Stapel verhindern mit der 3-Minuten-Regel
To-do-Listen haben 2 große Vorteile: Sie sind Ihr externes Gedächtnis für Aufgaben aller Art, und sie helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeitszeit für Wichtiges freizuräumen. Allerdings haben diese Listen bei falscher Verwendung auch einen Nachteil: Wenn Sie dort jeden Handgriff eintragen, zu dem Sie sich spontan nicht durchringen können, können sie schnell zum Zwischenlager für „Aufgeschobenes“ werden.Eine einfache Faustregel hilft Ihnen, zwischen „sofort tun“ und „auf die Liste setzen“ zu unterscheiden: Erledigen Sie jede Tätigkeit sofort, die weniger als 3 Minuten beansprucht – und das unabhängig davon, ob sie dringend ist oder nicht, ob sie angenehm ist oder lästig. Zugleich verhindern Sie damit das Anhäufen von Unerledigtem auf Ihrem Schreibtisch.
Was Sie nach der 3-Minuten-Regel sofort erledigen
Beispiele für Arbeiten, die Sie oft in 3 (allerhöchstens 5) Minuten abschließen können:
- Rückrufe
- Rückfragen
- auf Fax, Brief, E-Mail antworten
- Schnellentscheidungen aller Art
- delegieren
- wegwerfen
- spontane Ideen notieren
- eine einzelne Information einholen oder nachschlagen
Umgekehrt kann Sie die Einstellung „Ich mache alles sofort und ohne Liste“ heftig in die Zeitfalle bringen, wenn eine Sache, die Sie spontan „mal eben“ zu erledigen gedachten, plötzlich eine halbe Stunde dauert. Ziehen Sie deshalb die Reißleine, sobald Sie erkennen, dass sich eine vermeintliche Sofortaufgabe eben nicht auf die Schnelle erledigen lässt.
Aufgaben, die auf die To-do-Liste gehören
Beispiele für Arbeiten, die auf der To-do-Liste besser aufgehoben sind, weil sie mehr als 3 Minuten in Anspruch nehmen:
- Mehrere Arbeitsschritte müssen koordiniert werden.
- Eine ausführliche schriftliche Reaktion ist verlangt.
- Es fehlen umfangreiche Fakten, Informationen oder Argumente.
- Es ist nicht klar, wie die Aufgabe angepackt werden soll.
- Die benötigten Hilfsmittel sind nicht einsatzbereit – wenn beispielsweise Drucker, Kopierer, Fax oder Scanner streiken oder das passende Versandmaterial nicht zur Hand ist.
- Mitarbeiter müssen mit einbezogen werden.
