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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Aufgabenmanagement: So handlich organisieren Sie bis zu 25 aktuelle Vorgänge

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Praxiserprobte Idee: Laufende Vorgänge in Klarsichthüllen
© Thomas Filke - Fotolia.com

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Wohin am besten mit dem ganzen Papier, was sich Stück für Stück für laufende Vorgänge ansammelt? Hier eine Telefonnotiz, dort ein Fax, ein E-Mail-Ausdruck ...?

Wohin am besten mit dem ganzen Papier, was sich Stück für Stück für laufende Vorgänge ansammelt? Hier eine Telefonnotiz, dort ein Fax, ein E-Mail-Ausdruck ...

Hier eine praxiserprobte Idee für eine einfache und zugleich gut funktionierende Vorgangsverwaltung: Ein einziger Bearbeitungsordner genügt für bis zu 25 laufende Vorgänge (vorausgesetzt, es fallen nicht stapelweise Unterlagen an). Beispielsweise: Bestellung, offene Rechnung, Kopie eines Antrags, Anfrage, Adresse für Informationsbeschaffung.

 

 

Folgendes Material benötigen Sie:

  • 25 Klarsicht-Prospekthüllen DIN A4, oben und seitlich offen (am besten aus 0,6 Millimeter PP/Polyprophylen genarbt)
  • 1 Ringordner

 

 

 

So einfach organisieren Sie Ihre Vorgänge im Bearbeitungsordner:

  1. Legen Sie jeden neuen Vorgang sofort in eine der Klarsichthüllen. Neue Vorgänge immer obenauf einheften!
  2. Jede zusätzlich eingehende Information (z.B. Brief, Telefonnotiz) zu einem bestehenden Vorgang legen Sie obenauf in die entsprechende Hülle. Platzieren Sie Ihren Bearbeitungsordner in Reichweite an Ihrem Arbeitsplatz, sodass Sie nicht jedes Mal extra aufstehen müssen.
  3. Ist eine Bearbeitung abgeschlossen, archivieren Sie den Vorgang sofort extern.

Nie wieder langes Suchen

Verwenden Sie für jeden zu bearbeitenden Vorgang ausschließlich diesen Ordner, und halten Sie dieses Prinzip eisern ein. Dann müssen Sie nie wieder suchen. Dass es innerhalb des Ordners keine weitere Unterteilung gibt, ist kein großer Nachteil. In der Regel finden Sie jeden Vorgang in wenigen Sekunden.

Übrigens: Testen Sie diese Organisationsidee doch auch einmal für private Aufgaben zu Hause!

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