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Achtung, Zeitfallen! Was Ihr Kalender Ihnen verschweigt

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Achtung, Zeitfallen!
© Petra Beerhalter - Fotolia.com

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Ein Mensch mit einem vollen Terminkalender gilt als besonders fleißig. In Wirklichkeit hat er seine Zeit erst einmal nur aufgebraucht – aber noch nicht automatisch auch Gewinn bringend verbracht. Tappen Sie nicht in diese Zeitfalle!

Überlegen Sie sich einmal kurz, was Sie hauptsächlich in Ihren Terminplan eintragen. „Eben Termine“, werden Sie antworten, „für Besprechungen, Besuche und andere Gelegenheiten, bei denen ich Menschen treffe.“

Und wann hätten Sie den nächsten Termin frei? Gleich morgen Nachmittag, weil da noch nichts im Kalender steht? Vorsicht, Falle! Denn in dem Maße, in dem Sie alle terminfreien Zeiten mit weiteren Terminen füllen, bleibt Ihnen zunehmend weniger Zeit für alles andere, was täglich Ihre Arbeitskraft fordert.

 

 

 

Ihre eigentliche Arbeit machen Sie zumeist außerhalb von Terminen!

Untersuchungen des Schweizer Zeitexperten René Marchand ergaben, dass der Löwenanteil der produktiven Tätigkeiten außerhalb der Ereignisse geleistet wird, die im Kalender stehen. Die wirklich wertschöpfenden Zeiten tauchen in einem Terminplaner selten auf.

Trotzdem gilt ein Mensch mit einem vollen Terminkalender als besonders fleißig. In Wirklichkeit hat er seine Zeit erst einmal nur aufgebraucht – aber noch nicht automatisch auch Gewinn bringend verbracht.

Fazit: Leerer Platz bedeutet nicht freie Zeit

Wenn Sie jetzt beispielsweise den Januar 2014 in Ihrem Kalender aufschlagen, werden Sie dort wahrscheinlich wenige Eintragungen finden. Ist der Monat dann gekommen, werden Sie allerdings ebenso viel Arbeit und wenig freie Zeit haben wie gestern und heute. Marchand: „Viele Menschen akzeptieren unwichtige Termine in der Zukunft, weil sie vor einem leeren Kalender sitzen und der Täuschung erliegen, dann noch viel freie Zeit zu haben.“

Gegenstrategien:

  • Legen Sie nicht nur Besprechungstermine fest, sondern auch Ihre Kapazitätsauslastung.
  • Vereinbaren Sie Termine für Ihre geistigen, kreativen und organisatorischen Aufgaben. Veranschlagen Sie dafür Arbeitsstunden, und tragen Sie diese immer in Ihren Kalender ein.
  • Halten Sie langfristig im Voraus einen oder mehrere halbe Tage pro Woche in Ihrem Terminkalender frei – je nachdem, in welchem Umfang Sie aufgrund Ihrer beruflichen Stellung eigenständig über Ihre Zeit verfügen können. Markieren Sie diese Zeiten mit senkrechten Strichen am Kalenderrand. Nehmen Sie für diese Zeiten nur Termine an, wenn das absolut unumgänglich ist.

Um feste Zeitrahmen für bestimmte Aufgaben zu vergeben, sollten Sie deren ungefähre Dauer kennen. Wenn Sie sich da nicht ganz sicher sind: Ermitteln Sie den Zeitaufwand für tägliche Arbeiten und legen Sie anschließend realistische Bearbeitungszeiten fest.

Zeitaufwand für tägliche Arbeiten ermitteln

Um bei Ihrer Tagesplanung Zeitrahmen für bestimmte wiederkehrende Aufgaben zu vergeben, sollten Sie deren ungefähren Erledigungsaufwand kennen. Mithilfe eines selbst erstellten Formulars können Sie solche „Richtzeiten“ übersichtlich ermitteln:

  • Tragen Sie sämtliche gängigen Tätigkeiten untereinander in eine Spalte ein: also z. B. Ablage, Aufräumen, Berichte, Besprechungen, E-Mail, Papierpost, Telefon. Ergänzen Sie diese Stichwörter mit Aufgaben, die bei Ihnen üblicherweise anfallen.
  • Führen Sie nun eine Woche lang Protokoll. Tragen Sie für jeden Tag in der Horizontalen ein, wie viel Zeit Sie mit welchen Aufgaben verbringen.
  • Am Ende des 5-Tage-Zyklus zählen Sie die Zeiten jeder Zeile zusammen und teilen die Summe durch fünf. Als Ergebnis erhalten Sie die Minuten, die Sie pro Tag durchschnittlichf mit jedem Aufgabentyp verbracht haben.

Machen Sie diese Werte zur Grundlage Ihrer künftigen Zeitplanung! Weiterer Nutzen: Sie bekommen einen Überblick darüber, wie viel Zeit Ihre Routinearbeiten verschlingen. Und wie viel (oder wie wenig) Zeit Ihnen für Kreatives, Administratives und Unvorhergesehenes bleibt. Oder wo Ihre Überstunden herkommen, wenn Sie Ihre Tage zu voll packen, weil Sie bei Ihren Planungen den Umfang wiederkehrender Aufgaben unterschätzt hatten.

Umsetzungs-Tipp: Nehmen Sie sich für Ihre Protokollwoche vor, alle gleichartigen Tätigkeiten in Blocks zu bündeln. Denn wenn Sie nach dem Streuselkuchenprinzip arbeiten (beispielsweise zehnmal am Tag ins E-Mail-Postfach sehen), wird eine realistische Zeiterfassung nicht möglich sein. Sinnvoll ist das unter dem Effektivitätsaspekt ohnehin! Wenn Sie also einmal dabei sind, sollten Sie die Aufgabenbündelung nach Ablauf der Woche ruhig weiter beibehalten.

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