind.
• Zusätzlich gekauft für Softwareanwendungen: spätestens wenn die übernächste Software-Version installiert wurde.

Papierarchiv: Verschlanken oder abschaffen

Die meisten papiernen Archive sind hoffnungslos mit überholten Informationen verstopft. Wenn das Ihre dazugehört, sollten Sie es systematisch entmüllen: Denn je mehr veraltete Informationen Sie dort aufbewahren, umso geringer wird sein Wert insgesamt.Außerdem: Im Zeitalter des Internets haben Sie schnellen Zugriff auf aktuelle Informationen, die Ihnen dann in digitaler Form vorliegen – die Sie also direkt (mit „Kopieren“ und „Einfügen“) in Ihre Textdokumente einfügen können. Das lohnt sich selbst dann, wenn Sie gelegentlich für Informationen etwas bezahlen müssen (bei Datenbanken wie www.genios.de oder bei Zeitungsredaktionen).Bei der Pflege Ihres Archivs helfen Ihnen folgende 3 Regeln:

• Nicht geheftet: Legen Sie die Dokumente immer loseblatt ab, in Hänge- oder Einstellmappen, nicht in Ordnern oder Heftsammlern.
• Aktualität visualisieren: Versehen Sie die Dokumente auffällig mit einem Datum, am besten immer in der Ecke oben rechts. Zusätzlich können Sie auch die Reiter der Mappen mit der aktuellen Jahreszahl beschriften. Notieren Sie also z. B. jetzt auf der Mappe, in der Sie Dokumente zum Thema EDV sammeln, „EDV 14“. Zum Jahreswechsel 2014/15 wird es Ihnen dann leicht fallen, die Unterlagen aus 2014 zu entsorgen.
• Favoriten archivieren: Um von vornherein so wenig wie möglich aufzuheben, sollten Sie für alle Suchbegriffe in Ihrem Papierarchiv entsprechend benannte „Favoriten“-Ordner auf Ihrem Computer einrichten. Dort legen Sie dann interessante Internetadressen ab. So fällt es Ihnen leichter, Artikel entweder gar nicht erst auszudrucken oder (wenn Sie nicht gern am Bildschirm lesen) gleich nach der Lektüre zu entsorgen.

Kriterien für die Aufbewahrung privater Dokumente

Lebenslang sollten Sie aufbewahren:

• ärztliche Gutachten
• Ausbildungsurkunden, Zeugnisse
• Geburts-/Heiratsurkunde, Taufschein
• Sterbeurkunden von Angehörigen
• alle Unterlagen für die Rentenberechnung (wie z. B. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Immatrikulationsbescheinigungen und Sozialversicherungsunterlagen)

30 Jahre:

• Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten

Mindestens 2 Jahre:

• Kaufverträge, Garantiescheine/Rechnungen, Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren
• Auch Handwerkerrechnungen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden (eine Maßnahme zur Bekämpfung von Schwarzarbeit). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Rechnungen aus dem Januar 2014 dürfen folglich erst mit Ablauf des Jahres 2016 vernichtet werden.

Versicherungen & Co.: Anfang und Ende reichen meistGerade in Versicherungs- und Behördenordnern sammeln sich zu einem einzigen Vorgang oft umfangreiche Papiermengen an.Faustregel: Heben Sie das erste und das letzte Schriftstück auf. Bei Versicherungen sind das beispielsweise die Anfangs-Police und die letzte Aktualisierung mitsamt dem letzten Anschreiben, auf dem Sie die aktuelle Adresse und Ihren Ansprechpartner finden.

Wann Sie private Steuerunterlagen vernichten können

Private Steuerunterlagen wie Belege über Zins- und Mieteinnahmen, Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen können Sie vernichten, sobald Ihnen der Steuerbescheid für das betreffende Jahr vorliegt. Für diese Unterlagen gelten keine speziellen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.Als Selbstständiger müssen Sie alle steuerlich relevanten Belege sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet aber nicht, dass Sie sie griffbereit in Ihrem Büro unterbringen müssen.Besorgen Sie sich einfache Archivboxen, in denen Sie die Steuerunterlagen nach Jahren sortiert im Keller aufbewahren. Dann können Sie mit Beginn des neuen Steuerjahrs ganz einfach den nicht mehr aufbewahrungspflichtigen Jahrgang entsorgen.