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Ablage: Schluss mit dem Stapelsyndrom!

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Ablage: Vermeiden Sie das Stapelsyndrom!
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Die erfolgreiche amerikanische Profi-Aufräumerin Lorie Marrero hat 3 einfache Maßnahmen gegen das Stapeln entwickelt. Lesen Sie hier, wie Sie das Stapelsyndrom vermeiden!

Es gibt 3 einfache Maßnahmen, so die erfolgreiche amerikanische Profi-Aufräumerin Lorie Marrero, mit denen sich Stapelbildung wunderbar eingrenzen lässt.

1. Unterscheiden Sie zwischen „Aktion“ und „Dokumentation“

Dass Stapel entstehen, kann immer mal passieren, so Lorie Marrero. Wenn sie sich aber hartnäckig halten, gar weiter wachsen, liegt das in der Regel daran, dass sich darin kunterbunt gemischte Unterlagen verbergen. Die Profi-Aufräumerin empfiehlt als ganz einfachen Schritt hin zu einer schnelleren Informationsverarbeitung die Unterscheidung zwischen folgenden 2 Kategorien:

  • Aktion: Dies sind Unterlagen, die eine Handlung erfordern.
  • Dokumentation: Hierbei handelt es sich um Unterlagen, die Sie nur aus irgendeinem Grund aufbewahren müssen, z. B. als Referenzmaterial.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles, was unter „Dokumentation“ fällt, immer sofort abzulegen – dann haben Sie einen großen Teil der täglichen Informationsflut schon verarbeitet! Die Unterscheidung gilt für Papierunterlagen ebenso wie für E-Mails und andere Dateien.

 

2. Machen Sie sich das Ablegen so einfach wie möglich

In vielen Büros, so Lorie Marrero, verhindern auch schlecht funktionierende Büromöbel und Schriftgutbehälter ein schnelles Ablegen: klemmende Ordner oder überfüllte Schubladenschränke laden kaum zum Benutzen ein, und wer legt schon gerne eine neue Hängemappe an, wenn er das dafür nötige Material aus verschiedenen Ecken des Büros zusammensuchen muss? Folgendes können Sie tun:

  • Beschleunigen Sie das Ablegen. Aktuelle Arbeitsunterlagen sollten Sie möglichst in einer Loseblattablage unterbringen – also in Hänge- oder Stehmappen. Dort haben Sie Dokumente mit wenigen Handgriffen verstaut. Und für Unterlagen, die in Ordner gehören, empfiehlt sich ein Vorablagesystem: Beispielsweise eine einfache Registermappe, deren Fächer mit den Beschriftungen Ihrer Ordner übereinstimmen.
  • Achten Sie bei Büromöbeln und -material immer auf gute Qualität.
  • Füllen Sie Ihre Büromöbel wie auch die Schriftgutbehälter zu maximal 80% – so dass immer einladend und bequem Platz ist für das neu Hinzukommende.
  • Und auch die Investition in Ästhetik lohnt sich (einheitliche, gut lesbare Rückenschilder, Farb-Kodierungen): Es ist nicht nur angenehmer, mit solch einer Ablage zu arbeiten. Mit einem gewissen Respekt vor der vorhandenen Ordnung wird Ihnen auch leichter fallen, selbst ordentlich zu sein.

  

3. Arbeiten Sie nach dem „Alles an einem Ort“-Prinzip

Ein weiterer typischer Problembereich ist das Adressmanagement. Wenn Adressen und Telefonnummern auf verschiedene Orte verteilt sind, z. B. auf Zettel, Visitenkarten, das persönliche handgeschriebene Adressbuch und eine elektronische Adressverwaltung wie Outlook oder das Smartphone, wird es schwierig, Telefonnummern zu finden oder aktuell zu halten.

  • Schaffen Sie sich ein Master-System an, in dem Sie alle Adressen verwalten und aktualisieren – am besten auf dem PC.
  • Alle weiteren Adresssysteme leiten Sie dann davon ab: Machen Sie sich einen Ausdruck für unterwegs, oder synchronisieren Sie die Daten auf Ihrem Mobiltelefon damit.

Das „Alles an einem Ort“-Prinzip lässt sich mit großem Erfolg auch auf andere Bereiche des Informationsmanagements anwenden:

  • Absolut essenziell ist es, wenn es um Termine geht. Schon eine Variante, die eine Kombination aus elektronischem Terminmanagement (z. B. mit Outlook) und Papierkalender vorsieht, ist nur dann zu realisieren, wenn Sie die beiden Systeme sehr diszipliniert abgleichen! Außerdem sollten Sie immer versuchen, Ihre geschäftlichen und privaten Termine im selben System zu verwalten. Das heißt: Nutzen Sie als „Masterterminplaner“ lieber einen dünnen Leporellokalender, in dem dann aber auch alles drin steht, als mehrere aufwendige Systeme, die nicht aktuell sind.
  • Organisieren Sie auch Ihre Notizen nach dem „Alles an einem Ort“-Prinzip.
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