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Ablage: So verhindern Sie Suchaktionen im Aktenschrank

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Akten auf Wanderschaft
© Feng Yu - Fotolia.com

Erstellt:

Bei der Fahndung nach „Wanderakten“ entstehen ärgerliche Zeitverluste. Mit den folgenden Systemen können Sie das ganz einfach verhindern ...

Werden Akten von mehreren Mitarbeitern genutzt, erleben die Dokumente auf den jeweiligen Schreibtischen teils lange Lagerzeiten. Bei der Fahndung nach solchen Wanderakten entstehen dann ärgerliche Zeitverluste. Mit den folgenden Systemen können Sie das ganz einfach verhindern:

System 1: Pappstreifen für die Entnahme von Aktenordnern

Legen Sie an den Aktenregalen Pappstreifen mit den Namen der Mitarbeiter bereit. Nimmt jemand eine Akte heraus, legt er einfach seinen Namensstreifen in den entstandenen Leerraum. Zusatzeffekt: Die Chance, dass ein Ordner wirklich an den richtigen Platz zurückgestellt wird, wenn der „Schuldige“ andernfalls sofort identifiziert werden kann, steigt erheblich.

 

System 2: Leermappen für die Entnahme von Hängemappen

Bei Steh- und Hängeregistermappen verwenden Sie Leermappen, die – auf dem Reiter mit dem Namen des Mitarbeiters versehen – eine Entnahme dokumentieren. Hängt dieser Hinweis beispielsweise zwischen den Mappen Ma3 und Ma5, ist sofort klar, wer gerade Ma4 bearbeitet.

Wann eine Entnahmenotiz wichtig ist

Eine formelle Entnahmenotiz für Gebrauchs- und Archivakten mit genaueren schriftlichen Angaben ist hingegen in größeren Betrieben nötig, in denen viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen auf einen gemeinsamen Bestand zurückgreifen. Oder auch: Wenn ein bestehendes System durch Mitarbeiter hartnäckig immer wieder durcheinandergebracht wird.

  

  

In diesen Fällen verwenden Sie am besten

  • vorgedruckte Formularstreifen für die Ordnerentnahme und
  • vorgelochte Vordrucke zum Einheften in Leermappen, die Sie als Platzhalter einstellen/einhängen.

Ein solcher Vordruck sollte folgende Angaben enthalten:

  1. Aktenzeichen bzw. Namen der Akte/des Ordners
  2. Namen des Entnehmenden
  3. Abteilung
  4. Entnahmedatum

simplify-Tipp

Voraussetzung für die Anwendung dieser Methoden ist, dass jeder Schriftgutbehälter seinen festen Platz hat: nach einem Aktenplan bzw. im Rahmen einer alphabetischen, numerischen oder zeitlichen Sortierfolge. Solch eine Ordnung empfiehlt sich allerdings ohnehin, da sie für alle Beteiligten eine enorme Zeitersparnis bedeutet und beim korrekten Zurückstellen hilft.

Sehr wirksam ist außerdem eine zusätzliche Farbkodierung: Selbst wenn sie in Eile sind, haben die meisten Menschen Hemmungen, einen blauen Ordner zwischen lauter grüne zu stellen.

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