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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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8 Anti-Zeitfresser-Tipps für Ihre Meetings

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Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Astrid Engel,

Besprechungen erleichtern unseren Berufsalltag. Im unmittelbaren Gespräch werden Sachverhalte transparent, die Beteiligten können ihre Meinung sagen und am Ende kommt man schnell zu einer Entscheidung. Doch manchmal stehen so viele Besprechungen an, dass die Zeit für die so notwendige Arbeit am Schreibtisch fehlt.

So werden Ihre Besprechungen effizient 

Tipp 1: Reduzieren Sie die Teilnehmer

Je weniger Leute dabei sind, desto effektiver ist das Meeting. Laden Sie also nur die ein, die tatsächlich mit dem Projekt zu tun haben.

Tipp 2: Setzen Sie Ziele

Verteilen Sie die Agenda bereits vor der Besprechung. Stellen Sie sie jedoch spätestens zu Beginn des Meetings vor.

Tipp 3: Geben Sie Zeitlimits vor

Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, den Sie nicht überschreiten. Wenn der Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie das Thema trotzdem, fassen das Zwischenergebnis zusammen und formulieren die weiterführende Aufgabenstellung für das nächste Meeting.

Tipp 4: Strukturieren Sie den Ablauf

Beenden Sie die einzelnen Themen, indem Sie die Quintessenz noch einmal zusammenfassen. Kündigen Sie anschließend den nächsten Tagesordnungspunkt an.

Tipp 5: Machen Sie Pausen

Nach 45 Minuten sinkt die Aufnahmefähigkeit. Eine Stunde ist das Maximum. Zwischen den Pausen sollte das Getränke- oder Snackbuffet für die Teilnehmer nicht erreichbar sein, um Ablenkungen zu vermeiden.

Tipp 6: Stoppen Sie Schwafler

Machen Sie darauf aufmerksam, wenn ein Teilnehmer vom Thema abweicht, und führen Sie ihn zum Kernpunkt zurück: "Ihre Ausführung ist interessant. Können wir die Diskussion auf später verschieben? Wir sollten jetzt wieder zu unserem eigentlichen Tagesordnungspunkt zurückkommen."

Oder "Dieses Thema könnten wir noch stundenlang diskutieren. Trotzdem müssen wir jetzt wieder zum Kern kommen und heute noch eine praktikable Lösung finden. Ich fasse noch einmal zusammen: ..."

Tipp 7: Sprechen Sie ein Handyverbot aus

Das mobile Telefon darf höchstens im Vibrationsalarm sein.

Tipp 8: Nehmen Sie keine Rücksicht auf Zuspätkommer

Die knallharte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen.

Die sanftere Tour: Sie erhalten eine sarkastische Begrüßung und keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.

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