Werfen Sie Ballast ab! Wie Sie mithilfe der „systematischen Müllabfuhr“ Platz für neue Ideen und Projekte schaffen

Die „systematische Müllabfuhr“ des Unternehmensberaters Fredmund Malik ist eines jener fundamental richtigen und wichtigen simplify-Prinzipien, die einen angesichts ihrer Einfachheit schlicht begeistern: ein Instrument, mit dem Sie sich selbst am Schopf packen und aus Zeitnot und Aufgabenüberflutung herausziehen können. Stellen Sie damit Ihre alten Abläufe, Gewohnheiten und Projekte systematisch auf den Prüfstand!„Etwas um 50 % schneller oder sparsamer zu machen ist zwar ein großer Fortschritt; es ist aber immer noch um 100 % falsch, wenn es sich um etwas handelt, was man nicht mehr tun sollte.“ Prof. Dr. Fredmund Malik

Hinterfragen, nicht einfach abstauben

Das Entrümpeln wird sehr einfach, wenn Sie sich dabei an das Prinzip der „systematischen Müllabfuhr“ (Malik) und an die folgende Kernfrage halten: „Was von all dem, was wir heute tun, würden wir nicht mehr neu beginnen, wenn wir es nicht schon täten?“ Bildlich gesprochen: Stauben Sie nicht einfach die vorhandenen Gegenstände ab, sondern fragen Sie sich, ob Sie diese Gegenstände wirklich haben möchten. Schalten Sie die Macht der Vergangenheit („So haben wir’s schon immer gemacht“) aus, und werfen Sie einen möglichst neutralen Blick auf die Gegenwart. Dabei hilft eine Drehung um 180 Grad: Versetzen Sie sich gedanklich in die Zukunft (an den Ort, an dem Sie ankommen möchten), und blicken Sie von dort auf Ihr gegenwärtiges Handeln. Stellen Sie fest, was Sie ab jetzt nicht mehr tun wollen: Werfen Sie rigoros Ballast ab, verschlanken, entrümpeln Sie, wo immer es Ihnen möglich und sinnvoll erscheint!

Streichen, vereinfachen: Gewohnheitspflichten adieu!

Nehmen Sie Ihre Aufgaben und Projekte kritisch unter die Lupe:

• Welche Ihrer Aufgaben bringen Sie Ihren wichtigen Zielen näher?

• Haben Sie diesen Aufgaben die Priorität eingeräumt, die ihnen zusteht? Wird das sichtbar (z. B. an der Zeitmenge und -qualität!)?

• Welche Ihrer Aufgaben erledigen Sie nur aus reiner Gewohnheit? Was lässt sich streichen, delegieren oder vereinfachen?

• Welche Verwaltungsvorgänge sind überflüssig?

• Welche Vorgänge sind umständlich und sollten durch Vereinfachung beschleunigt werden?

• Was findet nur deshalb statt oder wird nur deshalb auf eine bestimmte Weise getan, weil es „schon immer“ so war und so gehandhabt wurde – wie etwa Berichte, Sitzungen, Besprechungen, Protokolle, veraltete Formulare, Entscheidungswege, Kompetenzverteilung und generell alle Verwaltungsabläufe?

Als Unternehmer sollten Sie mit denselben Fragen auch die Produkte/Dienstleistungen, die Sie herstellen, vertreiben oder anbieten, prüfen:

• Worin sind Sie besonders gut, worin weniger?

• Womit machen Sie den meisten Gewinn? Gibt es Leistungen, die schon länger nur noch mageren oder gar keinen Gewinn mehr abwerfen, die Sie aber aus Gewohnheit noch „mitschleppen“?

• Ist schon jetzt abzusehen, ob konkrete Leistungen oder die Art und Weise, wie Sie die erbringen, keine sichere Zukunft haben werden?

• Welche guten Ideen und Innovationen sind durch Ballast in anderen Bereichen von Aufschiebung bedroht?

Diät auch für Ihr privates Ich

Stellen Sie Ihre Hobbys und ehrenamtlichen Aktivitäten auf den Prüfstand:

• Macht Ihnen alles noch Spaß? Wobei spüren Sie offen (oder auch insgeheim) Unlust und lästige Verpflichtungsgefühle?

• Was bringen Ihnen diese Dinge konkret für Ihre Lebensführung und -ziele?

Nehmen Sie auch Ihren Besitzstand kritisch unter die Lupe, wie es der kanadische Unternehmensberater Harold L. Taylor anregt: „Menschen, die 10 Schals, 5 Paar Handschuhe und haufenweise schlecht kombinierbare Kleidung besitzen – deren Auswahl und Pflege zudem Zeit und Geld kosten –, laufen meist auch beruflich Gefahr, sich zu verzetteln.“ Niemand, so Taylor, käme auf die Idee, all das gleichzeitig zu kaufen: „Trotzdem schleppen viele es mit sich herum.“

Zeitpunkt, Systematik und Kontinuität: 3 Eckpfeiler der „systematischen Müllabfuhr“

Natürlich können Sie nicht in einer einmaligen Aktion Ihr Leben verändern und Ihre Zukunft steuern. Wichtig ist deshalb, dass Sie als Daueraufgabe systematisch und kontinuierlich an Verschlankungen arbeiten.1. Zeitpunkt
Beginnen Sie jetzt gleich! Reservieren Sie sich – je nach Umfang der zu verschlankenden Aktivitäten – mehrere Stunden oder Tage für Analysen und Lösungsfindungen.2. Systematik
Wichtig ist, dass Sie alle Bereiche systematisch darauf hin abklopfen, wo sich Ballast angesammelt hat. Das systematische Vorgehen garantiert Ihnen dabei, dass Ihr Blick nicht an offensichtlichen Brennpunkten hängenbleibt, sondern sich auch auf unscheinbare Ecken richtet, wo Gewohnheiten ein ungestörtes Dasein fristen:

• Skizzieren Sie mit Überschriften wesentliche Abläufe in Ihrem Betrieb, wie z. B. „Gesamtweg eines Vorgangs vom Auftrag bis zur Auslieferung“.

• Zerlegen Sie den Vorgang dann in einzelne Abschnitte (Auftragsannahme, Produktion, Lieferung) und diese wiederum in Details.

• Prüfen Sie: Was ist überflüssig, was kann vereinfacht werden? Wo sind komplizierte oder überkommene Strukturen und Verfahren verantwortlich für Reibungsverluste?

Wie Sie im Detail vorgehen, hängt natürlich vom Innenleben Ihres Betriebs oder Ihrer Abteilung sowie von Ihren Kompetenzen ab. Als Vorgesetzter sollten Sie neben Ihren eigenen Beobachtungen auch die Ideen und Vorschläge Ihrer Mitarbeiter einbeziehen.3. Kontinuität
Machen Sie die Verschlankungs-Strategie zu einer dauerhaften Aufgabe – mit einer einmaligen Aktion ist es nicht getan! Denn Märkte, Produktions- und Arbeitsmittel bzw. -techniken wandeln und entwickeln sich ständig. Am besten legen Sie deshalb 1- oder 2-mal jährlich einen festen Prüftermin als regelmäßigen „Entschlackungs-TÜV“ fest.

Wann genau erreiche ich mein Ziel? Die Umsetzung planen

Legen Sie für jedes Verschlankungsziel einen Zeitrahmen fest – entsprechend folgender Größenordnung:

• kurzfristige Ziele: sofort bis 14 Tage

• mittelfristige Ziele: 3 bis 8 Wochen

• langfristige Ziele: 2 bis 12 Monate

• zukunftsorientierte Ziele: im Laufe der nächsten Jahre

Ermitteln Sie dann – soweit möglich – konkrete Maßnahmen und Termine, bis wann einzelne Aktionen abgeschlossen sein sollten.