Büroorganisation: Nützliche Sachgruppen für Ihre Ablage

Büroorganisation: Hilfreiche Sachgruppen für Ihre private Ablage im Büro

Auch wenn Sie nicht exakt alle diese Gruppen haben, ist die folgende Übersicht eine gute Orientierung.

Abonnements
Eine Übersicht der Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements mit Fälligkeitsterminen, so dass Sie sofort ersehen, wann Sie ein Abonnement kündigen müssen.

Auto
Bedienungsanleitung, Kundendienst-Scheckheft, Unterlagen über Verkäufe und Reparaturen.

Bank
Kontonummern und Bankunterlagen, die Namen Ihrer persönlichen Kundenbetreuer und deren Telefonnummern, Kreditunterlagen usw. Vielleicht legen Sie auch eine eigene Mappe „Kreditkarten“ an – eine Übersicht all der Kreditkarten, die Sie besitzen, die Kartennummern, Kreditvereinbarungen und die Notrufnummern im Fall des Verlusts oder Diebstahls einer Kreditkarte. Bewahren Sie hier auch solche Karten auf, die Sie selten benötigen.

Dokumente
Kopien von Geburtsurkunden, Pässen, Heiratsurkunde und anderen wichtigen persönlichen Dokumenten (die Originale sind in einem Safe besser untergebracht) und eine Übersicht der Aufbewahrungsorte weiterer wichtiger Unterlagen, ebenso wie Adressen von Anwälten, Maklern etc.

Finanzen
Diese Gruppe lässt sich aufteilen, z. B. in:

• Rente: Sozialversicherungsunterlagen, Rentenversicherungsbescheinigungen, Rentenplan, Broschüren einer privaten Rentenversicherungsanstalt etc.
• Finanzplanung: Artikel oder Informationen über Geldanlagen für die Finanzierung des Eigenheims oder für die Altersabsicherung – wie auch immer Ihre persönlichen Zielsetzungen ausgerichtet sind
• Investitionen: Investitionsnachweise sowie Maklererklärungen und Bescheinigungen über Transaktionen

Gäste
Listen, wann Sie welche Gäste gehabt und welche Gerichte Sie gekocht haben.

Garantien
Garantiescheine und Kundendienstleistungen für all Ihre Haushaltsgeräte und Einrichtungsgegenstände.

Gebrauchsanweisungen
Sammeln Sie die Gebrauchsanweisungen für alle Geräte im Haus zentral in einem Ordner (nicht in einer Hängeregister-Mappe), von dem sämtliche Familienmitglieder wissen, wo er sich befindet. Im Ordner selbst können Sie gegebenenfalls Kategorien bilden: z. B. „Küche“ (Waschmaschine, Kühlschrank, Herd), „Büro“ (Fax, Telefon), „Wohnzimmer“ (TV, DVD-Player, Stereoanlage).

Gesundheit
Wichtige Impftermine, Unterlagen über ärztliche Untersuchungen, Notizen über Ihre persönliche Krankheitsgeschichte usw. Jedes Familienmitglied bekommt entweder eine eigene Mappe oder einfach in der Hängemappe „Gesundheit“ eine eigene Sichthülle.

Haustiere
Züchterpapiere, Untersuchungshefte und Impfpässe sowie beispielsweise Adressen des Hundesportvereins, Ihrer Hundeausführer oder von Hundepensionen. Legen Sie die Mappe unter dem Namen Ihres Haustiers an.

Hobbys
Gärtnern? Möbelrestauration? Ein neues Hobby, das Sie ins Auge fassen? Wenn Sie vielerlei Interessen haben, legen Sie hierfür gegebenenfalls mehrere Mappen an.

Kataloge
Für (aktuelle!) Kataloge und Prospekte eignen sich Stehsammler. Dort wird beispielsweise der Ikea-Katalog aufbewahrt, die Programm- und Preisübersicht von dem Silberbesteck, das Sie für Ihr Patenkind sammeln, oder Prospekte Ihres Büroartikel-Versenders.

Kirche
Gottesdienstplan, Gemeindebrief, Spendenbescheinigungen etc.

Korrespondenz
Je nach Papiermenge können Sie neben einer allgemeinen Mappe Korrespondenz weitere Mappen für besonders wichtige Korrespondenzpartner anlegen.

Mitgliedschaften
Mitgliedsausweise und Unterlagen über Clubs, Museen, Vereine und Organisationen, denen Sie angehören. Haben Sie viel Material, können Sie auch unter dem Namen des Vereins jeweils eine eigene Mappe anlegen.

Projekte
Sie wollen zum 70. Geburtstag Ihrer Mutter ein großes Fest ausrichten? Dann sammeln Sie alle Papiere, die mit der Veranstaltungsplanung anfallen, in der Register-Mappe „Geburtstagsfest“.

Rechnungen
Sammeln Sie in dieser Mappe alle eingehenden Rechnungen, die Sie per Scheck oder Überweisung bezahlen müssen, und erledigen Sie das an festgesetzten Terminen 2-mal monatlich. (Rechnungen, die Sie per Dauerauftrag automatisch bezahlen, kommen gleich in die entsprechende Ablage – etwa unter dem jeweiligen Abonnement.)

Restaurants
Übersicht über die Restaurants in der Region, Zeitungsausschnitte mit Restaurant-Besprechungen, Namen der Besitzer etc.

Schule/Kindergarten
Offizielle Schreiben, Notenspiegel, Elternrundbriefe und andere schulbezogene Unterlagen. Wenn Sie mehrere Kinder haben, geben Sie jedem eine eigene Sichthülle, die in die Hängemappe kommt.

Steuer
Steuerbescheide der vergangenen Jahre sowie Notizen, die das laufende Jahr betreffen.

Urlaub
Ideen fürs nächste Jahr, Hoteladressen, Kataloge, Adressenliste für Urlaubsgrüße, Artikel über interessante Orte, die für Ihren nächsten Urlaub in Frage kommen.

Versicherungsunterlagen
Jeweils 1 Kopie jeder Versicherungspolice, außerdem ein Verzeichnis der Police-Nummern, die Namen der Versicherten, die Adresse des Versicherungsunternehmens sowie von dessen Vertreter, die Art und der Umfang der Deckung, so dass Sie alles auf einen Blick finden können.

Optional: Ein Verzeichnis Ihres persönlichen Vermögens (eine Liste und Fotos Ihrer privaten Einrichtungsgegenstände sowie jedes versicherten Wertgegenstandes) sollte hier aufbewahrt werden, das Original sollte sich jedoch in Ihrem Banksafe befinden.

Wohnung/Haus
Ihr Mietvertrag, falls Sie zur Miete wohnen; wenn Sie ein Eigenheim besitzen: Tipps zur Modernisierung, Auflösungs- und Verkaufskosten, Vertragskopien etc.

Wünsche
Sie liebäugeln mit einer neuen Arbeitsstelle? Sie erwägen, ein neues Auto zu kaufen? Legen Sie eine Mappe dafür an, und beschriften Sie die entsprechend.