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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Arbeitstechniken: So bringen Sie frischen Wind in öde Meetings

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Besprechungen: Sorgen Sie für mehr Effizienz in weniger Zeit
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Nichts ist so unbeliebt und verschwenderisch wie Besprechungen, die kein Ende nehmen wollen. Sofern Sie Einfluss darauf haben, können Sie mit den folgenden Techniken für mehr Effizienz in weniger Zeit sorgen.

 

Ein verlässliches Ende angeben

Endlos-Meetings sind unbeliebt und demotivierend. Legen Sie deshalb nicht nur eine Start-, sondern immer auch eine Endzeit fest. Versichern Sie den Teilnehmern bereits mit der Einladung, dass die Besprechung keine Minute länger dauern wird als geplant. Angenehmer Zusatzeffekt: In der Regel sind die Teilnehmer pünktlicher, wenn sie wissen, dass es definitiv keine Minute Verlängerung geben wird.

 

 

Keine Zwangsveranstaltungen

Ein Meeting ist kein Arrest. Erlauben Sie es Mitarbeitern, die sich keinen Gewinn von dem Termin versprechen und in dieser Zeit mit anderen Aufgaben mehr zum Erfolg beitragen können, fernzubleiben.

Mit dem Titel motivieren

„Montag: Marketing-Besprechung“ – in einen solchen Besprechungstitel ist die Routine bereits eingebaut, was Passivität und das „Gastverhalten“ der Besprechungsteilnehmer fördert. Geben Sie dem Treffen Pfiff mit einer zielgerichteten Überschrift: „27 Ideen finden, um den Umsatz mit unseren Stammkunden auszubauen“. Und machen Sie so auch schon im Vorfeld klar, was mit der Besprechung erreicht werden soll.

  

 

Allgemeines ganz zuletzt!

Wie lebhaft und ausführlich die Diskussion über die Kosten eines Fahrradständers oder einer Kaffeemaschine ausfallen kann, hat schon Cyril Northcote Parkinson in seinem Buch „Parkinsons Gesetz und andere Studien über die Verwaltung“ süffisant beschrieben. Setzen Sie deshalb Punkte, in denen es um Zahlen oder Allgemeines geht, immer ans Ende der Tagesordnung. Gerade bei Themen, wo jeder unabhängig vom eigenen Fachwissen mitreden kann, ist die Beteiligung oft groß und überproportional detailliert.

Mit-, nicht gegeneinander!

Hitzige Auseinandersetzungen, die von gegenseitigem Unverständnis geprägt sind, bringen nichts voran. Stoppen Sie diese Zeitverschwendung mit folgender Regel: Jeder beginnt seinen Beitrag damit, dass er den Standpunkt seines Vorredners ohne eigene Wertung sachlich und objektiv zusammenfasst. Diese Technik bringt verloren gegangene Aufmerksamkeit und Toleranz meist schnell wieder zurück.

Runder Abschluss

Kalkulieren Sie 10 Minuten für abschließende Bemerkungen ein. Jeder Teilnehmer darf sich hier nochmals zu Wort melden. Die erlaubte Redezeit ergibt sich dabei von selbst: 10 Minuten geteilt durch die Anzahl der Wortmeldungen.

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