Spätestens wenn sich vermehrt Papierstapel bilden, Aktenordner auf dem Fußboden herumstehen und kein Blatt Papier mehr ins Hängeregister passt, scheint es an der Zeit, für zusätzliche Ablagekapazitäten zu sorgen. Doch bevor Sie Geld dafür ausgeben: Fragen Sie sich, ob Sie wirklich noch alles brauchen, was sich angesammelt hat. Ganz abgesehen von der Tatsache, dass oft keine weiteren Ablagemöbel mehr ins Büro passen.
1. Bestandsaufnahme der Ablage: Der fremde Blick hilft!
Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme. Schließen Sie die Augen, öffnen Sie sie wieder, und versuchen Sie, Ihr Büro einmal so zu sehen, wie ein erstmaliger Besucher es wahrnähme. Was alles befindet sich auf und unter Ihrem Arbeitsplatz und drumherum? Was davon ist geordnet, was nicht? Was wollten Sie schon längst mal wegräumen? Was davon brauchen Sie wirklich noch, jetzt?
Sehen Sie sich ganz in Ruhe alles an – Möbelstücke, Bücher, Ordner, Stehsammler, Broschüren- und Zeitschriftenstapel, Schubladen, Regale usw.
2. Aussortieren: Seien Sie mutig!
Filtern Sie Ihre Bestände. Werfen Sie weg, was veraltet ist oder vermutlich nie wieder gebraucht wird. Die gefürchtete spätere Reue nach dem Motto „Hätte ich das doch bloß aufbewahrt“ besteht zu 99 % im Kopf!
3. Auslagern: Aus den Augen heißt ja nicht weg!
Entscheiden Sie dann, welche Akten und Bücher Sie in andere Räume (Keller, Lager) auslagern können. Seien Sie hier großzügig – auf diese Dinge können Sie im Notfall ja jederzeit noch zugreifen! Was in Kisten/Kartons verpackt wird, sollten Sie jedoch sinnvoll beschriften. So finden Sie Ausgelagertes notfalls schnell wieder.
simplify-Tipp: Nicht länger als nötig aufbewahren!
Eine Menge Platz schaffen Sie natürlich, wenn Sie Dokumente, sobald sie nicht mehr der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen und auch intern nicht mehr benötigt werden, konsequent entsorgen.
Praxis-Tipps: So nutzen Sie Ablagebehälter optimal
Falls Sie mit diesen drei Schritten nicht ausreichend vorankommen, weil der vorhandene oder gar zunehmende Umfang an Objekten für Ihre Arbeit unentbehrlich ist, überlegen Sie genau, welche zusätzlichen Ablagen für Sie am sinnvollsten sind. Kaufen Sie Neues unter dem Gesichtspunkt: viele Ablagemöglichkeiten auf optimal genutztem Raum. Unsere Tipps:
Besser: Flache Schubladen statt hoher Körbe
Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz Ablagekörbe oder normal hohe Schubladen für den Zugriff auf Papier, Hüllen und Vordrucke verwenden, verschenken Sie viel Platz:
- Besorgen Sie stattdessen spezielle Flachschubladen-Elemente – Platzersparnis: mindestens 50 %. Prüfen Sie’s nach: Selbst eine nur 20 mm hohe Schublade bietet Ihnen bereits ausreichend Raum für 200 Blatt Papier.
- Formulare, von denen Sie nur geringe Mengen (bis 50 Exemplare) brauchen, können Sie auch Platz sparend in Hängemappen aufbewahren.
Besser: Platz sparen mit dem richtigen Hängemappenwagen
Wenn Sie einen Hängemappenwagen verwenden: Verschenken Sie den Platz unter dem Wagen nicht. Nehmen Sie entweder ein Modell mit zwei Hängeetagen oder eines, das unter den Mappen zusätzlichen Stellraum für Ordner hat.
Besser: Platz in Ordnern optimal nutzen durch die Organisation von Ordnerinhalten
Haben Sie Ordner, die nur mäßig gefüllt sind und deren Inhalt kaum oder gar nicht wächst? Dann haben Sie drei Platzspar-Möglichkeiten:
- Heften Sie die gelochten Papiere in Hängehefter ein.
- Tauschen Sie die üblichen 8 cm breiten Ordner gegen solche von nur 5 cm ein. Platzersparnis: 38 %.
- Fassen Sie die Inhalte dreier dünn gefüllter Ordner durch Pappen getrennt in einem einzigen zusammen. Das Etikett auf der Rückseite bietet genügend Platz für eine entsprechende Beschriftung.
- Geleerte Ordner können Sie Platz sparend aufbewahren, indem Sie sie ineinander schieben.
- Ordner, deren Unterlagen sich logisch erschließen (wie z. B. bei zehn Jahresordnern mit Steuerunterlagen der Fall), können Sie auch „im Zickzack“ aufbewahren.
