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Mahnung auf Englisch: Formulierung & Beispiel

In der Geschäftswelt sind pünktliche Zahlungen von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dennoch kann es immer wieder zu Verzögerungen kommen – sei es durch organisatorische Missverständnisse oder unvorhergesehene Umstände. In solchen Fällen ist es wichtig, eine Mahnung professionell und höflich zu formulieren, besonders im internationalen Geschäftsverkehr.
Inhaltsverzeichnis

Eine gut formulierte Mahnung auf Englisch sollte nicht nur die notwendigen Fakten klar vermitteln, sondern auch den richtigen Ton treffen, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten. Der Schlüssel liegt darin, freundlich, respektvoll und dennoch bestimmt aufzutreten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine höfliche Mahnung auf Englisch verfassen, welche rechtlichen Grundlagen es in Deutschland und im englischsprachigen Raum gibt und welche praktischen Textbausteine Ihnen dabei helfen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation professionell bleibt – selbst wenn es um sensible Themen wie offene Zahlungen geht.

Wie formuliert man eine höfliche Mahnung auf Englisch?

Eine höfliche Mahnung auf Englisch sollte freundlich, professionell und respektvoll formuliert werden, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten. Folgende Tipps sollen deshalb einen hilfreichen Einstieg zur Formulierung bieten:

  1. Freundlicher Einstieg: Beginnen Sie mit einer positiven oder neutralen Anrede.
  2. Klar und direkt: Nennen Sie die wichtigsten Fakten (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum).
  3. Verständnis zeigen: Erwähnen Sie, dass es zu Verzögerungen kommen kann, um Druck zu vermeiden.
  4. Hilfsbereitschaft anbieten: Bieten Sie Unterstützung an, falls es Unklarheiten gibt.
  5. Professioneller Abschluss: Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und zeigen Sie Wertschätzung.

So bleibt der Ton freundlich und professionell, selbst wenn es um überfällige Zahlungen geht.

Wie viele Mahnungen sind Pflicht?

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Pflicht, eine bestimmte Anzahl von Mahnungen zu versenden, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden können. Grundsätzlich ist also bereits eine Mahnung ausreichend, um den Schuldner in Verzug zu setzen. In einigen Fällen ist sogar gar keine Mahnung erforderlich, etwa wenn ein fester Zahlungstermin vereinbart wurde und dieser ohne Zahlung verstreicht (§ 286 BGB).

Im englischsprachigen Raum, insbesondere in Ländern wie Großbritannien und den USA, gibt es ebenfalls keine gesetzliche Pflicht, eine bestimmte Anzahl von Mahnungen zu versenden, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden. Ähnlich wie in Deutschland hängt das Vorgehen von den vertraglichen Vereinbarungen und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen ab.

In der Praxis verschicken viele Unternehmen bis zu drei Mahnungen (Erste Mahnung, Zweite Mahnung, Letzte Mahnung), um dem Schuldner ausreichend Gelegenheit zur Zahlung zu geben und die Geschäftsbeziehung zu wahren. Dies ist jedoch eine freiwillige Maßnahme und keine rechtliche Notwendigkeit.

Nach der ersten Mahnung (oder wenn der Verzug automatisch eingetreten ist) kann der Gläubiger rechtliche Schritte einleiten, z.B. ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage.

Englische Textbausteine für eine Mahnung

Folgende englische Textbausteine für eine Mahnungen können je nach Tonfall und Situation angepasst werden. Sie decken verschiedene Phasen des Mahnprozesses ab – von der freundlichen Erinnerung bis hin zur letzten Mahnung:

Formulieren einer höfliche Erinnerungen:

  • „We kindly remind you that your payment is overdue.“
  • „This is a friendly reminder regarding your outstanding balance.“

Mögliche Versäumnisse erwähnen:

  • „If you have already made the payment, please disregard this notice.“
  • „We understand that oversights can happen and would appreciate your prompt attention.“

Anfordern der fehlenden Zahlung:

  • „Please arrange payment at your earliest convenience.“
  • „We would be grateful if you could settle the outstanding amount as soon as possible.“

Androhung rechtlicher Schritte:

  • „We regret to inform you that if the payment is not received, we will take further steps.“
  • „This is our final reminder before legal action is considered.“

Mahnung auf Englisch

Subject: Friendly Reminder: Outstanding Invoice 09876

Dear Mr./Mrs. Smith,

I hope this message finds you well. We would like to kindly remind you that the payment for invoice 09876, dated 15.12.2024, in the amount of X € is still outstanding. According to our records, the due date was 15.01.2025.

We completely understand that delays can happen for various reasons. If the payment has already been made, please disregard this message. Otherwise, we would greatly appreciate it if you could arrange the payment at your earliest convenience.

Should there be any issues or questions regarding the invoice, please do not hesitate to reach out to us. We are happy to assist you in any way we can.

Thank you in advance for your attention to this matter. We value your business and look forward to continuing our successful collaboration.

Kind regards,

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