Zeitmanagement: 9 Planungs-Tipps für mehr Effektivität und Erfolg

Passiert es Ihnen öfter, dass Sie sich im Tagesgeschäft verzetteln und den Blick für das große Ganze verlieren? Oder dass Sie Ihre Termine nicht im Griff haben? Oder dass Sie eine bestimmte wichtige Aufgabe einfach nicht zu Ende bringen, weil ständig etwas dazwischenkommt?

All das sind Beispiele fehlender Planung. Das geht auch anders! Erfahren Sie anhand unserer Planungs-Tipps, wie Sie ab sofort gegensteuern.

Denn: Richtig zu planen bedeutet ein Mehr an Effektivität, Erfolg und Gelassenheit.

Zeitmanagement: 9 Schritte zur optimalen Planung

• Planen Sie immer schriftlich
• Planen Sie in überschaubaren Einheiten
• Setzen Sie Prioritäten
• Geben Sie sich – wann immer möglich – konkrete Bearbeitungszeiträume vor
• Für Planungsinstrument und -methode gilt: So viel wie nötig, aber so einfach wie möglich
• Verringern Sie Ihren Planungsaufwand mithilfe des ORG-Direkt-Prinzips
• Arbeiten Sie mit Checklisten
• Unterscheiden Sie zwischen Aufgaben und Projekten
• Viel auf einmal im Blick: Arbeiten Sie mit Plantafeln

Planungs-Tipp 1: Planen Sie immer schriftlich

Machen Sie es sich zur Regel, Ihre Aufgaben (sofern Sie sie nicht direkt erledigen können), Ihre Termine sowie Ihre Notizen und Ideen immer schriftlich festzuhalten. Ganz gleich, ob Sie Ihre Informationen auf Papier, in einem elektronischen Organizer oder auf dem PC festhalten: Ihr System muss

1. immer bereitstehen bzw. dabeisein und
2. immer auf dem aktuellen Stand sein, also regelmäßig gepflegt werden, damit Sie das Schriftlichkeits-Prinzip umsetzen können.

Planungs-Tipp 2: Planen Sie in überschaubaren Einheiten

Was für Sie als „überschaubare Einheit“ gilt, kommt natürlich auf die Zahl, Art und Planbarkeit Ihrer Aufgaben und Termine an. Wenn Sie beispielsweise extrem viele Termine haben und Ihre Aufgaben sich in der Regel kurzfristig ergeben, müssen Sie wahrscheinlich kurzfristig planen: am Vorabend für den nächsten Tag.

Ansonsten ist von einer Tagesplanung eher abzuraten. Grund: Mit der Tagesperspektive haben Sie nur das im Blick, was unmittelbar vor Ihnen liegt – das, was nahe und dringend ist. Das macht Ihnen das Verfolgen von lang fristigen Zielen und Prioritäten sehr schwer und verstärkt die Tendenz zur Hektik im Büroalltag.

In den allermeisten Fällen ist für den Alltag die Wochenplanung die beste Planungsperspektive. Ihre großen Vorteile:

• Mit der Wochenperspektive verbinden Sie Ihre Lebensperspektive (Ihre langfristigen Ziele) mit der Tagesperspektive (die Gebote des Büroalltags). So erhalten Sie eine unverzerrte Normalsicht auf das Geschehen in Ihrem Leben.
• Mit der Wochenplanung entscheiden Sie über Termine – und nicht die Termine über Sie.
• Mit der Wochenplanung können Sie sich Arbeitsblöcke reservieren, um wirklich wichtige Aufgaben in Ruhe und gut zu erledigen.

Planungs-Tipp 3: Setzen Sie Prioritäten

Eine der wichtigsten Funktionen jeder Aufgabenund Terminplanung ist es, sich Arbeitszeit freizuhalten (oder freizuräumen) für die wirklich wichtigen Aufgaben. Die sind nämlich selten gleichzeitig auch dringend, und so können sie sich in der normalen Tagesarbeit gegen (unwichtigere) dringende Aufgaben nicht durchsetzen.

Gewöhnen Sie sich daher an, bei Ihrer Planung den einzelnen Aufgaben immer auch Prioritäten zu – zuordnen (beispielsweise mithilfe einer einfachen ABC-Analyse). So können Sie die wichtigen A-Auf – gaben identifizieren und zuerst erledigen und Ihre anderen Aufgaben anschließend ebenfalls stur nach Prioritäten abarbeiten.

Planungs-Tipp 4: Geben Sie sich – wann immer möglich – konkrete Bearbeitungszeiträume vor

Tragen Sie in Ihren Planer immer Zeitblöcke ein, die Sie für eine Aufgabe bzw. einen Termin reservieren (und nicht nur die Aufgabe selbst).
Das hat folgende Vorteile:

• Sie bekommen einen besseren Eindruck von der tatsächlich verplanten Zeit. Ihre Planung wird da – durch realistischer, das Neinsagen fällt Ihnen leichter, und Sie ersparen sich das demotivierende Übertragen von nicht erledigten Aufgaben.
• Sie gewöhnen sich auf diese Weise an, bei allen Besprechungsterminen (auch „inoffiziellen“ Zweiergesprächen) Anfang und Ende festzulegen – und sich auch daran zu halten.
• Falls Sie bisweilen mit Aufschieberitis kämpfen: Mit einem vorgegebenen überschaubaren Zeitblock wird es Ihnen leichterfallen, auch unangenehme Aufgaben in Angriff zu nehmen.
• Sie „legitimieren“ Ihre Konzentration auf die gerade anstehende Aufgabe, das heißt: Sie können die Gedanken an alles andere beiseiteschieben. So arbeiten Sie ruhiger, konzentrierter und natürlich auch effektiver.
• Mit knappen oder jedenfalls realistischen Zeitvorgaben machen Sie sich das Parkinsonsche Gesetz zu Nutze, nach dem Sie für die Erledigung einer Aufgabe immer genau so viel Zeit benötigen, wie Sie sich vorgeben.

Planungs-Tipp 5:Für Planungsinstrument und -methode gilt: So viel wie nötig, aber so einfach wie möglich

Scheuen Sie sich nicht, Zeit in die Suche nach dem für Sie passenden Planungssystem zu investieren. Es gibt nicht das eine, das beste, das schnellste Planungsins trument bzw. -system. Es gibt zuallererst nur einmal Ihre konkreten Bedürfnisse und Vorlieben.

Was Planungsinstrumente angeht, können Sie zwischen den folgenden vier Kategorien wählen:

• Papierplaner (Zeitplanbücher),
• elektronische Organizer,
• Zeitplan-Software,
• virtuelle Organizer (über das Internet).

Was die Planungsmethode angeht, so ist diese zum Teil durch das Planungsinstrument vorgegeben, zum Teil Ihnen überlassen. Entscheiden Sie z. B.,

• über welchen Zeitraum Sie planen möchten – ob Wochen- oder Tagesplanung,
• ob Sie mit zwei Listen arbeiten möchten: sowohl mit einer To-do-Liste, auf der Sie zunächst einfach alle Aufgaben untereinander notieren, als auch mit aktuell zusammengestellten Tageslisten, oder
• ob Sie sich alle Aufgaben, Termine, Ideen, Informationen etc. an einem einzigen Ort notieren möchten: in einem „Super-Buch“.

Generelle Tipps für Ihre Entscheidung:

• Wenn Sie feststellen, dass Sie mit einem Planungsinstrument nicht wirklich gern oder effizient arbeiten, dann schaffen Sie es sofort ab – auch wenn Ihnen Kollegen davon vorschwärmen oder Sie Geld darin in ves tiert haben.
• Suchen Sie sich unter den für Sie geeigneten Instrumenten bzw. Methoden diejenigen aus, bei denen der organisatorische Aufwand so gering wie möglich ist. Das System soll Ihnen dienen, nicht umgekehrt.

Planungs-Tipp 6: Verringern Sie Ihren Planungsaufwand mithilfe des ORG-Direkt-Prinzips

Planung darf nicht zum Selbstzweck werden, und je schlanker die Planung, desto größer ist die Chance, dass sie konsequent durchgehalten wird. Ihren Planungsaufwand verringern Sie effektiv, wenn Sie sich konsequent an das ORG-Direkt-Prinzip halten und kleinere Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als drei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, direkt beim Eintreffen bearbeiten. Das heißt: Ein Großteil Ihrer Aufgaben landet gar nicht erst auf Ihrer To-do-Liste. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als drei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie direkt.
• Für Aufgaben, die Sie nicht sofort angehen können, halten Sie in Ihrem Planungssystem direkt fest, wann Sie sie erledigen werden.
• Aufgaben, die Sie delegieren können, versehen Sie direkt mit einem klaren Erledigungs-Hinweis (was ist zu tun und bis wann?) und legen sie in den Korb des entsprechenden Mitarbeiters.

Planungs-Tipp 7: Arbeiten Sie mit Checklisten

Wenn es um die Bearbeitung von Aufgaben selbst geht, können Sie sich viel Planungsaufwand ersparen, indem Sie bei wiederkehrenden Aufgaben mit Checklisten arbeiten.

Wie gehen Sie vor, wenn Sie z. B. wegen einer Geschäftsreise längere Zeit vom Büro abwesend sind? Machen Sie sich vor Ihrer Abwesenheit Notizen, was noch zu tun ist? Was passiert anschließend mit den Notizen? Ab in den Papierkorb? Das wäre schade, denn Ihre Notizen sind bereits der wesentliche Baustein für eine systematische Checkliste, die Ihnen eine erneute Beschäftigung mit dem Thema er spart.

Planungs-Tipp 8: Unterscheiden Sie zwischen Aufgaben und Projekten

Besondere Aufgaben, die sich in ihren Dimensionen plötzlich als Projekte erweisen, können bei fehlender Planung Ihren Arbeitsalltag ziemlich durcheinanderbringen. Schaffen Sie sich deshalb für Projekte eine eigene Planungsroutine.

Ihre Vorteile, wenn Sie Projekte (auch solche, die Sie allein bearbeiten) systematisch angehen:

• Sie erhalten sehr schnell eine Übersicht darüber, was alles zu tun ist und in welchem Zeitrahmen. So werden auch komplexe Aufgaben leichter hand habbar.
• Sie können die einzelnen Schritte mit Ihrem Tagesgeschäft und anderen Projekten abstimmen.
• Sie bearbeiten jeden Schritt planvoll, auf das Ergebnis ausgerichtet und damit effektiver.
• Sie verfolgen delegierte Aufgaben und können bei Problemen rechtzeitig nach Alternativen suchen.
• Sie erkennen frühzeitig, wessen Unterstützung Sie wann benötigen, und können rechtzeitig dafür erforderliche Mittel einplanen.
• Wenn Sie Ihre Planung dokumentieren, können Sie bei späteren ähnlichen Projekten darauf zu – rückgreifen.

Und nicht zuletzt: Gute Planung zahlt sich kostenmäßig aus. So bewirkt eine um 5 Prozent höhere Investition in die Planung bis zu 20 Prozent geringere Gesamtkosten – und das häufig bei einer um bis zu 20 Prozent verkürzten Projektbearbeitungszeit.

Der Grund: Die Beeinflussungsmöglichkeit der Faktoren Kosten, Zeitbedarf und Qualität ist zu Be ginn eines Projekts am größten und fällt dann stetig ab.

Planungs-Tipp 9: Viel auf einmal im Blick: Arbeiten Sie mit Plantafeln

Auch Plantafeln können Ihnen bei der Planung gute Dienste erweisen, weil Sie damit eine nahezu unbegrenzte Menge an Daten übersichtlich ordnen und im Blick behalten können.

Mit Plantafeln können Sie beispielsweise

• Termine übersichtlich darstellen,
• Projekte planen,
• komplexe Aufträge überwachen,
• Urlaubs- und Fehlzeiten festhalten,
• An- und Abwesenheiten dokumentieren,
• Statistiken grafisch präsentieren.

Sie können dabei unter verschiedenen Systemen das auswählen, was Ihren speziellen Anforderungen entspricht – je nachdem, wie viel Platz Sie haben, um welche Datenmenge es geht und ob sich die Daten häufig ändern. Systeme sind beispielsweise:

1. Jahresplaner aus Papier – normal oder beschichtet.
2. Jahresplaner hinter Glas.
3. Die „rollende Planung“: Hier planen Sie nicht von oben nach unten, sondern von links nach rechts. Den abgelaufenen Zeitraum entfernen Sie links und fügen rechts die Ergänzung an. So haben Sie optisch immer einen fortlaufenden Zeitraum.
4. Steckkartenplaner: Sie stecken Kartonstreifen, die komplette Vorgänge darstellen, in Taschen an der Plantafel. Von den Streifen bekommen Sie nur einen Sichtrand mit Stichwörtern zum Vorgang zu sehen.
5. Aufsteckplaner – mit Klipp-, Loch- oder Magnetsystem: Hier werden Kunststoff-Anzeigeelemente aufgeklippt oder in eine Lochtafel gesteckt.
6. Mobile Plantafeln.
7. Systeme, die wenig Wandfläche brauchen.