Kaizen: Schritt für Schritt zu mehr Effizienz im Büro

Kaizen: In 4 Schritten zu mehr Effizienz und Produktivität im Büro

Der Prozess findet in vier aufeinander aufbauenden Stufen statt, die wir hier näher erläutern.

Aufräumen und Verschlanken? „Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Das ist die Praxis in vielen Büros der Republik.

Während in der Fertigung der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurde und wird der Bürobereich in vielen Unternehmen vernachlässigt: der Schreibtisch als Insel des Individualismus, wo jeder entsprechend seinen Vorlieben und seinem Charakter die Dinge mal besser, mal schlechter organisiert bekommt.

Konsequenzen sind oftmals Verschwendung und Ineffizienz. Dabei nimmt in allen Branchen der Wettbewerbsdruck stetig zu: Verschwendung zu vermeiden ist somit keine Option, sondern unabdingbare Voraussetzung, um das Überleben des Unternehmens zu sichern.

Oder, für den Einzelnen gesprochen: Wer heute Arbeit hat, hat zumeist sehr viel davon und kann es sich nicht leisten, sein Zeitbudget infolge schlechter Organisation noch weiter zu belasten.

KAIZEN = kontinuierliche Verbesserung

Bekannt geworden ist der japanische Begriff Anfang der 90er Jahre, als in einer Studie Automobilhersteller miteinander verglichen wurden. Damals wurden Autos in Japan um 20 % schneller, 20 % billiger und 20 % besser hergestellt als sonst irgendwo auf der Welt.

Die Übertragung des Kaizen-Gedankens nach Deutschland, aber auch in die USA, brachte ähnlich positive Ergebnisse. Unter Kaizen versteht man in Japan ganz allgemein eine positive Lebenseinstellung mit dem ständigen Streben nach Verbesserung: Es geht also um eine Lebensphilosophie – und nicht nur um eine Qualitätsstrategie.

Mit Kaizen systematisch Verschwendung vermeiden

Die hier vorgestellten Vorgehensweisen entstanden aus der Übertragung von Kaizen- Verbesserungsideen vom Bereich der Fertigung in die Bürowelt. In der Fertigung kennt man die folgenden Verschwendungsarten:

• Überproduktion
• zu große Bestände/Lagerhaltung
• zu lange Transportzeiten
• Wartezeiten
• Suchzeiten
• unnötige Bewegungen
• Nacharbeit/Fehler
• schlechte Platzausnutzung
• ungenutztes Mitarbeiterpotenzial

Kaizen ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem die Erfahrung, die Kreativität und die Fähigkeiten der Mitarbeiter genutzt werden, um dauerhaft Verbesserungen zu erreichen.

Ziel ist dabei, dass die Mitarbeiter effektiver statt mehr arbeiten („work smarter, not harder“). Und zwar dadurch, dass die oben aufgelisteten Verschwendungsarten systematisch vermieden werden.

Kaizen im Büro: In 4 Stufen zu einer gesteigerten Effizienz im Büro

Kaizen im Büro bedeutet die schrittweise, aber fortlaufende Verbesserung Ihrer Büroorganisation. Diese wird in vier aufeinander aufbauenden Stufen erreicht:

Ordnung und Sauberkeit

Kaizen im Büro beginnt mit der Stufe „Ordnung und Sauberkeit“. In der Produktion gilt der Grundsatz: „Nur wer diszipliniert Ordnung hält und für Sauberkeit sorgt, kann Qualität produzieren.“ Dieses Motto gilt gleichermaßen im Büro für ein effektives Arbeiten.

Standardisierung der Büroorganisation

Dann folgt die „Standardisierung der Büroorganisation“. Die Standardisierung bezieht sich auf die Organisation der Ablage sowie auf Arbeitsinhalte und Formulare. Diese Stufe ist von essenzieller Bedeutung.

Denn nur, wenn vereinbarte Abläufe und Regeln wirklich eingehalten werden, sind Verbesserungen von Dauer. Und zweitens steht die Standardisierung für eine Automatisierung, das heißt: Eine positive Routine spielt sich ein, die die Umsetzung der Optimierungen mühelos macht.

Arbeitsabläufe durch Kaizen vereinfachen

Wenn die beiden ersten Stufen durchlaufen sind, ist ein – bezogen auf den Startpunkt – höheres Niveau erreicht. Das gilt es jetzt durch weitere Verbesserungen noch anzuheben.

Die Maßnahme der dritten Stufe „Arbeitsabläufe durch Kaizen vereinfachen“bezieht sich sowohl auf die Verbesserung der einzelnen Arbeitsplätze als auch auf die Verbesserung der Prozesse im Unternehmen.

Selbststeuerung durch Eigenverantwortung

Ziel der vierten Stufe ist es, das Prinzip „Selbststeuerung durch Eigenverantwortung“zu etablieren, also: Mitarbeiter zu Mitunternehmern zu machen. Dafür müssen die Handlungsspielräume der Mitarbeiter erweitert werden.

Hand in Hand mit dieser Erweiterung geht die Qualifikation der Mitarbeiter, damit sie den Handlungsspielraum auch ausnutzen können.