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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Aufgaben erledigen: Achten Sie auf den „emotionalen Link“

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Aufgabenerledigung: 3 Bedingungen sollten erfüllt sein
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Je enger und positiver die Beziehung ist, die Sie zu der vor Ihnen liegenden Aufgabe haben, umso leichter werden Sie sich auf die Aufgabe konzentrieren können. Hier die 3 wichtigsten Bedingungen, um solch eine positive, anregende Beziehung aufzubauen.

Wenn viel los ist, ist Konzentration die beste Hilfe: Ein ruhiges, zügiges Erledigen des Anstehenden, Stück für Stück. Und eine wichtige Voraussetzung dafür, dass das gelingt, ist der „emotionale Link“: Je enger und positiver die Beziehung ist, die Sie zu der vor Ihnen liegenden Aufgabe haben, umso leichter werden Sie sich auf die Aufgabe konzentrieren können. Hier die 3 wichtigsten Bedingungen, um solch eine positive, anregende Beziehung aufzubauen:

 

Bedingung Nr. 1: Die Aufgabe überfordert Sie nicht

Eine Aufgabe, von der Sie nicht genau wissen, wie Sie sie angehen sollen, wirkt so einladend wie ein unüberwindlicher Berg. Es fehlt die Beziehung zur Sache, der emotionale Link. Und so gleiten Ihre Gedanken, so sehr Sie sich auch auf das Anstehende konzentrieren möchten, von der Aufgabe immer wieder ab – als ob dieser Berg aus Eis wäre und Sie auf der spiegelglatten Oberfläche keinen Halt finden könnten. Ein Beispiel:

Seit Tagen schieben Sie die Infos und Unterlagen für die bevorstehende Präsentation von der einen Ecke des Schreibtischs in die andere. Etliche Ansätze sind entworfen, aber auch genauso schnell wieder verworfen. Sie kommen nicht voran. Sobald Sie an die Ausarbeitung denken, graut es Ihnen. Wut über die eigene Unfähigkeit und Panik kommen auf: Schaffen Sie es noch rechtzeitig? Die Zeit scheint Ihnen zwischen den Fingern zu zerrinnen.

Was tun? Brechen Sie das Eis – indem Sie über irgendein Detail der Aufgabe eine Beziehung herstellen:

  • Nähern Sie sich inhaltlich. Machen Sie eine Internetrecherche, lesen Sie Fachliteratur, die sich mit dem Thema beschäftigt.
  • Suchen Sie sich Vorbilder. Geht es um einen Werbebrief? Dann lesen Sie sich mithilfe vorhandener Werbebriefe ein. Sollen Sie einen Bericht schreiben? Dann sehen Sie sich frühere Berichte durch.
  • Bedienen Sie sich der„Salamitaktik“: Zerlegen Sie schwierige und neue Arbeiten in Teilaufgaben. Sie stellen dabei fest, dass Scheibe 2 Ihnen bereits vertraut ist. Scheiben 3 und 4 sind vergleichbar mit einer Aufgabe, die Sie schon mal sehr gut erledigt haben. Nur die Scheiben 1 und 5 kennen Sie nicht – hierfür brauchen Sie Informationen.
  • Beginnen Sie an dem Punkt, der Ihnen am meisten zusagt – das muss nicht der Anfang sein. Schließlich haben Sie später noch genügend Gelegenheit, das Projekt zu überarbeiten.
  • Beraten Sie sich mit Kollegen, Vorgesetzten und/oder Experten.

  

  

Halten Sie in jedem Fall den festgesetzten Arbeitsbeginn ein. Geben Sie dem inneren Druck, etwas anderes zu tun, nicht nach. Es gilt, die Spannung zu ertragen. Lassen Sie sich selbst, aber vor allem Ihrer Kreativität Zeit. Nur Geduld: Die Ideen werden kommen – sobald Sie sich nicht mehr ständig mit anderem beschäftigen. Sie werden feststellen, dass Sie auf einmal an den Punkt kommen, an dem die Konzentration greift und Sie in die Aufgabe einsteigen.

Aber auch von Aufgaben, die Ihnen persönlich unangenehm sind, können Sie sich „überfordert“ fühlen:

Ein Kunde möchte zurückgerufen werden. Er hat schon mehrfach versucht, Sie zu erreichen, und Sie befürchten, dass er eine Beschwerde loswerden möchte. Nein, heute tun Sie sich das nicht an.

Ein unangenehmes Telefonat – jemand will sich beschweren, oder Sie müssen jemandem die Meinung sagen. Der Gesprächspartner ist vielleicht arrogant, aggressiv, ungeduldig. Unangenehme Gefühle entstehen, wenn Sie an das Telefonat denken. Was tun? Das beste Rezept lautet auch hier:

Fangen Sie an, denn Handeln reduziert Angst. Packen Sie den Stier bei den Hörnern! Klären Sie die Sachlage. Entschuldigen Sie sich, wenn es nötig ist. Einer abfälligen Bemerkung begegnen Sie mit: „Das tut mir leid. Was denken Sie, was sollten wir zukünftig konkret anders machen?“

Bedingung Nr. 2: Die Aufgabe unterfordert Sie nicht

Konzentration kann aber auch dann erschwert werden, wenn Sie sich durch eine Aufgabe unterfordert fühlen – auch dann fehlt der emotionale Link:

Buchhaltung steht an: Belege sortieren, abheften, die Reisekostenabrechnung auf den neuesten Stand bringen. Da kommt Langeweile auf, denken Sie. Das Durcheinander sichten und in Ordnung bringen – dafür haben Sie jetzt wirklich keine Zeit ...

Wie oft haben Sie aus dem Gefühl der Langeweile eine Aufgabe immer wieder hinausgezögert? Meist sind es wenig herausfordernde Aufgaben wie Ablage, Post oder Kopieren. Und schnell entsteht neben der Unlust gar Verärgerung über den benötigten Zeitaufwand: „Es gibt Wichtigeres zu tun.“ Ihre Konzentration lässt nach, weil Sie im Grunde gedanklich an einer anderen, attraktiveren Aufgabe arbeiten. Dagegen helfen folgende Strategien:

  • Ändern Sie die eigene Einstellung. Denken Sie nicht „Die Ablage raubt mir wieder viel Zeit“, sondern „Jetzt schaffe ich mir wieder Überblick über getroffene Vereinbarungen und offenstehende Rechnungen“. Sehen Sie das größere Ziel hinter der Aufgabe.
  • Teilen Sie die Aufgaben in kleinere Zeitblöcke. Anstelle eines Nachmittags arbeiten Sie regelmäßig eine halbe Stunde an dem jeweiligen Projekt. Sie sind dann einfach entspannter.
  • Fordern Sie sich heraus, bringen Sie Spannung in langweilige Aufgaben. Suchen Sie z. B. nach einem optimalen System, um Ablagearbeiten nach dem Fließband-Prinzip schneller zu erledigen. Oder veranstalten Sie kleine Wettrennen mit sich selbst, im Sinne von: „Mal sehen, ob ich die heutige Reisekostenabrechnung in weniger als 30 Minuten schaffe.“ Stellen Sie sich eine Stoppuhr, klicken Sie auf Start – und legen Sie los!

Bedingung Nr. 3: Die Aufgabe entspricht Ihren Zielen

Unabhängig davon, ob eine Aufgabe unangenehm ist, sehr schwierig oder auch gähnend langweilig: Sie werden sich immer leichter tun, sie motiviert anzupacken, wenn Sie wissen, wofür Sie das tun. Wenn Sie sich also Ziele gesetzt haben, für deren Erreichung diese Aufgabe eine Bedeutung hat.

Der Wunsch, diese Ziele zu erreichen, stellt einen sehr effektiven emotionalen Link her. Ob diese Ziele beruflich oder privat sind, ungewöhnlich oder sehr bodenständig, spielt dabei keine Rolle. Ein paar Beispiele für solche Ziele:

  • „In spätestens 18 Monaten leite ich die Abteilung.“
  • „Ich organisiere mich effektiver, sodass ich nur noch in Ausnahmefällen am Wochenende Arbeit mit nach Hause nehme und während der Woche an mindestens 2 Abenden so früh daheim bin, dass ich mit den Kindern essen kann.“
  • „In 1 Jahr nehme ich einen Sabbatical von 6 Monaten und schreibe in einem Rutsch das lang geplante Buch.“
  • „Ich mache mich in meinem Aufgabengebiet unentbehrlich und stelle sicher: Solange es die Firma gibt, werde ich hier auch einen sicheren Arbeitsplatz haben.“

Wichtig ist nur, dass Sie diese Ziele bewusst vor Augen haben. Denn damit ordnen Sie die einzelnen Aufgaben in einen größeren Zusammenhang ein und vermeiden die Frage, ob die Aufgabe selbst in Ihnen Freude oder Unlust hervorruft: Sie ist einfach ein Schritt auf dem Weg zum Ziel.

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