Die AUA-Methode: So erreichen Sie endlich Ihre Ziele | Zeitmanagement

Im Fokus der AUA-Methode : Ihre Ziele und langfristigen Projekte

Ob 1-2-3-Methode, To-do-Strategie oder Frosch-Prinzip: Mit diesen einfachen Planungs-Tools behalten Sie in der Hektik des Tagesgeschehens den Überblick und stellen sicher, dass wichtige Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Das ist ein guter Anfang! Doch: Jetzt sollten Sie den nächsten Schritt machen und dafür sorgen, dass Ihre Ziele und langfristigen Projekte bei der Planung nicht zu kurz kommen.

Das geht ganz einfach, wenn Sie sich dabei an die AUA-Methode halten.

Die AUA-Methode: In 3 Schritten zu Ihrem Ziel 

In  nur 3 einfachen Schritten sichern Sie sich Ihren Zeit-Erfolg:

1. Alles aufschreiben
2. Unvorhergesehenes einplanen
3. Abends Bilanz ziehen

Schritt 1 der AUA-Methode: Alles aufschreiben

„Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen“, das wusste schon der Schüler in Goethes Faust. Und was hat das mit Ihrer Zeitplanung zu tun?

Ganz einfach: Planen Sie schriftlich – so werden Sie nicht mehr nachts im Bett hochschrecken, weil Ihnen einfällt, was Sie tagsüber alles vergessen haben.

Zudem hat das Ganze noch einen großen Vorteil: Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie diesen Punkt genüsslich abhaken. Jedes einzelne Häkchen ist eine wahre Genugtuung und ein toller Motivationsschub.

Die Wahl Ihres persönlichen Planungssystem: Elektronisch oder Papier?

Ganz wichtig ist, dass Sie sich für ein Planungssystem entscheiden und es konsequent nutzen. Es bringt nichts, wenn Sie Ihre Aktivitäten mal auf der Schreibtischunterlage, mal auf einer Zeitschrift und dann wieder in Ihrem Timer notieren: Mit einer solchen Zettelwirtschaft ist das Terminchaos schon vorprogrammiert.

Ob Sie sich bei der Planung Ihrer Lebens- und Arbeitszeit auf einen topmodernen Digital-Sekretär verlassen oder lieber auf Timer, Jahresringbuch und Co. setzen, ist allein Ihre Entscheidung: Was zählt, ist, dass Sie sich wohlfühlen und gerne mit Ihrem Zeitplaner arbeiten.

Tipp: Wenn Ihnen elektronische Terminplaner zu kompliziert sind, dann machen Sie sich deshalb keinen unnötigen Stress. Kaufen Sie sich einen schönen Jahresplaner oder ein kunterbuntes Ringbuch – auch ohne E-Mail-Programm und Instant Messenger kann man seine Zeit wunderbar managen.

Cleveres Zeitmanagement erfordert auch Zeit zum Planen

Wann Sie sich Zeit für Ihre Planung nehmen, bleibt ebenfalls Ihnen überlassen. Manche notieren morgens bei einer Tasse Kaffee, was alles erledigt werden soll. Andere planen ihren Tag bereits am Vorabend.

Der Vorteil: Man spielt alles schon einmal in Gedanken durch und geht so mit dem guten Gefühl schlafen, den neuen Tag bereits zu „kennen“ und nicht in unbekanntes Terrain zu stolpern.

Tipp: Einfache Buntstifte oder Textmarker sind geniale Zeitmanagement-Helfer:

• Rot signalisiert: Dieser Termin muss gut vorbereitet werden!
• Orange steht für Verabredungen, die Sie einfach nur pünktlich einhalten müssen.
• Auswärtstermine werden gelb eingefärbt. So erkennen Sie sofort, wenn Gefahr droht, ständig unterwegs zu sein und nicht genügend Zeit für wichtige Aufgaben im Büro zu haben.
• Alles, was Ihnen Freude macht, wird grün.

Ganz wichtig: Sorgen Sie für möglichst viele grüne Highlights in Ihrem Kalender!

DIE AUA-Methode: Mehr als bloße Planung

Wenn Sie Ihren Planungshelfer nur dazu verwenden, Termine einzutragen, hilft Ihnen das, Deadlines, Verabredungen und Co. nicht zu verpassen. Doch von echtem Zeitmanagement kann hier noch nicht die Rede sein. Sie an Aufgaben und Termine erinnern – das kann jeder Küchenwecker!

Was er nicht kann: klare Prioritäten setzen, unwichtige Aufgaben gelassen ignorieren und Sie Ihren Zielen näher bringen. Genau hier sollten Sie in Sachen Zeitmanagement ansetzen.

Schreiben Sie nicht nur auf, was Sie erledigen wollen, sondern fragen Sie sich auch: Was will ich erreichen?

Planen Sie also nicht nur Aufgaben, sondern auch Ziele:

• Notieren Sie hinter jedem To-do, was das Ziel dieser Aktion ist.
• Falls Sie für eine Aufgabe kein sinnvolles Ziel finden, sollten Sie den Punkt streichen.
• Wenn wichtige Ziele auf Ihren Zeitplänen gar nicht auftauchen, dann ergänzen Sie unbedingt Ihre Aufgabenliste.

Tipp: Wenn Sie heute nur eine einzige Aufgabe schaffen könnten, was wäre das? Diese Aufgabe gehört ganz oben auf Ihren Zeitplan. Erledigen Sie das Allerwichtigste immer zuerst. Das wird Sie Ihren Zielen näher bringen – und das macht echtes Zeitmanagement aus.

Das Parkinson-Gesetz – Halten Sie Ihre gesetzten Zeitlimits ein

Arbeit kann man wie Gummi dehnen, diese Erfahrung machte der Schriftsteller Cyril Northcote Parkinson, als er in Malaysia lebte und die ausufernde Kolonialverwaltung dort kennenlernte. Er stellte fest, dass die Erledigung einer Sache länger dauerte, je mehr Leute daran beteiligt waren. Die Arbeit blähte sich immer mehr auf.

Sein Fazit: Alles dauert immer genauso lange, wie man dafür einplant. Wenn Sie also für eine Aufgabe einen Monat veranschlagen, dann werden Sie auch einen ganzen Monat dafür brauchen!

Hätten Sie sich aber nur zwei Wochen Zeit gestattet, hätten Sie es sicher auch geschafft. Setzen Sie sich daher für jede Aufgabe ein realistisches Zeitlimit, und achten Sie darauf, dieses Limit dann auch einzuhalten.

Die Salami-Taktik: Unterteilen Sie Aufgaben in kleine Minischritte

Wie verspeist man am besten einen Elefanten? Ganz einfach: Stück für Stück!

Auch große Projekte schaffen Sie am leichtesten, indem Sie sie bereits in der Planung in überschaubare Minischritte unterteilen.

Halten Sie sich an die Salami-Taktik, und fragen Sie sich:

• Was können Sie bis heute Abend erledigen?
• Was ist bis Mittwoch machbar?

Die meisten Menschen überschätzen, was sie an einem Vormittag schaffen können – doch sie übersehen, welch große Projekte sie an vielen Vormittagen in vielen kleinen Schritten stemmen können.

Die Block-Methode: Arbeiten Sie Aufgaben in Blöcken ab

Wissen Sie, wie Sie Ihre Produktivität um bis zu 50 % steigern können?

Ob Einkäufe, Ablage oder Aufräumen: Fassen Sie ähnliche Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste zusammen, und arbeiten Sie sie en bloc ab:

• Sparen Sie Wegzeiten, und verbinden Sie Erledigungen wie Post, Bank, Reinigung und Co.
• Machen Sie im Büro Kopierarbeiten, Boten- und Besorgungsgänge auf einen Schwung.
• Reservieren Sie einen Nachmittag in der Woche für Verwaltungskram, oder richten Sie täglich Zeitblöcke für Telefonate, E-Mails oder Kundenanfragen ein.

Schritt 2 der AUA-Methode: Unvorhergesehenes einplanen

„Zum Arbeiten komme ich eigentlich erst nach Feierabend!“ – Wer kennt diesen Ausspruch nicht?

Das Problem sind die vielen „Störfaktoren“, die einen tagsüber von der Arbeit abhalten, die aber eigentlich unvermeidlich sind. Ob hereinplatzende Kollegen, geschwätzige Anrufer, stotternde WLAN-Verbindungen, streikende Computer oder fehlende Informationen: Unverhofft kommt oft!

Bei der Zeitplanung ist das schon fast so etwas wie ein Naturgesetz. Wenn Sie Ihren Tag bis auf die letzte Minute verplanen, ohne solche unvorhergesehenen Extras realistisch mitzubedenken, haben Sie keine Chance, Ihre Aufgaben sorgfältig und bewusst zu erledigen.

Die Fifty-fifty-Regel

Der größte Stolperstein bei der Zeitplanung ist, dass wir uns meist einfach viel zu viel vornehmen! Wir vergessen, dass wir nicht allein auf der Welt sind und immer wieder unsere Arbeit unterbrechen müssen. Wenn man Kollegen, Kunden oder Kinder hat, dauert manches einfach länger als ursprünglich geplant. Wer dann seine Tage bis zur letzten Minute vollpackt, wird nie alles schaffen. Das sorgt zuverlässig für Frust und Stress.

Dabei ist die Lösung ganz einfach: Wenn die Zeit nie reicht, muss man sich eben weniger vornehmen.

Halten Sie sich an die einfache, aber bewährte Fifty-fifty-Regel: Reservieren Sie 50 % Ihrer Arbeitszeit für Unvorhergesehenes. Takten Sie Ihre Termine nicht zu eng. Dann kann Ihren Zeitplan so leicht nichts auf den Kopf stellen.

Tipp: Eigentlich wollten Sie nur noch schnell zur Post? Schon sind 30 Minuten daraus geworden, weil der Weg doch weiter ist und die Schlange am Briefmarkenschalter endlos lang? Bevor Sie wieder mal „ganz kurz“ etwas tun, sollten Sie überlegen, wie lange das tatsächlich dauern wird. Notieren Sie in den nächsten Tagen, wie viel Zeit Sie tatsächlich für Korrespondenz, Meetings und Co. benötigen. So haben Sie einen guten Richtwert, der Ihnen die Zeitplanung in Zukunft erleichtert.

Schluss mit Last Minute

Sicher geht es Ihnen manchmal auch so: Je näher die Deadline für eine bestimmte Aufgabe rückt, desto effektiver werden Sie. Während Sie zuvor viel Zeit vertrödelt haben, arbeiten Sie plötzlich hoch konzentriert und sind immun gegenüber Ablenkungen aller Art. Doch wer es mit den Last-Minute-Aktionen übertreibt, wird bald zum Nervenbündel.

Die Folge: Alles, was schiefgehen kann, geht auch schief! Wichtige Daten werden versehentlich gelöscht, E-Mails ohne Anhang verschickt, Flüchtigkeitsfehler schleichen sich ein etc.

Tipp: Last-Minute-Aktionen sind bei Ihnen eigentlich an der Tagesordnung? Das muss nicht sein. Stellen Sie Ihre Zeitplanung auf den Kopf, und planen Sie größere Projekte von hinten. Markieren Sie sich den Endtermin dick im Kalender, und legen Sie dann die Meilensteine fest. Planen Sie alle Arbeitsschritte vom Abgabedatum her rückwärts.

Ungestörte Auszeiten

Jeder braucht ungestörte Auszeiten. Zeit ganz für sich allein – keine Arbeit, kein Handy, niemand, der etwas von einem will. Gönnen Sie sich jeden Tag Zeit zum Durchatmen und Auftanken.

Wunderbare 15 Minuten morgens, wenn im Haus noch alles ganz ruhig ist, oder abends, wenn die Kinder schon im Bett sind. Fernsehschauen, Bügeln oder Putzen sind in dieser Zeit verboten!

Tipp: Der Kaffeeklatsch mit der besten Freundin, die tolle Motorsportausstellung oder das Konzert Ihrer Lieblingsband: Kommen solche Dinge in Ihrer Zeitplanung nicht vor? Sollten sie aber! Führen Sie nicht nur unliebsame Pflichten auf, sondern reservieren Sie feste Zeiten für die Dinge, die Ihnen Spaß machen. Sorgen Sie dafür, dass die Lebensfreude in Ihrem Terminkalender nicht zu kurz kommt.

Und auch tagsüber kann man ruhige Nischen finden. Legen Sie auf dem Heimweg von der Arbeit eine kurze Rast ein: bei einem Espresso in dem kleinen Bistro um die Ecke, einem kurzen Spaziergang am Fluss oder auf der gemütlichen Bank im Park.

Schritt 3 der AUA-Planung: Abends Bilanz ziehen

Zu einer gelungenen Zeitplanung gehört auch, ehrlich Bilanz zu ziehen. Pläne müssen nicht nur geschrieben, sondern auch in die Tat umgesetzt und überwacht werden. Nehmen Sie sich daher am Ende eines Tages, am Ende des Monats oder zum Jahresende ein paar Minuten, und blicken Sie auf den vergangenen Zeitabschnitt zurück:

• Was ist gut gelaufen?
• Wo haben Sie sich übernommen?

Nutzen Sie die Chance, aus Fehlplanungen zu lernen und Ihr Zeitmanagement Schritt für Schritt zuv erbessern.

Tohuwabohu-Tage abhaken

Es gibt Tage, da können Sie so gut planen, wie Sie wollen, irgendwie geht trotzdem alles drunter und drüber: Auf dem Weg zum Büro streikt das Auto, vor dem Meeting bekleckern Sie sich mit Kaffee, und dann bekommen Sie den wichtigen Auftrag nicht.

An solchen Tohuwabohu-Tagen kann man nur eines machen: alles möglichst schnell abhaken.

3-Minuten-Regel

Irgendetwas bleibt eigentlich immer liegen – das passiert auch den besten Zeitplanern. Das Lästige: Unerledigte Kleinigkeiten türmen sich schnell zu einem großen Berg Arbeit, der dann mühsam abgebaut werden muss.

Deshalb ist es besser, hier rechtzeitig auf die Bremse zu treten und sich an die 3-Minuten-Regel zu halten. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Aufgaben, die nicht länger als 3 Minuten beanspruchen, immer komplett zu erledigen. Jemanden anrufen, fehlende Informationen im Internet recherchieren oder Ordnung in Ihre Ablage bringen: Setzen Sie die 3-Minuten-Regel konsequent um, dann müssen Sie nicht jeden noch so kleinen Vorgang mehrmals in die Hand nehmen.

Tipp: Planen Sie regelmäßig Zeit ein, um sich Unerledigtes vorzunehmen. Das hat gleich zwei Vorteile: Sie müssen keine anderen Dinge für Ihre offenen Posten liegen lassen. Und: Wenn einmal tatsächlich nichts übriggeblieben sein sollte, gewinnen Sie zusätzliche freie Zeit.

Zeit- und Energiefresser stoppen

Oft geraten wir hoffnungslos in Verzug, weil wir einfach nicht Nein sagen können: Wir hören uns die Sorgen und Nöte des Kollegen zum x-ten Mal an, obwohl wir dringend an einem wichtigen Projekt arbeiten sollten. Wir übernehmen Zusatzjobs, obwohl unser Terminkalender schon randvoll ist. Wir würgen den Anrufer am Telefon nicht ab, obwohl wir dringend ins Meeting müssen.

Hier hilft nur eins: Genau darauf achten, wann Sie Zeit- und Energiefressern auf den Leim gehen, Grenzen setzen und konsequent Nein sagen!

Tipp: Ein „Nein“ kommt Ihnen nur schwer über die Lippen? Denken Sie daran: Neinsager haben es einfach leichter. Eine sachlich vorgebrachte „Verweigerung“ verschafft Respekt.

Trainieren Sie das Neinsagen bei Kleinigkeiten: „Ich kann den Anruf im Moment nicht annehmen, ich melde mich später!“ Hier ist noch nicht einmal eine Begründung nötig – und schon gar kein schlechtes Gewissen.

Weniger planen – mehr erreichen

Egal, ob Sie Ihren Tag, Ihre Woche, den Monat oder das Jahr planen, mit der AUA-Methode bekommen Sie Ihre Zeit sicher gut in den Griff.

Aber denken Sie daran: Große Ziele, echte Herzenswünsche und wichtige Projekte wollen von langer Hand geplant sein.

Damit sich Ihr Kalender nicht nur mit eiligen Aufgaben füllt, sollten Sie vom Großen zum Kleinen planen: Reservieren Sie jeden Monat Zeit, um die kommenden Wochen zu planen: vom Messebesuch bis zur Familienfeier. Tragen Sie alle Termine ein, die Sie unbedingt wahrnehmen wollen.

Aber seien Sie wählerisch. Lassen Sie sich von den vielen leeren Blättern nicht dazu verführen, Ihre Zeit mit Unwichtigem zu blockieren!

Erwarten Sie nicht, dass Sie gleich auf Anhieb perfekte Zeitpläne aufstellen können. Aber mit cleverer Planung haben Sie es in der Hand, das Beste aus Ihrer Zeit zu machen!

Picken Sie sich zunächst zwei bis drei wichtige Punkte heraus, beginnen Sie dort, wo Sie mit geringem Aufwand am meisten erreichen können.