Besprechungsmanagement: Wie Sie Besprechungen kurz und effektiv organisieren

Besprechungsmanagement: Sparen Sie sich wertvolle Zeit von unnötigen Besprechungen

Eine Umfrage der Firma Mindjet ® zur Besprechungskultur liefert schlechte Ergebnisse: 32 % der Befragten empfinden die Besprechungen, an denen sie teilnehmen, als Zeitverschwendung.

Hauptkritik: Nur selten werden allgemein verbindliche Protokolle verfasst und Aufgabenverteilungen vorgenommen.

Mehr als 40 % der Befragten würden eine Verbesserung dieser Struktur begrüßen – um Meetings interessanter, kürzer und effektiver zu machen.

So organisieren Sie Besprechungen kurz und effektiv 

Hier die wichtigsten Grundregeln, die Ihren Meetings eine hohe Effektivität sichern, unabhängig vom Thema und von der Tagesform der Geladenen.

1. Besprechungen nur bei Notwendigkeit

Zuallererst: Prüfen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist.

• Zögern Sie nicht, ein Meeting abzusagen oder auch früher als geplant zu beenden – wenn etwa neue Gesichtspunkte entstanden sind, die ohne zusätzliche Vorbereitung eine Besprechung oder die Diskussion eines TOPs (Tagesordnungspunkts) ineffektiv machen würden.

2. Die richtige Vorbereitung von Besprechungen

• Bereiten Sie sich gründlich vor.
• Vor allem eines müssen Sie immer (am besten schriftlich) für sich formuliert haben: das angestrebte Besprechungsergebnis.

3. Nur betreffende Mitarbeiter zur Besprechung einladen

• Laden Sie nur diejenigen Personen ein, deren Anwesenheit absolut notwendig ist.
• Teilen Sie allen Teilnehmern Zweck und Ziele der Besprechung mit.
• Und versorgen Sie die Teilnehmer rechtzeitig mit Informationen und Unterlagen, damit ein einheitlicher Wissensstand gegeben ist.

4. Die Tagesordnungspunkte

• Fassen Sie kleinere Besprechungspunkte thematisch und nach Prioritäten sortiert zusammen, damit der Themenplan übersichtlich bleibt und die Runde nicht zwischen TOPs hin- und herspringt.
• Vermeiden Sie Open-End-Besprechungen, indem Sie eine konkrete Dauer in Abhängigkeit vom Themenumfang festlegen.

5. Bleiben Sie am Ball

• Beginnen Sie pünktlich, und forcieren Sie Ergebnisse.
• Das heißt auch: Greifen Sie (als Besprechungsleiter) ein, wenn eine Diskussion sich im Kreis zu drehen beginnt.
• Demokratie ist gut, Ergebnisse sind besser: Machen Sie einen konkreten Vorschlag, den Sie ja dann von den Besprechungsteilnehmern absegnen lassen können.
• Übrigens haben Sie in dieser Hinsicht auch als Besprechungsteilnehmer Spielraum: Mit einem eleganten „Vielleicht können wir uns ja für den Moment darauf einigen, dass …“ können Sie manchen Diskussionskreislauf beenden und die nächste Runde in Gang setzen.

6. Die Ergebnissicherung

• Wichtig für die Ergebnissicherung: Fassen Sie vor Ende der Sitzung noch einmal kurz alle Ergebnisse zusammen. Diese Ergebnisse wie auch daraus resultierende Aufgaben müssen schriftlich festgehalten sein.
• Und: Beginnen Sie das nächste Treffen mit einem Überblick über diese Aufgaben: Wurden sie termingerecht erledigt – und falls nicht, warum nicht?

7. Hören Sie pünktlich auf.

• Überziehen muss absolut die Ausnahme bleiben!
• Vertagen Sie besser einen nicht erledigten TOP auf das nächste Treffen.
• Oder setzen Sie dafür (eventuell in kleinerer „Experten“-Runde) ein zusätzliches Treffen an.