Gratis-Download

In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

Jetzt downloaden

Arbeitstechnik: So durchbrechen Sie den Teufelskreis der ständigen Beschleunigung

0 Beurteilungen
Arbeitstechnik: Behalten Sie Ihre Effektivität im Blick!
© N-Media-Images - Fotolia.com

Erstellt:

Beschleunigung allerorten. Doch das geht zu Lasten Ihrer Effektivität. Wie Sie das ändern, lesen Sie hier.

Immer weniger Menschen erledigen immer mehr Arbeit – so sieht vielerorts die Folge von Entlassungen und Aufgabenumverteilungen aus. Die typische Reaktion darauf ist Beschleunigung, eine erhöhte Effizienz ohne Blick auf die Effektivität – doch damit beginnt ein auf Dauer mörderischer Kreislauf. Besser: Vereinfachen Sie! Hier erfahren Sie, wie.

Warum Sie auf Multitasking ganz bewusst verzichten sollten

„Multitasking“ bedeutet das gleichzeitige Erledigen zweier (oder mehrerer) Aufgaben. Einige Ratgeber erhoben dies sogar zum Konzept, im Sinne von: „Rufen Sie Ihre E-Mails ab, wenn Sie längere Telefonate führen!“

Effektiver ist jedoch der entgegengesetzte Weg: volle Konzentration auf die eine Sache, mit der Sie sich gerade beschäftigen. Je größer Ihre Konzentration ist, umso geringer ist der Aufwand an Zeit und Energie. Paradox? Nein, denn Sie reduzieren damit überflüssige Fehler und die notwendigen „Reparaturarbeiten.“

Die Konzentration auf nur eine Sache gilt auch für Ihre Gedanken. Denn ein typisches Phänomen der Beschleunigungs-Spirale sind die ständig vorauseilenden Überlegungen, was noch alles zu tun ist. Während Sie das eine tun, geht Ihnen parallel das lähmende und unproduktive „Ich muss noch ...“ durch den Kopf.


So bekommen Sie Ihren Kopf frei

Räumen Sie Ihren Kopf frei! Dafür brauchen Sie nur ein paar ganz einfache Organisations-Prinzipien in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren:

  • Halten Sie Aufgaben, die Sie nicht sofort erledigen, schriftlich fest – dann können Sie sie aus Ihren Gedanken streichen.
  • Machen Sie einen Sport daraus, unangenehme Aufgaben vor den angenehmen zu erledigen, z. B. zuallererst am Morgen.
  • Räumen Sie Ihren Schreibtisch so leer, dass nur die eine Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, vor Ihnen liegt.
  • Planen Sie Ihre Arbeitstage. Dann können Sie agieren, statt immer nur zu reagieren.
  • Entscheiden Sie bewusst darüber, zu welcher Zeit Sie erreichbar sind und wann Sie sich für konzentriertes Arbeiten zurückziehen.

Schaffen Sie einen Gegenpol zu Ihrer Arbeit

Ein Gegenpol kann Ihre Familie sein, aber daneben gibt es noch Ihr persönliches Leben mit Ihren individuellen Interessen und Bedürfnissen. Wenn Sie sich dafür nicht genügend Ruhe und Zeit nehmen, können Sie auf Dauer weder den familiären noch den beruflichen Anforderungen zufriedenstellend gerecht werden.

100% Aufmerksamkeit für Ihre Gesprächspartner

Für Gespräche gilt dasselbe wie für Tätigkeiten: Seien Sie zu 100% anwesend. Hören Sie wirklich zu. Das ist nicht nur eine Grundbedingung für richtige Kommunikation, es macht den Austausch auch interessanter und effektiver. Wenn Sie – privat wie beruflich – das Gefühl haben, nur „mit einem Ohr“ zuhören zu können, verschieben Sie das Gespräch besser auf einen späteren Zeitpunkt.

Tipp: Wenn Ihr Telefon klingelt, lassen Sie doch 2 Augenblicke vergehen, bevor Sie den Hörer abnehmen. Dann können Sie innerlich von Arbeit auf Kommunikation umstellen, klingen freundlicher und sind sozusagen „ganz Ohr“.

Verschaffen Sie sich Zeitgewinn durch kleine Auszeiten

Vom Stapeln der Tätigkeiten, dem Multitasking, war oben schon die Rede, hinzu kommt als weiteres typisches Beschleunigungsphänomen das lückenlose Aneinanderpressen von Tätigkeiten. Dabei bewerten Sie dann jede kleine Inaktivität automatisch als nutzlose, vergeudete Zeit.

Natürlich gibt es nicht nur gesundheitliche Argumente für regelmäßige Pausen; auch Ihre Arbeitseffektivität steigt dadurch. Deshalb:

  • Wenn Sie eine Aufgabe beendet haben, gönnen Sie sich eine kurze Auszeit. Überlegen Sie, ob alles getan und bedacht wurde, räumen Sie die Unterlagen weg, machen Sie einen befriedigenden Erledigt-Haken auf Ihrer To-do-Liste, und gönnen Sie sich 1 bis 2 Minuten Zeit, um den Kopf für die nächste Aufgabe frei zu bekommen.
  • Ganz wichtig ist diese Auszeit auch dann, wenn Sie Informationen aufnehmen, z. B. bei der Lektüre von Fachliteratur. Die Ideen, Einwände, Kommentare etc., die ein Text bei Ihnen auslöst, tauchen üblicherweise nach der Lektüre auf. Sie haben folglich Ihre Lesezeit weitgehend vergeudet, wenn Sie danach sofort in die nächste Tätigkeit eintauchen. Lehnen Sie sich stattdessen zurück, lassen Sie sich das Gelesene durch den Kopf gehen, und denken Sie entstandene Ideen weiter.
Organisation & Zeitmanagement

Erhalten Sie mit "Organisation & Zeitmanagement" Organisationstipps für ein effizientes Zeitmanagement im Beruf kostenlos per E-Mail.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Kompetent, wertvoll und effizient im Büro

Magazin für professionelles Büromanagement

Für einen freien Kopf und mehr Zeit für das Wesentliche.

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg