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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Ablage: Dokumente kennzeichnen in 15 Sekunden

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Dokumente: Sinnvoll kennzeichnen, schnell finden
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Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Dokumente so kennzeichnen, dass Sie sie schnell erfassen, zuordnen und ablegen können.

Die Suche nach Dokumenten ist ein großer Zeitfaktor. Denn Sie müssen sie bei jeder Sichtung erst inhaltlich überfliegen. Schneller geht es, wenn Sie zentrale Informationen gut sichtbar auf dem jeweiligen Dokument festhalten. Wie Sie Ihre Dokumente so kennzeichnen, dass Sie sie schnell erfassen, zuordnen und ablegen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Damit Sie Ihre Dokumente schnell wiedererkennen können, genügen zwei Aktionen. Sie müssen nur

  1. einmal richtig nachdenken und eine grundsätzliche Festlegung treffen und
  2. bei jedem Dokument, das Sie zukünftig selbst erstellen oder erstmalig in die Hand nehmen und nicht gleich vernichten, durchschnittlich 15 Sekunden investieren, um es „erinnerungsfreundlich“ zu machen.

Je häufiger es vorkommt, dass Sie bei Ihren Suchaktionen dasselbe Dokument querlesen (um dann festzustellen: „Das ist nicht das Dokument, das ich brauche“), desto schneller rentiert sich diese einmalige Zeitinvestition am Anfang.

 

Strukturierte Dokumente: Schnell finden, zuordnen und ablegen

Haben Sie schon einmal ein Problem damit gehabt, eine Rechnung auf den ersten Blick als solche zu identifizieren? Fällt es Ihnen schwer, in Ihren Buchhaltungsunterlagen Ordnung zu halten und zwischen Lieferscheinen, Mahnungen oder Angeboten zu unterscheiden? Mit Sicherheit nicht, denn bei diesen Dokumenten handelt es sich um so genannte strukturierte Informationen.

„Strukturiert“ bedeutet, dass die Informationen in diesen Dokumenten nach bestimmten Kriterien geordnet und übersichtlich dargestellt sind. Teilweise durch übergreifende Normen (DIN) oder durch unternehmensinterne Regeln ist genau festgelegt, welche Information an welcher Stelle zu finden ist, etwa wo der Absender oder das Erstellungsdatum stehen muss.

Sie sehen daher mit einem Blick, ob Sie es mit einer Bestellung, einer betriebswirtschaftlichen Auswertung von Ihrem Steuerberater oder mit einer Mahnungzu tun haben. Außerdem nutzen Sie diese Kriterien meist auch als Strukturierungsmerkmal für Ihre Ablage.

Auf Ihrem Ordner steht beispielsweise „Rechnungen an Kunden 2014“. Darin sind die Rechnungen wahrscheinlich nach Kundennamen (z. B. von A–Z) und innerhalb desselben Kundennamens nach Rechnungsnummer und/oder -datum (z. B. aufsteigend) abgelegt.

Vielleicht ordnen Sie die Rechnungen aber auch chronologisch nur nach Rechnungsdatum. Wie auch immer: Sie nutzen die Strukturierungskriterien zur Gliederung Ihrer Dokumente in der Ablage und sorgen damit dafür, dass auch ein späterer Zugriff problemlos, gezielt und schnell möglich sein wird.

Käme es Ihnen in den Sinn, sich über den „Aufwand“ Gedanken zu machen, den es verursacht, die jeweiligen Informationen gemäß der Struktur einzutragen? Also beispielsweise die Rechnungsnummer in das entsprechende Feld einzutragen oder den Adressaten in das Adressfeld? Diese Frage wird Sie wahrscheinlich in Erstaunen versetzen, so selbstverständlich sind diese Einträge für Sie.

 

 

Wie Sie eine Struktur für Ihre Dokumente entwickeln

Warum machen Sie es bei unstrukturierten Informationen nicht genauso? Beispielsweise bei E-Mails, Prospekten, Entwürfen, Notizen aller Art, Präsentationen, Web-Seiten, Marktstudien? Denn gerade diese unstrukturierten Informationen machen den Löwenanteil der Informationsflut aus, die täglich Ihren Schreibtisch überschwemmt.

Und auch Sie selbst tragen einiges dazu bei und erstellen Unmengen unstrukturierter Informationen: Schriftverkehr, Vorschläge, Ausarbeitungen, strategische Planungen, Präsentations-Charts etc.

Beginnen Sie bei selbst erstellten Dokumenten

Wenn Sie Dokumente selbst erstellen, können Sie diesen auch gleich eine Struktur verpassen, um sie transparent und ablagefreundlich zu machen. Überlegen Sie daher, für welche Ihrer selbst verfassten Informationen Sie eine „Standardstruktur“ entwickeln könnten. Entwerfen Sie beispielsweise Formulare für:

  • Berichte aller Art (Besuchs-, Besprechungsberichte etc.)
  • Aktennotizen
  • Telefonnotizen
  • Konzepte, Entwürfe
  • Präsentationen, insbesondere Charts

Gehen Sie Ihre Unterlagenarten einfach einmal systematisch durch – Sie werden sicher noch mehr finden.

Wenn Sie beispielsweise mit Microsoft Word oder einem anderen geeigneten Textverarbeitungsprogramm arbeiten, sehen Sie sich einmal die im Programm schon enthaltenen Formatvorlagen an. Übernehmen Sie, was Ihnen gefällt und nützlich erscheint.

Ist nichts dabei, entwickeln Sie sich selbst eine Vorlage. Hierfür bieten die meisten Textverarbeitungsprogramme Unterstützung an. Ihre fertigen Vorlagen speichern Sie ab, und jedes Mal, wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben, benutzen Sie dazu Ihre Vorlage.

„Header“ als Organisationshilfen für Ihre Ablageinformationen

Abgesehen von der übersichtlichen Blattaufteilung, von Absätzen, Schriftgrößen etc., die Sie in der Vorlage definieren, sollten Sie auch Raum vorsehen für all die Angaben, die Sie später zu Ablagezwecken und auch zum Wiederauffinden der Informationen benötigen könnten. Es handelt sich dabei um sogenannte Meta-Informationen, also Informationen zur Information.

8 Meta-Informationen für Ihre Dokumente

  1. Autor: Wer hat das Dokument erstellt?
  2. Adressat/en: Für wen wurde es erstellt?
  3. Datum: Wann wurde es erstellt?
  4. Verfallsdatum: Wie lange muss es aufbewahrt werden?
  5. Verantwortlicher: Wer ist für Aufbewahrung und Vernichtung nach Verfallsdatum verantwortlich?
  6. Betreff/Aktenzeichen: Was beinhaltet das Dokument? In welchem Schriftgutbehälter wird es aufbewahrt?
  7. Dokumentenart: Um was für ein Dokument handelt es sich (Brief, Rechnung, Protokoll usw.)? Diese Information kann auch Bestandteil des Aktenzeichens sein.
  8. Seitenanzahl: Wie viele Seiten umfasst das Dokument?

Diese Meta-Informationen bringen Sie als sogenannte Header in den Kopf- oder Fußzeilen Ihrer Formatvorlagen unter. Wichtig ist, dass sie immer an derselben Stelle stehen und in gleicher Weise aufgebaut sind. Wenn Sie dann später ein bestimmtes Dokument suchen, sehen Sie quasi auf einen Blick, worum es sich handelt.

Nutzen Sie „Header“ auch für eingehende Informationen

Was für selbst erstellte Dokumente sinnvoll ist, kann Ihnen auch bei eingehenden Dokumenten von Nutzen sein. Bei Dokumenten, die Sie auf elektronischem Wege erhalten (z. B. per E-Mail), können Sie den „Header“ quasi wie einen Stempel direkt auf das Dokument kopieren und manuell ausfüllen.

Bei Eingängen in Papierform haben Sie die folgenden zwei Möglichkeiten:

  • Sie kennzeichnen einfach per Textmarker die relevanten Stellen und/oder fügen die erforderlichen Ergänzungen, etwa Ihr Aktenzeichen, per Hand hinzu (aber möglichst immer an der gleichen Stelle – beispielsweise oben rechts).
  • Sie lassen sich einen Stempel anfertigen oder drucken sich selbst Aufkleber aus. In diese Vorlagen tragen Sie dann die Meta-Informationen ein.

Geringer Aufwand – großer Nutzen: Wie Sie davon profitieren, wenn Sie Ihre Dokumente kennzeichnen

Vielleicht scheint es Ihnen auf den ersten Blick etwas aufwändig, jedes Dokument so zu kennzeichnen. Machen wir also eine kurze Aufwand-Nutzen-Betrachtung:

  • Zunächst einmal muss natürlich nicht jedes Dokument gekennzeichnet werden, sondern nur diejenigen, die in Ihrer Ablage landen sollen.
  • Tatsächlicher Aufwand entsteht zum einen für die Grundsatzüberlegung, wie Sie welche Dokumente strukturieren wollen und wie Ihr Header – also das Raster – aussehen soll. Dieser Aufwand entsteht aber für alle Dokumente nur einmal und kann daher vernachlässigt werden.
  • Für den Eintrag selbst brauchen Sie am wenigsten Zeit, wenn Sie ihn beim erstmaligen Lesen und Verstehen des Dokuments vornehmen – Sie wissen dann, worum es geht, und haben die Sache in durchschnittlich 10 bis 15 Sekunden erledigt. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie für die Ablage selbst ein gut strukturiertes und transparentes Ordnungssystem haben, sodass Sie auch schnell und problemlos ein Aktenzeichen vergeben können.

Diesen wenigen Sekunden Aufwand pro Dokument steht ein großer Nutzen gegenüber:

Motivationshilfe: Ihre 6 Vorteile, wenn Sie Ihre Dokumente kennzeichnen

  1. Die erstmalige Zuordnung des Dokuments in die Ablage erfolgt schnell und ohne Überlegung – nämlich einfach nach dem Aktenzeichen. Sie kann auch an jemand anders delegiert werden, der das Ordnungssystem kennt.
  2. Das Erinnern fällt Ihnen leichter, wenn Sie ein Dokument aktiv bearbeitet haben – das Raster bleibt vor Ihrem inneren Auge erhalten.
  3. Sollten Sie dennoch einmal in Ihrer Ablage blättern müssen, weil Sie nicht genau wissen, was Sie suchen, erkennen Sie anhand der „Header“ auf einen Blick, um welche Dokumente es sich handelt – Durchlesen zwecks Identifizierung ist nicht erforderlich.
  4. Jedes spätere, wiederholte Zuordnen von Dokumenten – weil sie beispielsweise zur Bearbeitung oder Information aus den Schriftgutbehältern genommen wurden – bringt Zeitvorteile gegenüber dem „normalen“ Ablegen. Das Schriftstück muss nicht wieder gelesen werden, damit über die Zuordnung entschieden werden kann.
  5. Der „Dokumenten-Inhaber“ ist über die Verantwortlichkeit definiert. Er muss auch dafür sorgen, dass Dokumente nicht über ihr Verfallsdatum hinaus die Ablage bevölkern und aufblähen. Ein regelmäßiges Sichten ist erforderlich. Das geht jedoch sehr schnell, wenn das Vernichtungsdatum auf dem Dokument steht.
  6. Wird die Verwaltung der Ablage elektronisch unterstützt, dann entfallen auch Sichtungsaktionen und Durchblättern. Sofern die Meta-Informationen aus den „Headern“ in einer Datenbank gespeichert sind, können alle an einem bestimmten Datum zur Vernichtung anstehenden Dokumente per Knopfdruck identifiziert werden.
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